Zacznij teraz

Podręcznik użytkownika

Biznes

▶ Business: clients, quotes, jobs, contracts, invoices and integrations ▶ Subscription: your plan, payments and receipts Samouczek wideo po angielsku, z polskimi napisami.

Obszar Biznes obejmuje stronę handlową: klientów, media, portfolio, linki do udostępniania, którymi wydajesz pracę klientowi, połączenia z twoimi systemami oraz, w rozwijanym menu Sprzedaż, oferty, zlecenia, umowy z podpisem i faktury. Prawie wszystko tutaj jest zastrzeżone dla właścicieli i administratorów; subskrypcja Dronetrake i kredyty są natomiast w osobnej pozycji, Subskrypcja.

Klienci

Przy każdym kliencie rejestrujesz nazwę, firmę, e-mail, telefon, NIP, PESEL, adres i notatki. W krajach, które to przewidują — dziś we Włoszech — pojawiają się dodatkowo kod odbiorcy SDI i PEC, potrzebne do e-faktury.

Z karty widzisz powiązane misje. Nie ma logowania dla klienta: to, co klient widzi, idzie przez linki do udostępniania.

Oferty

Oferta dostaje numer nadawany kolejno w ramach organizacji (QUO-0001) i niesie tytuł, klienta, powiązaną misję, ważność, stawkę VAT (startującą z tej ustawionej w organizacji) i pozycje: opis, ilość i cenę jednostkową, z kwotą netto, VAT-em i sumą liczonymi przy każdym zapisie. Warunki przychodzą wypełnione z profilu organizacji.

PDF wychodzi z twoim logo; na ofertach IBAN nie jest drukowany. Możesz dołączyć dokumenty — każdy załącznik zachowuje swoją sumę kontrolną SHA-256 — i pobrać wszystko w paczce ZIP. Jeśli oferta jest powiązana z misją, akcja dołącz pogodę wkłada do niej raport open-meteo jako dowód wybranego okna.

Jedyne przejście statusu dostępne w interfejsie to Akceptuj i utwórz zlecenie: oferta przechodzi na zaakceptowaną i rodzi się zlecenie z tym samym klientem i tym samym tytułem, na wartość netto. Nie ma bezpośredniej konwersji z oferty na fakturę: idzie się przez zlecenie.

Zlecenia

Zlecenie (JOB-0001) trzyma razem ustaloną cenę, powiązane misje, koszty według kategorii (wyjazd, personel, sprzęt, usługa zewnętrzna, zezwolenia, inne) oraz wystawione faktury.

Karta liczy marżę: przychód minus koszty, gdzie kosztami są zarejestrowane wydatki plus godziny lotu powiązanych misji pomnożone przez stawkę godzinową ustawioną w profilu organizacji. Plakietka jest zielona, jeśli marża jest dodatnia, i czerwona, jeśli nie. Jeśli nie ustawiłeś jeszcze kosztu godziny lotu, karta ci to mówi i proponuje wartość wyliczoną z twoich danych.

Stąd akcja Utwórz fakturę otwiera szkic wypełniony już jedną pozycją równą ustalonej cenie, z terminem płatności na trzydzieści dni.

Jednostki zlecenia

Zlecenie z wieloma adresami — budynki jednej dzielnicy, działki konsorcjum — dzieli się na jednostki: każda to adres z własnym cyklem przekazania, własnym portalem klienta i własnym QR. Wczytujesz je przez Importuj CSV (kolumny rozpoznawane z nagłówka, po angielsku lub włosku: address, lat, lng, reference, label, notes) albo przez Importuj KML (znaczniki z Google Earth lub plan lotu). Numer referencyjny to kod klienta i służy jako klucz: ponowny import tego samego pliku aktualizuje, a nie dubluje. Eksportuj KML oddaje je do Google Earth, Jednostki na mapie pokazuje wszystkie, Drukuj QR (wszystkie) i Drukuj QR (zaznaczone) przygotowują karty do wywieszenia.

Każda jednostka przechodzi przez sześć faz: Zaimportowana, W realizacji, W weryfikacji, Raport gotowy, Przekazana, Obejrzana przez klienta. Zmień fazę ją przesuwa, także kilka jednostek naraz. Przy przejściu na Przekazana raz wychodzi e-mail do klienta zlecenia z linkiem do portalu i kodem dostępu. Obejrzana przez klienta nie ustawia się ręcznie: zapisuje ją portal, gdy klient naprawdę otworzy link.

Jeden lot może obejmować kilka jednostek, także z różnych zleceń i od różnych klientów: na przykład jedna misja nad kilkoma sąsiednimi działkami. W misji pole Jednostki objęte lotem mówi, które. Potem w Pliki i przekazanie każdy plik i każdy podgląd przypisujesz do jego jednostek polem Jednostki, a kilka plików naraz przez Przypisz do jednostek. Portal każdej jednostki pokazuje:

Umowy z podpisem

Umowa startuje z szablonu: są trzy na początek — zlecenie dla pilota, zgoda na wykorzystanie nagrań, operacje lotnicze — plus te, które zapiszesz sam. Tekst jest w markdown i przyjmuje zmienne, takie jak dane organizacji, klienta i misji, rozwiązywane w chwili wysyłki.

Wyślij do podpisu robi trzy rzeczy naraz: rozwiązuje zmienne, zamraża tekst, zapisując jego sumę kontrolną SHA-256, i generuje link do podpisu. Jeśli klient ma adres e-mail, dostaje go pocztą. Od tej chwili umowy nie da się już zmienić ani usunąć, nawet wchodząc bezpośrednim adresem.

Podpisujący otwiera stronę w twoich barwach, czyta tekst, wpisuje imię i nazwisko, opcjonalny e-mail i zaznacza akceptację. System zapisuje imię i nazwisko, e-mail, datę i godzinę, adres IP i przeglądarkę, a do tego sumę kontrolną podpisanego tekstu; zaraz potem strona pokazuje wynik z hashem i podpisanym PDF-em do pobrania, a ty dostajesz powiadomienie.

Co do wartości prawnej platforma jest jednoznaczna i warto to powtórzyć: to zwykły podpis elektroniczny — imię i nazwisko, data i godzina, IP oraz suma kontrolna tekstu. Nie jest to podpis kwalifikowany (QES). Link ma termin ważności, który ustawiasz sam, i można go unieważnić: potem nikt już nie podpisze.

Faktury i e-faktura

Faktura jest numerowana INV-2026-0001, kolejno w ramach roku kalendarzowego i organizacji. Ma klienta, zlecenie, datę wystawienia, termin płatności (domyślnie trzydzieści dni), stawkę VAT i te same pozycje co oferty. Na PDF-ie, w odróżnieniu od oferty, IBAN jest drukowany.

Statusy to szkic, wystawiona i opłacona; Przeterminowana nie jest statusem, który ustawiasz, tylko warunkiem policzonym na fakturze niezapłaconej po terminie płatności — a menu niesie czerwoną plakietkę z ich liczbą. Płatność rejestruje się ręcznie przyciskiem Oznacz jako opłaconą: nie ma automatycznego uzgadniania.

Dla krajów, które to przewidują, pojawia się akcja eksportu e-faktury. We Włoszech tworzy plik FatturaPA w formacie FPR12 do przekazania twojemu pośrednikowi albo do SdI: bierze numer VAT i formę opodatkowania z organizacji, kod odbiorcy klienta — albo 0000000 z adresem PEC, kiedy kodu brakuje — pozycje ze stawkami, podsumowanie VAT i dane do płatności z IBAN-em. Zmapowane są też pozostałe formaty europejskie: Facturae dla Hiszpanii, Factur-X dla Francji, XRechnung dla Niemiec i Peppol dla kilku innych krajów. Polskiego KSeF jeszcze wśród nich nie ma: dla polskiej organizacji akcja eksportu się nie pojawia, a faktura zostaje pełnoprawnym dokumentem PDF.

Dwa ograniczenia, o których trzeba wiedzieć, zanim użyjesz tego na poważnie. Platforma generuje plik, nie przesyła go: wysyłka do SdI zostaje po stronie twojego pośrednika. A adres wypełniany jest częściowo — kod pocztowy i miejscowość wychodzą z wartościami zastępczymi — więc trzeba je uzupełnić przed wysyłką.

Dane podatkowe, które to wszystko zasilają — NIP, PESEL, IBAN, forma opodatkowania, stawka, waluta, adres do faktur i domyślne teksty — ustawia się w profilu organizacji.

Gdy Czynny podatnik VAT jest ustawiony na „nie”, oferty i faktury powstają bez VAT i bez NIP, a eksport e-faktury się nie pojawia. U czynnego podatnika stawka startuje od podstawowej stawki kraju i zmienia się ją w profilu, w dokumencie i dla każdej pozycji: usługa po 23% i książka po 5% są na tej samej fakturze, a podsumowanie VAT jest rozbite na stawki. Gdy VAT z mocy prawa nie ma zastosowania, wpisuje się 0 i podstawę, która pojawia się na dokumencie; we Włoszech wybiera się też kod Natura wymagany przez FatturaPA, w Hiszpanii rodzaj czynności wymagany przez Facturae (zwolniona lub niepodlegająca). Bez podstawy, albo bez kodu Natura lub rodzaju na pozycjach z zerową stawką, plik e-faktury się nie pobiera, a strona mówi, czego brakuje.

Subskrypcja i kredyty

Pozycja Subskrypcja w menu po lewej — poza obszarem Biznes, bo dotyczy twojej relacji z platformą, nie z twoimi klientami — ma dwie karty. Twój plan pokazuje aktywny plan, dostępne kredyty na czterech osiach (minuty live, kredyty przetwarzania, GB archiwum, GB wydarzenia), dostępne plany i pakiety do kupienia; pakiety sumują się z planem i nie wygasają z końcem miesiąca. Płatności i rachunki zbierają zapisane płatności i otwierają portal Creem, opisany poniżej.

Płatności idą przez Creem jako Merchant of Record: VAT i rachunek zgodne z twoim krajem naliczane są przy płatności, a z ważnym numerem VAT stosuje się odwrotne obciążenie. Karta zostaje w Creem, nie u nas: odnowienia są pobierane bez nowej płatności. Pokazane ceny nie zawierają VAT. Przejście na plan bezpłatny jest natychmiastowe; do pozostałych przechodzi się przez płatność, a po powrocie plan się aktywuje lub kredyty zostają dopisane.

Płatny plan subskrybuje się miesięcznie lub rocznie: roczny to dwanaście miesięcy w cenie dziesięciu. Jeśli plan ma bezpłatną próbę, kasa zapisuje kartę bez obciążenia, a pierwsze obciążenie następuje po zakończeniu próby: zrezygnuj wcześniej, a nic nie zapłacisz. Strona pokazuje okres, status i datę odnowienia. W czasie próby plan i okres pozostają takie, jak wybrano; przy aktywnej subskrypcji Przejdź na roczny (albo Przejdź na ten plan na wyższy plan) działa od razu i obciąża tylko proporcjonalną różnicę, a w dół zmiana następuje przy odnowieniu. Anuluj na koniec okresu zatrzymuje obciążenia i zostawia plan aktywny do końca opłaconego okresu.

Rachunki i faktury wystawia Creem i znajdują się w jego portalu klienta: otwierasz go z Płatności i rachunki osobistym linkiem, bez kolejnego hasła. Znajdziesz tam każdą płatność z jej rachunkiem, możesz wygenerować fakturę na dane swojej organizacji (nazwa, adres, uwagi) i pobrać ją jako PDF, zaktualizować kartę, anulować subskrypcję — anulowanie dociera także do nas — i zobaczyć w jednym miejscu wszystkie subskrypcje, które płacisz przez Creem, także innych usług.

Media

Pozycja Media zbiera pliki wszystkich misji na jednej liście: filtry po misji, typie i stanie publikacji, publikowanie i wycofywanie z portalu także zbiorczo, zmiana nazwy i typu, pobieranie i kasowanie. Zakładka Pliki wewnątrz misji zostaje do pracy w jej kontekście; tutaj odpowiada się na pytania „co ogląda klient?" i „co zajmuje miejsce?" bez otwierania misji jedna po drugiej.

W zakładce Pliki i przekazanie misji przesyłasz plik do 500 MB. Dla cięższych plików — oryginalnych filmów, ortofotomap, do 50 GB każdy — jest Prześlij duże pliki: plik trafia w częściach prosto do archiwum, a gdy połączenie zostanie przerwane, wznawiasz od miejsca, w którym stanęło, wybierając ponownie ten sam plik. Gdy dotrze całość, obliczamy odcisk SHA-256, czytając plik, i dopiero wtedy pojawia się on w misji; jeśli rozmiar, który dotarł, nie jest oczekiwany albo miejsce w planie w międzyczasie się skończyło, plik nie trafia do misji. Mogą z tego korzystać właściciel, administratorzy i piloci.

Dla zdjęć i filmów od osób, które latały poza organizacją — zdalnego operatora, współpracownika — jest Poproś o materiał: wpisz, kogo prosisz, ewentualne wskazówki i przez ile dni link jest ważny (najwyżej 30). Dostajesz link, kod i gotową wiadomość do wysłania (WhatsApp, e-mail…). Osoba, która ją dostanie, otwiera stronę, wpisuje kod i swoje imię i nazwisko i przesyła pliki bez konta, tym samym przesyłaniem w częściach, do 50 GB na plik; przy każdym pliku widzi odcisk SHA-256, który obliczyliśmy, jako potwierdzenie. Pliki trafiają do misji nieopublikowane, każdy z nazwiskiem nadawcy, a autor prośby widzi to pod dzwonkiem. W Prośbach o materiał znów widzisz linki i kody i unieważniasz wszystkie naraz: pliki, które już dotarły, zostają. Tworzy je osoba zarządzająca organizacją; zajęte miejsce liczy się do planu.

W profilu organizacji można włączyć automatyczną retencję: media zakończonych misji kasują się N dni po ostatnim wgraniu. Domyślnie jest wyłączona; kiedy działa, menedżerowie dostają uprzedzenie na 7 dni e-mailem, rekordy zostają (widać, że plik był, ile ważył i kiedy zniknął), a gigabajty wracają do planu. Loty i książka lotów nie są nigdy ruszane: tam obowiązuje retencja EASA wynosząca 3 lata.

Linki udostępniania portalu klienta

Portal klienta to link, który otwierasz z misji, w zakładce Pliki i przekazanie. Nie tworzy się go z listy: rodzi się z pracy, którą ma wydać. Bez odbiorcy i bez wyboru to ogólny link misji, używany ponownie, jeśli już istnieje. Aby dać klientowi tylko to, co jego — kilku klientów w tej samej misji — wskaż Klienta odbiorcę albo Odbiorcę i włącz Tylko pliki, które wybiorę: taki link pokazuje dokładnie wybrane pliki i podglądy, opublikowane lub nie, i nie pokazuje oferty misji. Każdy odbiorca ma własny link, z własnym kodem i historią wizyt. Unieważnij wszystkie linki wyłącza je razem; w Linki do udostępniania zarządzasz każdym z osobna.

Przy tworzeniu decydujesz o dwóch rzeczach: o opcjonalnym terminie ważności — zostawiając go pustym, sprawiasz, że link nie wygasa — i o tym, czy chronić go kodem dostępu, co jest domyślnie włączone. Kod ma sześć znaków i jest pokazywany razem z linkiem, do przekazania klientowi inną drogą. Możesz też pobrać QR portalu.

Klient otwiera stronę z twoim logo i twoim kolorem, na której są tytuł i kod misji, ewentualna data ważności oraz wyłącznie te pliki, które opublikowałeś: publikacja pojedynczych plików zostaje twoim świadomym gestem. Każdy plik pokazuje nazwę, rozmiar i sumę kontrolną SHA-256, żeby odbiorca mógł sprawdzić, że ma dokładnie ten plik. Mogą się tam znaleźć również oferta do zaakceptowania albo odrzucenia, mapa ujęć zbudowana z danych GPS ze zdjęć oraz przeglądarka projektu dla modeli i osadzonych spacerów. Strona nie jest indeksowana przez wyszukiwarki.

Na aktywnym linku możesz zadziałać na trzy sposoby. Przedłuż ważność przesuwa tylko datę, do której działa: adres zostaje ten sam, a kto już go ma, korzysta z niego dalej, niczego nie zauważając. Wygeneruj link ponownie robi odwrotnie: tworzy nowy adres i gasi stary natychmiast, więc kto go dostał — mailem, na czacie, we współdzielonym folderze — zostaje poza, dopóki nie wyślesz mu nowego; kod dostępu i historia wizyt pozostają natomiast te same. Na koniec jest unieważnienie, natychmiastowe: po nim, tak jak po wygaśnięciu, link nie otwiera już niczego.

Log dostępów to część, która interesuje najbardziej, kiedy trzeba udowodnić wydanie. Przy każdym otwarciu zapisywane są data i godzina, suma kontrolna adresu IP — hash, nigdy IP jawnie — oraz użyta przeglądarka. Warto wiedzieć: pisze się jeden wiersz na sesję, nie po jednym na każde przeładowanie strony, i to samo dotyczy licznika wizyt; ta liczba mówi więc, ile razy portal został otwarty, a nie ile stron obejrzano. Przy pierwszym otwarciu, jeśli zostawisz włączoną opcję, dostajesz powiadomienie: klient zajrzał.

Dla osoby, która ma przeanalizować materiał — rzeczoznawcy, konstruktora, konsultanta — jest Link dla eksperta: wybierasz jej nazwisko, pliki, które ma zobaczyć, i na ile dni (najwyżej dwa tygodnie); link powstaje osobisty, z kodem, z powiadomieniem przy pierwszym otwarciu i z terminem, którego się nie przedłuża, tylko włącza na nowo. Na swojej stronie ekspert czyta „Osobisty link dla…” i widzi tylko to, co mu dałeś. Jeśli natomiast ma zajrzeć do środka panelu, drogą jest dostęp tylko do odczytu na czas w Zespole.

Portfolio

Pozycja Portfolio prowadzi publiczną wizytówkę twojej organizacji: wybierasz, które misje się w niej pokazują, z jakim tytułem i opisem — tytuł operacyjny może zawierać nazwę klienta, a publicznie nie może trafić tam przez pomyłkę — i w jakiej kolejności, przeciągając je. Z misji edytuje się tu wyłącznie pola wizytówki: misji się stąd nie tworzy ani nie usuwa.

Na każdym linku jest Tylko podgląd. Włączony (domyślnie na linkach dla ekspertów) sprawia, że filmy ogląda się na stronie, z nazwiskiem oglądającego i godziną, które powoli przesuwają się po obrazie, a oryginalnego pliku stamtąd się nie pobierze; zdjęcia wychodzą z paskiem składanym na miejscu — logo, nazwa, data, pierwsze cyfry odcisku — a oryginał zostaje nietknięty w archiwum. Wyłączony (domyślnie na linkach przekazania) pozwala klientowi zabrać prawdziwe pliki, jak zawsze: kto zapłacił za pracę, dostaje pracę. Obrazy, których nie umiemy oznaczyć, jak ortofotomapy TIFF, nie przechodzą przez pasek. Znak wypalony w pliku filmu to co innego — kosztuje prawdziwą pracę — i zamawia się go osobno.

Kiedy naprawdę potrzebny jest plik, a samo oglądanie nie wystarcza, w wierszu filmu jest Kopia ze znakiem: pasek — logo, nazwa organizacji, data, misja, odcisk i kto o nią poprosił — zostaje wypalony w filmie. To prawdziwa praca obliczeniowa, więc idzie do kolejki, liczy się w minutach, a kopia żyje 72 godziny; potem znika sama. Oryginału nikt nie rusza i zachowuje swój odcisk: kopia ma inny i po tym rozpoznaje się plik, który krąży. Jeśli kopia powstała dla linku, pobiera ją ten, kto otworzy ten link; w przeciwnym razie zostaje w panelu, dla pracujących.

API, webhooki i połączenia

Cztery pozycje w obszarze Biznes łączą Dronetrake z twoimi systemami; widzą je właściciele i administratorzy.

← Dowody Aplikacja terenowa →