Nu starten

Gebruikshandleiding

Business

▶ Business: clients, quotes, jobs, contracts, invoices and integrations ▶ Subscription: your plan, payments and receipts Videotutorial in het Engels, met Nederlandse ondertitels.

Het cluster Business dekt de commerciële kant: klanten, media, portfolio, de deellinks waarmee je het werk aan de klant oplevert, de koppelingen met je eigen systemen en, in het uitklapmenu Commercieel, offertes, opdrachten, contracten met handtekening en facturen. Vrijwel alles hierbinnen is voorbehouden aan eigenaren en beheerders; het abonnement op Dronetrake en de credits staan daarentegen onder een aparte ingang, Abonnement.

Klanten

Van elke klant leg je naam, bedrijf, e-mailadres, telefoon, btw-nummer, fiscaal nummer, adres en notities vast. In de landen waar dat van toepassing is — vandaag Italië — verschijnen ook de SDI-ontvangerscode en het PEC-adres, die de e-factuur nodig heeft.

Vanaf de klantpagina zie je de gekoppelde missies. Er bestaat geen login voor de klant: wat de klant te zien krijgt, loopt via de deellinks.

Offertes

Een offerte krijgt een doorlopend nummer per organisatie (QUO-0001) en draagt onderwerp, klant, gekoppelde missie, geldigheid, btw-tarief (dat begint bij dat van de organisatie) en de regels: omschrijving, aantal en prijs per eenheid, met subtotaal, btw en totaal die bij elke keer opslaan opnieuw worden berekend. De Voorwaarden komen vooraf ingevuld uit het organisatieprofiel.

De PDF komt eruit met jouw logo; op offertes wordt het IBAN niet afgedrukt. Je kunt documenten bijvoegen — elke bijlage bewaart zijn SHA-256-vingerafdruk — en alles downloaden als ZIP-pakket. Hangt de offerte aan een missie, dan zet de actie Weer bijvoegen (open-meteo) het open-meteo-rapport erin als bewijs van het gekozen venster.

De enige statusovergang die de interface biedt, is Accepteren en opdracht aanmaken: de offerte gaat naar geaccepteerd en er ontstaat een opdracht met dezelfde klant en hetzelfde onderwerp, tegen de waarde exclusief btw. Er is geen rechtstreekse omzetting van offerte naar factuur: dat loopt via de opdracht.

Opdrachten

De opdracht (JOB-0001) houdt de afgesproken prijs, de gekoppelde missies, de uitgaven per categorie (reiskosten, personeel, apparatuur, externe dienst, vergunningen, overig) en de uitgereikte facturen bij elkaar.

De pagina berekent de Marge: omzet min kosten, waarbij de kosten bestaan uit de geregistreerde uitgaven plus de vlieguren van de gekoppelde missies vermenigvuldigd met de kosten per vlieguur die in het organisatieprofiel staan. De badge is groen bij een positieve marge en rood bij een negatieve. Heb je nog geen kosten per vlieguur ingesteld, dan zegt de pagina dat en stelt ze een waarde voor die uit je eigen gegevens is afgeleid.

Vanaf hier opent de actie Factuur aanmaken een concept dat al is ingevuld met één regel ter grootte van de afgesproken prijs en een vervaldatum over dertig dagen.

Eenheden van de opdracht

Een opdracht met veel adressen — de gebouwen van een wijk, de percelen van een consortium — splitst zich in eenheden: elk is een adres met een eigen opleveringscyclus, een eigen klantportaal en een eigen QR. Je laadt ze met CSV importeren (kolommen herkend aan de kop, in het Engels of Italiaans: address, lat, lng, reference, label, notes) of met KML importeren (plaatsmarkeringen uit Google Earth of een vliegplan). De Referentie is de code van de klant en werkt als sleutel: hetzelfde bestand opnieuw importeren werkt bij, zonder dubbele eenheden. KML exporteren brengt ze terug naar Google Earth, Eenheden op de kaart toont ze allemaal, QR afdrukken (alle) en QR afdrukken (selectie) maken de kaarten om op te hangen.

Elke eenheid doorloopt zes fasen: Geïmporteerd, In bewerking, In review, Rapport klaar, Geleverd, Bekeken door klant. Fase wijzigen verplaatst haar, ook meerdere eenheden tegelijk. Bij Geleverd gaat één keer de e-mail naar de klant van de opdracht, met de link naar het portaal en de toegangscode. Bekeken door klant stel je niet met de hand in: het portaal schrijft het wanneer de klant de link echt opent.

Een vlucht kan meerdere eenheden dekken, ook van verschillende opdrachten en klanten: bijvoorbeeld één missie over meerdere aangrenzende percelen. In de missie zegt Eenheden die de vlucht dekt welke. Daarna wordt in Bestanden en oplevering elk bestand en elke viewer aan zijn eenheden toegewezen met het veld Eenheden, of meerdere bestanden tegelijk met Toewijzen aan eenheden. Het portaal van elke eenheid toont:

Contracten met handtekening

Een contract begint bij een sjabloon: er zijn er drie om mee te starten — pilotenopdracht, vrijgave beeldmateriaal, vluchtoperaties — plus de sjablonen die je zelf opslaat. De tekst is in markdown en accepteert variabelen zoals de gegevens van de organisatie, de klant en de missie, die op het moment van verzenden worden ingevuld.

Versturen ter ondertekening doet drie dingen tegelijk: de variabelen invullen, de tekst bevriezen door er de SHA-256-vingerafdruk van te bewaren, en de ondertekeningslink aanmaken. Heeft de klant een e-mailadres, dan krijgt hij de link per post. Vanaf dat moment is het contract niet meer te wijzigen of te verwijderen, ook niet als je het via het directe adres opent.

De ondertekenaar opent een pagina in jouw huisstijl, leest de tekst, vult Voor- en achternaam in, eventueel een e-mailadres, en vinkt de aanvaarding aan. Het systeem registreert naam, e-mailadres, datum en tijd, IP-adres en browser, plus de vingerafdruk van de ondertekende tekst; direct daarna toont de pagina het resultaat met de hash en de ondertekende PDF om te downloaden, en jij krijgt de melding.

Over de juridische waarde is het platform expliciet, en dat is het herhalen waard: dit is een gewone elektronische handtekening — naam, datum en tijd, IP en vingerafdruk van de tekst. Het is geen gekwalificeerde handtekening (QES). De link heeft een vervaldatum die jij instelt en is in te trekken: daarna ondertekent er niemand meer.

Facturen en e-factuur

De factuur is genummerd als INV-2026-0001, doorlopend per kalenderjaar en per organisatie. Ze heeft een klant, een opdracht, een factuurdatum, een vervaldatum (standaard dertig dagen), een btw-tarief en dezelfde regels als de offertes. Op de PDF wordt, anders dan bij de offerte, het IBAN wél afgedrukt.

De statussen zijn concept, uitgereikt en betaald; Vervallen is geen status die jij instelt, maar een toestand die wordt berekend voor een onbetaalde factuur waarvan de vervaldatum is gepasseerd — en het menu draagt een rode badge met hun aantal. De betaling registreer je met de hand via Markeren als betaald: er is geen automatische reconciliatie.

Voor de landen die daarin voorzien, verschijnt de actie E-factuur exporteren. In Italië levert die het FatturaPA-bestand in FPR12-formaat op, dat je aan je intermediair of aan de SdI aanlevert: het neemt het btw-nummer en het belastingregime van de organisatie over, de SDI-ontvangerscode van de klant — of 0000000 met het PEC-adres als de code ontbreekt —, de regels met hun tarieven, het btw-overzicht en de betaalgegevens met het IBAN. Ook de andere Europese formaten zijn in kaart gebracht: Facturae voor Spanje, Factur-X voor Frankrijk, XRechnung voor Duitsland en Peppol voor diverse andere landen.

Twee beperkingen om te kennen voordat je hiermee serieus aan de slag gaat. Het platform genereert het bestand, het verstuurt het niet: de aanlevering bij de SdI blijft bij je intermediair. En het adres wordt maar deels ingevuld — postcode en gemeente komen eruit met plaatshouderwaarden — dus dat moet je vóór verzending aanvullen.

De fiscale gegevens die dit alles voeden — btw-nummer, fiscaal nummer, IBAN, belastingregime, tarief, valuta, factuuradres en de standaardteksten — stel je in in het profiel Organisatie.

Staat Btw-plichtig op ‘nee’, dan ontstaan offertes en facturen zonder btw en zonder btw-nummer, en verschijnt de e-factuurexport niet. Ben je btw-plichtig, dan begint het tarief bij het standaardtarief van het land en pas je het aan in het profiel, op het document en per regel: de dienst tegen 21% en een boek tegen 9% staan op dezelfde factuur, met de btw-samenvatting per tarief. Geldt er volgens de wet geen btw, vul dan 0 en de reden in, die op het document komt; in Italië kies je ook de Natura die de FatturaPA vraagt, in Spanje de soort handeling die de Facturae vraagt (vrijgesteld of niet belast). Zonder reden, of zonder Natura of soort op regels met 0%, wordt het e-factuurbestand niet gedownload en zegt de pagina wat er ontbreekt.

Abonnement en credits

De ingang Abonnement in het linkermenu — buiten het gebied Business, omdat het over je relatie met het platform gaat en niet over je klanten — heeft twee tabs. Je plan toont het actieve abonnement, de beschikbare credits op de vier assen (live-minuten, verwerkingscredits, archief-GB, event-GB), de beschikbare plannen en de pakketten die je kunt kopen; pakketten komen bovenop het plan en vervallen niet aan het einde van de maand. Betalingen en betaalbewijzen verzamelt de geregistreerde betalingen en opent het Creem-portaal, hieronder beschreven.

De betalingen lopen via Creem als Merchant of Record: btw en een betaalbewijs volgens jouw land worden bij de checkout toegepast, en met een geldig btw-nummer geldt de verleggingsregeling. De kaart blijft bij Creem, niet bij ons: verlengingen worden afgeschreven zonder nieuwe checkout. De getoonde prijzen zijn exclusief btw. Overstappen naar het gratis plan is direct; voor de andere ga je naar de checkout, en bij terugkomst wordt het plan actief of worden de credits bijgeschreven.

Een betaald abonnement sluit je maandelijks of jaarlijks af: jaarlijks is twaalf maanden voor de prijs van tien. Biedt het abonnement een gratis proefperiode, dan slaat de checkout de kaart op zonder afschrijving en komt de eerste afschrijving aan het einde van de proef: zeg eerder op en je betaalt niets. De pagina toont termijn, status en verlengingsdatum. Tijdens de proef blijven abonnement en termijn zoals gekozen; bij een actief abonnement is Overstappen naar jaarlijks (of Overstappen naar dit plan naar een hoger abonnement) direct en rekent alleen het pro rata verschil, omlaag wisselen gebeurt bij de verlenging. Opzeggen per einde periode stopt de afschrijvingen en houdt het abonnement actief tot het betaalde einde.

Betaalbewijzen en facturen worden uitgegeven door Creem en staan in zijn klantenportaal: je opent het vanuit Betalingen en betaalbewijzen met een persoonlijke link, zonder extra wachtwoord. Daar vind je elke betaling met haar betaalbewijs, kun je de factuur genereren op naam van je organisatie (naam, adres, notities) en als PDF downloaden, de kaart bijwerken, het abonnement opzeggen — de opzegging bereikt ook ons — en op één plek alle abonnementen zien die je via Creem betaalt, ook van andere diensten.

Media

De ingang Media brengt de bestanden van alle missies samen in één lijst: filters op missie, type en publicatiestatus, publiceren in en terugtrekken uit het portaal, ook voor meerdere bestanden tegelijk, naam en type wijzigen, downloaden en verwijderen. Het tabblad Bestanden en oplevering in de missie blijft voor het werk in zijn context; hier beantwoord je «wat ziet de klant?» en «wat neemt ruimte in?» zonder de missies een voor een te openen.

Vanaf het tabblad Bestanden en oplevering van de missie upload je een bestand tot 500 MB. Voor zwaardere bestanden — originele video's, orthofoto's, tot 50 GB per stuk — is er Grote bestanden uploaden: het bestand gaat in stukken rechtstreeks naar het archief, en valt de verbinding weg, dan hervat je waar het was gebleven door hetzelfde bestand opnieuw te kiezen. Als alles binnen is, berekenen we de SHA-256-vingerafdruk uit het bestand, en pas dan verschijnt het in de missie; heeft het aangekomen bestand niet de verwachte grootte, of is de opslag van het plan intussen vol, dan komt het er niet in. Eigenaar, beheerders en piloten kunnen het gebruiken.

Voor foto's en video's van wie buiten de organisatie heeft gevlogen — een operator op afstand, een partner — is er Materiaal opvragen: vul in aan wie je het vraagt, eventuele instructies en hoeveel dagen de link geldig is (hooguit 30). Je krijgt de link, de code en een kant-en-klaar bericht om te sturen (WhatsApp, e-mail…). Wie het ontvangt, opent de pagina, vult code en naam in en stuurt de bestanden zonder account, met dezelfde upload in stukken en tot 50 GB per bestand; bij elk bestand ziet die de SHA-256-vingerafdruk die wij hebben berekend, als bewijs. De bestanden komen ongepubliceerd in de missie, elk met de naam van de afzender, en wie het verzoek deed ziet het bij de bel. Onder Materiaalverzoeken zie je links en codes terug en trek je ze allemaal tegelijk in: bestanden die al binnen zijn, blijven. Wie de organisatie beheert maakt ze aan; de gebruikte opslag is die van het abonnement.

In het organisatieprofiel kun je de automatische bewaring aanzetten: de media van afgeronde missies worden N dagen na de laatste upload verwijderd. Standaard staat die uit; staat die aan, dan krijgen de managers per e-mail een vooraankondiging van 7 dagen, blijven de records bestaan (je ziet dat het bestand er was, hoe groot het was en wanneer het is verdwenen) en gaan de gigabytes terug naar het plan. Vluchten en het logboek blijven altijd onaangeroerd: daar geldt de EASA-bewaartermijn van 3 jaar.

Het klantportaal is een link die je opent vanaf de missie, op het tabblad Bestanden en oplevering. Je maakt hem niet aan vanuit de lijst: hij ontstaat uit het werk dat hij moet opleveren. Zonder ontvanger en zonder selectie is het de algemene link van de missie, die wordt hergebruikt als hij al bestaat. Om een klant alleen het zijne te geven — meerdere klanten in dezelfde missie — kies je de Ontvangende klant of een Ontvanger en zet je Alleen de bestanden die ik kies aan: die link toont precies de gekozen bestanden en viewers, gepubliceerd of niet, en niet de offerte van de missie. Elke ontvanger heeft zijn eigen link, met eigen code en eigen bezoekgeschiedenis. Alle links intrekken zet ze samen uit; via Deellinks beheer je ze een voor een.

Bij het aanmaken beslis je twee dingen: een optionele vervaldatum — laat je die leeg, dan verloopt de link niet — en of je hem wilt beveiligen met een toegangscode, een optie die standaard aan staat. De code telt zes tekens en wordt je samen met de link getoond, om langs een andere weg aan de klant door te geven. Je kunt ook de QR van het portaal downloaden.

De klant opent een pagina met jouw logo en jouw kleur, waarop de titel en de code van de missie staan, de eventuele geldigheidsdatum, en alleen de bestanden die jij hebt gepubliceerd: het publiceren van elk afzonderlijk bestand blijft een expliciete handeling van jou. Elk bestand toont naam, grootte en SHA-256-vingerafdruk, zodat de ontvanger kan verifiëren dat hij precies dat bestand heeft. Er kunnen ook een Offerte staan om te accepteren of af te wijzen, een Opnamekaart die uit de GPS-gegevens van de foto's is opgebouwd, en Projectviewers voor ingesloten modellen en tours. De pagina wordt niet door zoekmachines geïndexeerd.

Op een actieve link kun je op drie manieren ingrijpen. Vervaldatum verlengen verschuift alleen de datum tot wanneer hij werkt: het adres blijft hetzelfde, en wie hem al heeft, gebruikt hem gewoon verder zonder er iets van te merken. Link opnieuw genereren doet het omgekeerde: er komt een nieuw adres en het oude gaat er per direct uit, dus wie hem had ontvangen — per e-mail, in een chat, in een gedeelde map — staat buiten totdat jij hem het nieuwe stuurt; toegangscode en bezoekgeschiedenis blijven daarentegen ongewijzigd. En dan is er nog Link intrekken, direct: ingetrokken opent de link, net als verlopen, niets meer.

Het register van toegangen is het deel dat het meest telt wanneer je een oplevering moet aantonen. Van elke opening worden datum en tijd, een vingerafdruk van het IP-adres — een hash, nooit het IP zelf — en de gebruikte browser vastgelegd. Goed om te weten: er wordt één regel per sessie geschreven, niet één per keer dat de pagina herlaadt, en hetzelfde geldt voor de bezoekteller; dat getal zegt dus hoe vaak het portaal is geopend, niet hoeveel pagina's er zijn bekeken. Bij de eerste opening krijg je, als je de optie aan laat staan, een melding: de klant heeft gekeken.

Voor wie het materiaal moet analyseren — een expert, een constructeur, een adviseur — is er Link voor een deskundige: je kiest de naam, de bestanden die hij moet zien en voor hoeveel dagen (hooguit twee weken), en de link is persoonlijk, met code, met een melding bij de eerste opening en met een einddatum die niet verlengd maar opnieuw geactiveerd wordt. Op zijn pagina leest de deskundige ‘Persoonlijke link voor…’ en ziet alleen wat je hebt gegeven. Moet hij juist in het paneel kijken, dan loopt de weg via de tijdelijke alleen-lezen toegang bij Team.

Portfolio

De ingang Portfolio verzorgt de openbare etalage van je organisatie: je kiest welke missies er verschijnen, met welke titel en beschrijving — de operationele titel kan de naam van de klant bevatten, en die hoort niet per ongeluk openbaar te worden — en in welke volgorde, door ze te verslepen. Van de missies raak je alleen de etalagevelden aan: vanaf hier maak je er geen aan en verwijder je er geen.

Op elke link staat Alleen voorbeeld. Aan (standaard op links voor deskundigen) spelen video's in de pagina, met de naam van wie kijkt en het tijdstip die er langzaam overheen bewegen, en het originele bestand is daar niet te downloaden; foto's komen eruit met de ter plekke samengestelde balk — logo, naam, datum, de eerste cijfers van de vingerafdruk — terwijl het origineel ongemoeid in het archief blijft. Uit (standaard op leverlinks) neemt de klant de echte bestanden mee, zoals altijd: wie het werk betaald heeft, krijgt het werk. Beelden die we niet van een watermerk kunnen voorzien, zoals TIFF-orthofoto's, gaan niet door de balk. Een watermerk dat in het videobestand gebrand wordt is iets anders — dat kost echt werk — en vraag je apart aan.

Als het bestand echt nodig is en kijken niet genoeg is, staat er Kopie met watermerk op de regel van de video: de balk — logo, naam van de organisatie, datum, missie, vingerafdruk en wie hem heeft aangevraagd — wordt in de video gebrand. Dat is echt rekenwerk, dus het gaat via een wachtrij, wordt in minuten geteld en de kopie leeft 72 uur; daarna verdwijnt hij vanzelf. Het origineel wordt nooit aangeraakt en houdt zijn vingerafdruk: de kopie heeft een andere, en zo herken je een bestand dat rondgaat. Is de kopie voor een link gemaakt, dan downloadt wie die link opent hem daar; anders blijft hij in het paneel, voor wie werkt.

API, webhooks en koppelingen

Vier ingangen van Business verbinden Dronetrake met je eigen systemen, en eigenaren en beheerders zien ze.

← Bewijs Veld-app →