Gebruikshandleiding

Business

Het cluster Business dekt de commerciële kant: klanten, offertes, opdrachten, contracten met handtekening, facturen, abonnement en credits, en de deellinks waarmee je het werk aan de klant oplevert. Vrijwel alles hierbinnen is voorbehouden aan eigenaren en beheerders.

Klanten

Van elke klant leg je naam, bedrijf, e-mailadres, telefoon, btw-nummer, fiscaal nummer, adres en notities vast. In de landen waar dat van toepassing is — vandaag Italië — verschijnen ook de SDI-ontvangerscode en het PEC-adres, die de e-factuur nodig heeft.

Vanaf de klantpagina zie je de gekoppelde missies. Er bestaat geen login voor de klant: wat de klant te zien krijgt, loopt via de deellinks.

Offertes

Een offerte krijgt een doorlopend nummer per organisatie (QUO-0001) en draagt onderwerp, klant, gekoppelde missie, geldigheid, btw-tarief (dat begint bij dat van de organisatie) en de regels: omschrijving, aantal en prijs per eenheid, met subtotaal, btw en totaal die bij elke keer opslaan opnieuw worden berekend. De Voorwaarden komen vooraf ingevuld uit het organisatieprofiel.

De PDF komt eruit met jouw logo; op offertes wordt het IBAN niet afgedrukt. Je kunt documenten bijvoegen — elke bijlage bewaart zijn SHA-256-vingerafdruk — en alles downloaden als ZIP-pakket. Hangt de offerte aan een missie, dan zet de actie Weer bijvoegen (open-meteo) het open-meteo-rapport erin als bewijs van het gekozen venster.

De enige statusovergang die de interface biedt, is Accepteren en opdracht aanmaken: de offerte gaat naar geaccepteerd en er ontstaat een opdracht met dezelfde klant en hetzelfde onderwerp, tegen de waarde exclusief btw. Er is geen rechtstreekse omzetting van offerte naar factuur: dat loopt via de opdracht.

Opdrachten

De opdracht (JOB-0001) houdt de afgesproken prijs, de gekoppelde missies, de uitgaven per categorie (reiskosten, personeel, apparatuur, externe dienst, vergunningen, overig) en de uitgereikte facturen bij elkaar.

De pagina berekent de Marge: omzet min kosten, waarbij de kosten bestaan uit de geregistreerde uitgaven plus de vlieguren van de gekoppelde missies vermenigvuldigd met de kosten per vlieguur die in het organisatieprofiel staan. De badge is groen bij een positieve marge en rood bij een negatieve. Heb je nog geen kosten per vlieguur ingesteld, dan zegt de pagina dat en stelt ze een waarde voor die uit je eigen gegevens is afgeleid.

Vanaf hier opent de actie Factuur aanmaken een concept dat al is ingevuld met één regel ter grootte van de afgesproken prijs en een vervaldatum over dertig dagen.

Contracten met handtekening

Een contract begint bij een sjabloon: er zijn er drie om mee te starten — pilotenopdracht, vrijgave beeldmateriaal, vluchtoperaties — plus de sjablonen die je zelf opslaat. De tekst is in markdown en accepteert variabelen zoals de gegevens van de organisatie, de klant en de missie, die op het moment van verzenden worden ingevuld.

Versturen ter ondertekening doet drie dingen tegelijk: de variabelen invullen, de tekst bevriezen door er de SHA-256-vingerafdruk van te bewaren, en de ondertekeningslink aanmaken. Heeft de klant een e-mailadres, dan krijgt hij de link per post. Vanaf dat moment is het contract niet meer te wijzigen of te verwijderen, ook niet als je het via het directe adres opent.

De ondertekenaar opent een pagina in jouw huisstijl, leest de tekst, vult Voor- en achternaam in, eventueel een e-mailadres, en vinkt de aanvaarding aan. Het systeem registreert naam, e-mailadres, datum en tijd, IP-adres en browser, plus de vingerafdruk van de ondertekende tekst; direct daarna toont de pagina het resultaat met de hash en de ondertekende PDF om te downloaden, en jij krijgt de melding.

Over de juridische waarde is het platform expliciet, en dat is het herhalen waard: dit is een gewone elektronische handtekening — naam, datum en tijd, IP en vingerafdruk van de tekst. Het is geen gekwalificeerde handtekening (QES). De link heeft een vervaldatum die jij instelt en is in te trekken: daarna ondertekent er niemand meer.

Facturen en e-factuur

De factuur is genummerd als INV-2026-0001, doorlopend per kalenderjaar en per organisatie. Ze heeft een klant, een opdracht, een factuurdatum, een vervaldatum (standaard dertig dagen), een btw-tarief en dezelfde regels als de offertes. Op de PDF wordt, anders dan bij de offerte, het IBAN wél afgedrukt.

De statussen zijn concept, uitgereikt en betaald; Vervallen is geen status die jij instelt, maar een toestand die wordt berekend voor een onbetaalde factuur waarvan de vervaldatum is gepasseerd — en het menu draagt een rode badge met hun aantal. De betaling registreer je met de hand via Markeren als betaald: er is geen automatische reconciliatie.

Voor de landen die daarin voorzien, verschijnt de actie E-factuur exporteren. In Italië levert die het FatturaPA-bestand in FPR12-formaat op, dat je aan je intermediair of aan de SdI aanlevert: het neemt het btw-nummer en het belastingregime van de organisatie over, de SDI-ontvangerscode van de klant — of 0000000 met het PEC-adres als de code ontbreekt —, de regels met hun tarieven, het btw-overzicht en de betaalgegevens met het IBAN. Ook de andere Europese formaten zijn in kaart gebracht: Facturae voor Spanje, Factur-X voor Frankrijk, XRechnung voor Duitsland en Peppol voor diverse andere landen.

Twee beperkingen om te kennen voordat je hiermee serieus aan de slag gaat. Het platform genereert het bestand, het verstuurt het niet: de aanlevering bij de SdI blijft bij je intermediair. En het adres wordt maar deels ingevuld — postcode en gemeente komen eruit met plaatshouderwaarden — dus dat moet je vóór verzending aanvullen.

De fiscale gegevens die dit alles voeden — btw-nummer, fiscaal nummer, IBAN, belastingregime, tarief, valuta, factuuradres en de standaardteksten — stel je in in het profiel Organisatie.

Abonnement en credits

De pagina Facturatie en abonnement toont het actieve abonnement, de Beschikbare credits op de vier assen (live-minuten, verwerkingscredits, GB opslag, GB event), de beschikbare abonnementen en de te koop staande Extra bundels. Bundels komen boven op het abonnement en verlopen niet aan het einde van de maand.

De betalingen lopen via Creem als Merchant of Record: btw en een betaalbewijs volgens jouw land worden bij het afrekenen toegepast, en met een geldig btw-nummer geldt btw verlegd. Daar volgt iets praktisch uit: de betaalbewijzen van het abonnement staan niet in het paneel, die geeft Creem uit. De getoonde prijzen zijn exclusief btw. Overstappen naar het gratis abonnement gaat direct; voor de andere ga je naar de checkout, en bij terugkomst wordt het abonnement geactiveerd of worden de credits bijgeschreven.

Deellinks van het klantportaal

Het klantportaal is een link die je opent vanaf de missie, op het tabblad Bestanden en oplevering. Je maakt hem niet aan vanuit de lijst: hij ontstaat uit het werk dat hij moet opleveren. Bestaat er voor die missie al een actieve link, dan wordt die hergebruikt in plaats van dat er een tweede ontstaat.

Bij het aanmaken beslis je twee dingen: een optionele vervaldatum — laat je die leeg, dan verloopt de link niet — en of je hem wilt beveiligen met een toegangscode, een optie die standaard aan staat. De code telt zes tekens en wordt je samen met de link getoond, om langs een andere weg aan de klant door te geven. Je kunt ook de QR van het portaal downloaden.

De klant opent een pagina met jouw logo en jouw kleur, waarop de titel en de code van de missie staan, de eventuele geldigheidsdatum, en alleen de bestanden die jij hebt gepubliceerd: het publiceren van elk afzonderlijk bestand blijft een expliciete handeling van jou. Elk bestand toont naam, grootte en SHA-256-vingerafdruk, zodat de ontvanger kan verifiëren dat hij precies dat bestand heeft. Er kunnen ook een Offerte staan om te accepteren of af te wijzen, een Opnamekaart die uit de GPS-gegevens van de foto's is opgebouwd, en Projectviewers voor ingesloten modellen en tours. De pagina wordt niet door zoekmachines geïndexeerd.

Op een actieve link kun je op drie manieren ingrijpen. Vervaldatum verlengen verschuift alleen de datum tot wanneer hij werkt: het adres blijft hetzelfde, en wie hem al heeft, gebruikt hem gewoon verder zonder er iets van te merken. Link opnieuw genereren doet het omgekeerde: er komt een nieuw adres en het oude gaat er per direct uit, dus wie hem had ontvangen — per e-mail, in een chat, in een gedeelde map — staat buiten totdat jij hem het nieuwe stuurt; toegangscode en bezoekgeschiedenis blijven daarentegen ongewijzigd. En dan is er nog Link intrekken, direct: ingetrokken opent de link, net als verlopen, niets meer.

Het register van toegangen is het deel dat het meest telt wanneer je een oplevering moet aantonen. Van elke opening worden datum en tijd, een vingerafdruk van het IP-adres — een hash, nooit het IP zelf — en de gebruikte browser vastgelegd. Goed om te weten: er wordt één regel per sessie geschreven, niet één per keer dat de pagina herlaadt, en hetzelfde geldt voor de bezoekteller; dat getal zegt dus hoe vaak het portaal is geopend, niet hoeveel pagina's er zijn bekeken. Bij de eerste opening krijg je, als je de optie aan laat staan, een melding: de klant heeft gekeken.