Podręcznik użytkownika

Biznes

Obszar Biznes obejmuje stronę handlową: klientów, oferty, zlecenia, umowy z podpisem, faktury, subskrypcję i kredyty oraz linki udostępniania, którymi wydajesz pracę klientowi. Prawie wszystko tutaj jest zastrzeżone dla właścicieli i administratorów.

Klienci

Przy każdym kliencie rejestrujesz nazwę, firmę, e-mail, telefon, NIP, PESEL, adres i notatki. W krajach, które to przewidują — dziś we Włoszech — pojawiają się dodatkowo kod odbiorcy SDI i PEC, potrzebne do e-faktury.

Z karty widzisz powiązane misje. Nie ma logowania dla klienta: to, co klient widzi, idzie przez linki udostępniania.

Oferty

Oferta dostaje numer nadawany kolejno w ramach organizacji (QUO-0001) i niesie tytuł, klienta, powiązaną misję, ważność, stawkę VAT (startującą z tej ustawionej w organizacji) i pozycje: opis, ilość i cenę jednostkową, z kwotą netto, VAT-em i sumą liczonymi przy każdym zapisie. Warunki przychodzą wypełnione z profilu organizacji.

PDF wychodzi z twoim logo; na ofertach IBAN nie jest drukowany. Możesz dołączyć dokumenty — każdy załącznik zachowuje swoją sumę kontrolną SHA-256 — i pobrać wszystko w paczce ZIP. Jeśli oferta jest powiązana z misją, akcja dołącz pogodę wkłada do niej raport open-meteo jako dowód wybranego okna.

Jedyne przejście statusu dostępne w interfejsie to Akceptuj i utwórz zlecenie: oferta przechodzi na zaakceptowaną i rodzi się zlecenie z tym samym klientem i tym samym tytułem, na wartość netto. Nie ma bezpośredniej konwersji z oferty na fakturę: idzie się przez zlecenie.

Zlecenia

Zlecenie (JOB-0001) trzyma razem ustaloną cenę, powiązane misje, koszty według kategorii (wyjazd, personel, sprzęt, usługa zewnętrzna, zezwolenia, inne) oraz wystawione faktury.

Karta liczy marżę: przychód minus koszty, gdzie kosztami są zarejestrowane wydatki plus godziny lotu powiązanych misji pomnożone przez stawkę godzinową ustawioną w profilu organizacji. Plakietka jest zielona, jeśli marża jest dodatnia, i czerwona, jeśli nie. Jeśli nie ustawiłeś jeszcze kosztu godziny lotu, karta ci to mówi i proponuje wartość wyliczoną z twoich danych.

Stąd akcja Utwórz fakturę otwiera szkic wypełniony już jedną pozycją równą ustalonej cenie, z terminem płatności na trzydzieści dni.

Umowy z podpisem

Umowa startuje z szablonu: są trzy na początek — zlecenie dla pilota, zgoda na wykorzystanie nagrań, operacje lotnicze — plus te, które zapiszesz sam. Tekst jest w markdown i przyjmuje zmienne, takie jak dane organizacji, klienta i misji, rozwiązywane w chwili wysyłki.

Wyślij do podpisu robi trzy rzeczy naraz: rozwiązuje zmienne, zamraża tekst, zapisując jego sumę kontrolną SHA-256, i generuje link do podpisu. Jeśli klient ma adres e-mail, dostaje go pocztą. Od tej chwili umowy nie da się już zmienić ani usunąć, nawet wchodząc bezpośrednim adresem.

Podpisujący otwiera stronę w twoich barwach, czyta tekst, wpisuje imię i nazwisko, opcjonalny e-mail i zaznacza akceptację. System zapisuje imię i nazwisko, e-mail, datę i godzinę, adres IP i przeglądarkę, a do tego sumę kontrolną podpisanego tekstu; zaraz potem strona pokazuje wynik z hashem i podpisanym PDF-em do pobrania, a ty dostajesz powiadomienie.

Co do wartości prawnej platforma jest jednoznaczna i warto to powtórzyć: to zwykły podpis elektroniczny — imię i nazwisko, data i godzina, IP oraz suma kontrolna tekstu. Nie jest to podpis kwalifikowany (QES). Link ma termin ważności, który ustawiasz sam, i można go unieważnić: potem nikt już nie podpisze.

Faktury i e-faktura

Faktura jest numerowana INV-2026-0001, kolejno w ramach roku kalendarzowego i organizacji. Ma klienta, zlecenie, datę wystawienia, termin płatności (domyślnie trzydzieści dni), stawkę VAT i te same pozycje co oferty. Na PDF-ie, w odróżnieniu od oferty, IBAN jest drukowany.

Statusy to szkic, wystawiona i opłacona; Przeterminowana nie jest statusem, który ustawiasz, tylko warunkiem policzonym na fakturze niezapłaconej po terminie płatności — a menu niesie czerwoną plakietkę z ich liczbą. Płatność rejestruje się ręcznie przyciskiem Oznacz jako opłaconą: nie ma automatycznego uzgadniania.

Dla krajów, które to przewidują, pojawia się akcja eksportu e-faktury. We Włoszech tworzy plik FatturaPA w formacie FPR12 do przekazania twojemu pośrednikowi albo do SdI: bierze numer VAT i formę opodatkowania z organizacji, kod odbiorcy klienta — albo 0000000 z adresem PEC, kiedy kodu brakuje — pozycje ze stawkami, podsumowanie VAT i dane do płatności z IBAN-em. Zmapowane są też pozostałe formaty europejskie: Facturae dla Hiszpanii, Factur-X dla Francji, XRechnung dla Niemiec i Peppol dla kilku innych krajów. Polskiego KSeF jeszcze wśród nich nie ma: dla polskiej organizacji akcja eksportu się nie pojawia, a faktura zostaje pełnoprawnym dokumentem PDF.

Dwa ograniczenia, o których trzeba wiedzieć, zanim użyjesz tego na poważnie. Platforma generuje plik, nie przesyła go: wysyłka do SdI zostaje po stronie twojego pośrednika. A adres wypełniany jest częściowo — kod pocztowy i miejscowość wychodzą z wartościami zastępczymi — więc trzeba je uzupełnić przed wysyłką.

Dane podatkowe, które to wszystko zasilają — NIP, PESEL, IBAN, forma opodatkowania, stawka, waluta, adres do faktur i domyślne teksty — ustawia się w profilu organizacji.

Subskrypcja i kredyty

Strona Subskrypcja — osobna pozycja w menu po lewej, poza obszarem Biznes, bo dotyczy twojej relacji z platformą, a nie twoich klientów — pokazuje aktywny plan, dostępne kredyty na czterech osiach (minuty na żywo, kredyty przetwarzania, GB magazynu, GB wydarzeń), dostępne plany i pakiety do kupienia. Pakiety sumują się z planem i nie przepadają z końcem miesiąca.

Płatności idą przez Creem jako Merchant of Record: VAT i rachunek zgodne z twoim krajem naliczane są przy kasie, a przy ważnym numerze VAT stosuje się odwrotne obciążenie. Wynika z tego praktyczna konsekwencja: rachunków za subskrypcję nie ma w panelu, wystawia je Creem. Pokazywane ceny są bez VAT. Przejście na plan darmowy jest natychmiastowe; przy pozostałych idzie się do kasy, a po powrocie plan się aktywuje albo kredyty zostają dopisane.

Media

Pozycja Media zbiera pliki wszystkich misji na jednej liście: filtry po misji, typie i stanie publikacji, publikowanie i wycofywanie z portalu także zbiorczo, zmiana nazwy i typu, pobieranie i kasowanie. Zakładka Pliki wewnątrz misji zostaje do pracy w jej kontekście; tutaj odpowiada się na pytania „co ogląda klient?" i „co zajmuje miejsce?" bez otwierania misji jedna po drugiej.

W profilu organizacji można włączyć automatyczną retencję: media zakończonych misji kasują się N dni po ostatnim wgraniu. Domyślnie jest wyłączona; kiedy działa, menedżerowie dostają uprzedzenie na 7 dni e-mailem, rekordy zostają (widać, że plik był, ile ważył i kiedy zniknął), a gigabajty wracają do planu. Loty i książka lotów nie są nigdy ruszane: tam obowiązuje retencja EASA wynosząca 3 lata.

Linki udostępniania portalu klienta

Portal klienta to link, który otwierasz z misji, w zakładce Pliki i wydanie. Nie tworzy się go z listy: rodzi się z pracy, którą ma wydać. Jeśli dla tej misji istnieje już aktywny link, zostanie użyty ponownie zamiast generowania drugiego.

Przy tworzeniu decydujesz o dwóch rzeczach: o opcjonalnym terminie ważności — zostawiając go pustym, sprawiasz, że link nie wygasa — i o tym, czy chronić go kodem dostępu, co jest domyślnie włączone. Kod ma sześć znaków i jest pokazywany razem z linkiem, do przekazania klientowi inną drogą. Możesz też pobrać QR portalu.

Klient otwiera stronę z twoim logo i twoim kolorem, na której są tytuł i kod misji, ewentualna data ważności oraz wyłącznie te pliki, które opublikowałeś: publikacja pojedynczych plików zostaje twoim świadomym gestem. Każdy plik pokazuje nazwę, rozmiar i sumę kontrolną SHA-256, żeby odbiorca mógł sprawdzić, że ma dokładnie ten plik. Mogą się tam znaleźć również oferta do zaakceptowania albo odrzucenia, mapa ujęć zbudowana z danych GPS ze zdjęć oraz przeglądarka projektu dla modeli i osadzonych spacerów. Strona nie jest indeksowana przez wyszukiwarki.

Na aktywnym linku możesz zadziałać na trzy sposoby. Przedłuż ważność przesuwa tylko datę, do której działa: adres zostaje ten sam, a kto już go ma, korzysta z niego dalej, niczego nie zauważając. Wygeneruj link ponownie robi odwrotnie: tworzy nowy adres i gasi stary natychmiast, więc kto go dostał — mailem, na czacie, we współdzielonym folderze — zostaje poza, dopóki nie wyślesz mu nowego; kod dostępu i historia wizyt pozostają natomiast te same. Na koniec jest unieważnienie, natychmiastowe: po nim, tak jak po wygaśnięciu, link nie otwiera już niczego.

Log dostępów to część, która interesuje najbardziej, kiedy trzeba udowodnić wydanie. Przy każdym otwarciu zapisywane są data i godzina, suma kontrolna adresu IP — hash, nigdy IP jawnie — oraz użyta przeglądarka. Warto wiedzieć: pisze się jeden wiersz na sesję, nie po jednym na każde przeładowanie strony, i to samo dotyczy licznika wizyt; ta liczba mówi więc, ile razy portal został otwarty, a nie ile stron obejrzano. Przy pierwszym otwarciu, jeśli zostawisz włączoną opcję, dostajesz powiadomienie: klient zajrzał.