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Benutzerhandbuch

Business

▶ Business: clients, quotes, jobs, contracts, invoices and integrations ▶ Subscription: your plan, payments and receipts Videotutorial auf Englisch, mit deutschen Untertiteln.

Der Bereich Business deckt die kaufmännische Seite ab: Kunden, Medien, Portfolio, die Freigabe-Links, mit denen du die Arbeit an den Kunden übergibst, die Verbindungen zu deinen eigenen Systemen und, im Aufklappmenü Vertrieb, Angebote, Aufträge, Verträge mit Unterschrift und Rechnungen. Fast alles hier drin ist Inhabern und Administratoren vorbehalten; das Abonnement bei Dronetrake und das Guthaben stehen dagegen in einem eigenen Eintrag, Abonnement.

Kunden

Zu jedem Kunden erfasst du Namen, Firma, E-Mail, Telefon, USt-IdNr., Steuernummer, Adresse und Notizen. In den Ländern, die es vorsehen — heute Italien —, kommen auch SDI-Empfängercode und PEC hinzu, die für die E-Rechnung gebraucht werden.

Auf der Kundenseite siehst du die verknüpften Missionen. Ein Login für den Kunden gibt es nicht: Was der Kunde sieht, läuft über die Freigabe-Links.

Angebote

Ein Angebot bekommt eine je Organisation fortlaufende Nummer (QUO-0001) und trägt Betreff, Kunde, verknüpfte Mission, Gültigkeit, MwSt.-Satz (ausgehend von dem der Organisation) und die Positionen: Beschreibung, Menge und Einzelpreis, mit Nettobetrag, MwSt. und Gesamtbetrag, die bei jedem Speichern neu berechnet werden. Die Bedingungen kommen vorausgefüllt aus dem Organisationsprofil.

Das PDF erscheint mit deinem Logo; auf Angeboten wird die IBAN nicht gedruckt. Du kannst Dokumente anhängen — jeder Anhang bewahrt seinen SHA-256-Fingerabdruck — und alles als ZIP-Paket herunterladen. Ist das Angebot mit einer Mission verknüpft, legt die Aktion Wetter anhängen (open-meteo) den open-meteo-Bericht als Beleg für das gewählte Fenster hinein.

Der einzige Statuswechsel, den die Oberfläche anbietet, ist Annehmen und Auftrag anlegen: Das Angebot geht auf angenommen, und es entsteht ein Auftrag mit demselben Kunden und demselben Betreff, zum Nettobetrag. Eine direkte Umwandlung von Angebot zu Rechnung gibt es nicht: Der Weg führt über den Auftrag.

Aufträge

Der Auftrag (JOB-0001) hält den vereinbarten Preis, die verknüpften Missionen, die Ausgaben nach Kategorie (Reisekosten, Personal, Ausrüstung, Externe Dienstleistung, Genehmigungen, Sonstiges) und die gestellten Rechnungen zusammen.

Die Seite berechnet die Marge: Umsatz minus Kosten, wobei die Kosten aus den erfassten Ausgaben plus den Flugstunden der verknüpften Missionen multipliziert mit den Kosten pro Flugstunde aus dem Organisationsprofil bestehen. Das Badge ist grün, wenn die Marge positiv ist, sonst rot. Hast du die Kosten pro Flugstunde noch nicht hinterlegt, sagt die Seite es dir und schlägt einen aus deinen Daten abgeleiteten Wert vor.

Von hier aus öffnet die Aktion Rechnung erstellen einen Entwurf, der bereits eine Position in Höhe des vereinbarten Preises und ein Zahlungsziel von dreißig Tagen enthält.

Einheiten des Auftrags

Ein Auftrag mit vielen Adressen — die Gebäude eines Viertels, die Lose eines Konsortiums — teilt sich in Einheiten: Jede ist eine Adresse mit eigenem Lieferzyklus, eigenem Kundenportal und eigenem QR. Du lädst sie mit CSV importieren (Spalten aus der Kopfzeile erkannt, auf Englisch oder Italienisch: address, lat, lng, reference, label, notes) oder mit KML importieren (Ortsmarken aus Google Earth oder ein Flugplan). Die Referenz ist der Code des Kunden und dient als Schlüssel: Dieselbe Datei erneut zu importieren aktualisiert, statt zu verdoppeln. KML exportieren bringt sie zurück nach Google Earth, Einheiten auf der Karte zeigt alle, QR drucken (alle) und QR drucken (Auswahl) bereiten die Aushänge vor.

Jede Einheit durchläuft sechs Phasen: Importiert, In Bearbeitung, In Prüfung, Bericht fertig, Geliefert, Vom Kunden gesehen. Phase ändern verschiebt sie, auch mehrere Einheiten auf einmal. Beim Wechsel auf Geliefert geht einmalig die E-Mail an den Kunden des Auftrags, mit dem Link zum Portal und dem Zugangscode. Vom Kunden gesehen setzt du nicht von Hand: Das Portal schreibt es, wenn der Kunde den Link wirklich öffnet.

Ein Flug kann mehrere Einheiten abdecken, auch aus verschiedenen Aufträgen und von verschiedenen Kunden: zum Beispiel ein einziger Einsatz über mehrere angrenzende Lose. Im Einsatz legst du unter Vom Flug abgedeckte Einheiten fest, welche. Dann wird unter Dateien und Übergabe jede Datei und jeder Viewer über das Feld Einheiten seinen Einheiten zugewiesen, mehrere Dateien auf einmal mit Einheiten zuweisen. Das Portal jeder Einheit zeigt:

Verträge mit Unterschrift

Ein Vertrag beginnt mit einer Vorlage: Es gibt drei zum Start — Pilotenauftrag, Einverständniserklärung für Aufnahmen, Flugbetrieb — plus die, die du selbst speicherst. Der Text ist in Markdown und akzeptiert Variablen wie die Daten der Organisation, des Kunden und der Mission, die beim Versand aufgelöst werden.

Zur Unterschrift senden erledigt drei Dinge auf einmal: Es löst die Variablen auf, friert den Text ein und speichert dessen SHA-256-Fingerabdruck, und es erzeugt den Unterschriftslink. Hat der Kunde eine E-Mail-Adresse, bekommt er ihn per Post. Ab diesem Moment ist der Vertrag weder änderbar noch löschbar, auch nicht über den direkten Aufruf der Adresse.

Der Unterzeichner öffnet eine gebrandete Seite, liest den Text, gibt Vor- und Nachnamen und optional eine E-Mail-Adresse ein und setzt den Haken für die Annahme. Das System hält Namen, E-Mail, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse und Browser fest, dazu den Fingerabdruck des unterzeichneten Textes; direkt danach zeigt die Seite das Ergebnis mit dem Hash und dem unterzeichneten PDF zum Download, und du bekommst die Benachrichtigung.

Zur Rechtswirkung ist die Plattform ausdrücklich, und das gehört wiederholt: Es ist eine einfache elektronische Signatur — Name, Datum und Uhrzeit, IP und Fingerabdruck des Textes. Es ist keine qualifizierte Signatur (QES). Der Link hat einen Ablauf, den du selbst setzt, und lässt sich widerrufen: Danach unterschreibt niemand mehr.

Rechnungen und E-Rechnung

Die Rechnung ist mit INV-2026-0001 nummeriert, fortlaufend je Kalenderjahr und je Organisation. Sie hat Kunde, Auftrag, Rechnungsdatum, Zahlungsziel (voreingestellt dreißig Tage), MwSt.-Satz und dieselben Positionen wie die Angebote. Auf dem PDF wird, anders als beim Angebot, die IBAN gedruckt.

Die Status sind Entwurf, Ausgestellt und Bezahlt; Überfällig ist kein Status, den du setzt, sondern eine berechnete Bedingung für eine unbezahlte Rechnung jenseits des Zahlungsziels — und das Menü trägt ein rotes Badge mit ihrer Anzahl. Die Zahlung erfasst du von Hand über Als bezahlt markieren: Einen automatischen Abgleich gibt es nicht.

Für die Länder, die sie vorsehen, erscheint die Aktion E-Rechnung exportieren. In Italien erzeugt sie die FatturaPA-Datei im Format FPR12, die du deinem Vermittler oder dem SdI übergibst: Sie nimmt USt-IdNr. und Steuerregime aus der Organisation, den Empfängercode des Kunden — oder 0000000 mit der PEC, wenn der Code fehlt —, die Positionen mit ihren Sätzen, die MwSt.-Zusammenfassung und die Zahlungsdaten mit der IBAN. Auch die übrigen europäischen Formate sind abgebildet: Facturae für Spanien, Factur-X für Frankreich, XRechnung für Deutschland und Peppol für mehrere weitere Länder.

Zwei Grenzen solltest du kennen, bevor du das ernsthaft einsetzt. Die Plattform erzeugt die Datei, sie übermittelt sie nicht: Der Versand an den SdI bleibt bei deinem Vermittler. Und die Adresse wird nur teilweise befüllt — Postleitzahl und Ort kommen mit Platzhalterwerten heraus —, sie muss also vor dem Versand vervollständigt werden.

Die Steuerdaten, die das alles speisen — USt-IdNr., Steuernummer, IBAN, Steuerregime, MwSt.-Satz, Währung, Rechnungsadresse und die Standardtexte —, hinterlegst du im Organisationsprofil.

Steht Mehrwertsteuerpflichtig auf „nein“, entstehen Angebote und Rechnungen ohne MwSt. und ohne USt-IdNr., und der E-Rechnungs-Export erscheint nicht. Bei Steuerpflicht startet der Satz mit dem Regelsatz des Landes und lässt sich im Profil, im Dokument und pro Position ändern: die Leistung zu 19 % und das Fachbuch zu 7 % stehen auf derselben Rechnung, mit der Steuerübersicht nach Sätzen getrennt. Fällt die MwSt. gesetzlich nicht an, trägst du 0 und den Grund ein, der auf dem Dokument steht; in Italien wählt man zusätzlich die Natura, die die FatturaPA verlangt, in Spanien die Art des Umsatzes, die die Facturae verlangt (steuerfrei oder nicht steuerbar). Ohne Grund, oder ohne Natura bzw. Art auf Positionen mit 0 %, lässt sich die E-Rechnung nicht herunterladen und die Seite sagt, was fehlt.

Abonnement und Guthaben

Der Eintrag Abonnement im linken Menü — außerhalb des Bereichs Business, weil es um dein Verhältnis zur Plattform geht, nicht um deine Kunden — hat zwei Reiter. Dein Tarif zeigt den aktiven Tarif, das verfügbare Guthaben auf den vier Achsen (Live-Minuten, Verarbeitungsguthaben, Archiv-GB, Event-GB), die angebotenen Tarife und die kaufbaren Pakete; Pakete kommen zum Tarif hinzu und verfallen nicht zum Monatsende. Zahlungen und Belege listet die erfassten Zahlungen und öffnet das Creem-Portal, siehe unten.

Die Zahlungen laufen über Creem als Merchant of Record: Mehrwertsteuer und Beleg nach den Regeln deines Landes werden im Checkout angewendet, mit gültiger USt-IdNr. gilt das Reverse-Charge-Verfahren. Die Karte bleibt bei Creem, nicht bei uns: Verlängerungen werden ohne neuen Checkout abgebucht. Die angezeigten Preise verstehen sich ohne Mehrwertsteuer. Der Wechsel zum kostenlosen Tarif ist sofort; für die anderen geht es zum Checkout, und bei der Rückkehr wird der Tarif aktiviert oder das Guthaben gutgeschrieben.

Ein bezahlter Tarif wird monatlich oder jährlich abgeschlossen: jährlich heißt zwölf Monate zum Preis von zehn. Bietet der Tarif eine kostenlose Testphase, hinterlegt der Checkout die Karte ohne Abbuchung, und die erste Abbuchung kommt am Ende der Testphase: vorher kündigen, und du zahlst nichts. Die Seite zeigt Zeitraum, Status und Verlängerungsdatum. Während der Testphase bleiben Tarif und Zeitraum wie gewählt; bei aktivem Abonnement ist Auf jährlich wechseln (oder Zu diesem Tarif wechseln bei einem höheren Tarif) sofort wirksam und berechnet nur die anteilige Differenz, nach unten wird zur Verlängerung gewechselt. Zum Periodenende kündigen stoppt die Abbuchungen und lässt den Tarif bis zum bezahlten Ende aktiv.

Belege und Rechnungen stellt Creem aus, sie liegen in seinem Kundenportal: du öffnest es aus Zahlungen und Belege mit einem persönlichen Link, ohne weiteres Passwort. Dort findest du jede Zahlung mit ihrem Beleg, kannst die Rechnung auf den Namen deiner Organisation erzeugen (Name, Adresse, Notizen) und als PDF herunterladen, die Karte aktualisieren, das Abonnement kündigen — die Kündigung erreicht auch uns — und an einem Ort alle Abonnements sehen, die du über Creem bezahlst, auch anderer Dienste.

Medien

Der Eintrag Medien sammelt die Dateien aller Missionen in einer einzigen Liste: Filter nach Mission, Typ und Veröffentlichungsstatus, Veröffentlichen im Portal und Zurückziehen daraus, auch für mehrere Dateien auf einmal, Ändern von Name und Typ, Download und Löschen. Der Reiter Dateien und Übergabe in der Mission bleibt für die Arbeit im jeweiligen Zusammenhang; hier beantwortest du „Was sieht der Kunde?“ und „Was belegt Speicherplatz?“, ohne die Missionen eine nach der anderen zu öffnen.

Über den Reiter Dateien und Übergabe des Einsatzes lädst du eine Datei bis 500 MB hoch. Für schwerere Dateien — Originalvideos, Orthofotos, bis 50 GB je Datei — gibt es Große Dateien hochladen: Die Datei geht in Stücken direkt ins Archiv, und bricht die Verbindung ab, setzt du dort fort, wo es aufgehört hat, indem du dieselbe Datei erneut auswählst. Ist alles angekommen, berechnen wir den SHA-256-Fingerabdruck aus der Datei, und erst dann erscheint sie im Einsatz; hat die angekommene Datei nicht die erwartete Größe oder ist der Speicher des Plans inzwischen voll, kommt sie nicht hinein. Nutzen können es Inhaber, Administratoren und Piloten.

Für Fotos und Videos von Leuten, die außerhalb der Organisation geflogen sind — ein Operator vor Ort, ein Partner —, gibt es Material anfordern: Trag ein, wen du fragst, eventuelle Hinweise und wie viele Tage der Link gilt (höchstens 30). Du bekommst den Link, den Code und eine fertige Nachricht zum Verschicken (WhatsApp, E-Mail …). Wer sie erhält, öffnet die Seite, gibt Code und Namen ein und schickt die Dateien ohne Konto, mit demselben Hochladen in Teilen und bis 50 GB pro Datei; zu jeder Datei sieht er den SHA-256-Fingerabdruck, den wir berechnet haben, als Quittung. Die Dateien kommen unveröffentlicht in den Einsatz, jede mit dem Namen des Absenders, und wer angefordert hat, sieht es in der Glocke. Unter Materialanforderungen siehst du Links und Codes wieder und widerrufst alle auf einmal: Bereits angekommene Dateien bleiben. Anlegen kann sie, wer die Organisation verwaltet; der belegte Speicher ist der des Tarifs.

Im Organisationsprofil lässt sich die automatische Aufbewahrung einschalten: Die Medien abgeschlossener Missionen werden N Tage nach dem letzten Upload gelöscht. Standardmäßig ist sie aus; ist sie aktiv, bekommen die Manager eine Vorwarnung von 7 Tagen per E-Mail, die Datensätze bleiben erhalten (man sieht, dass die Datei da war, wie groß sie war und wann sie verschwunden ist), und die Gigabyte gehen an den Tarif zurück. Flüge und Flugbuch werden nie angetastet: Dort gilt die EASA-Aufbewahrung von 3 Jahren.

Das Kundenportal ist ein Link, den du aus der Mission heraus im Reiter Dateien und Übergabe anlegst. Er entsteht nicht aus der Liste, sondern aus der Arbeit, die er übergeben soll. Ohne Empfänger und ohne Auswahl ist es der allgemeine Link der Mission, der wiederverwendet wird, wenn es ihn schon gibt. Um einem Kunden nur das Seine zu geben — mehrere Kunden in derselben Mission —, gib den Empfangenden Kunden oder einen Empfänger an und schalte Nur die Dateien, die ich auswähle ein: Dieser Link zeigt genau die gewählten Dateien und Viewer, veröffentlicht oder nicht, und nicht das Angebot der Mission. Jeder Empfänger hat seinen eigenen Link, mit eigenem Code und eigenem Besuchsverlauf. Alle Links widerrufen schaltet sie gemeinsam ab; unter Freigabe-Links verwaltest du sie einzeln.

Beim Anlegen entscheidest du zwei Dinge: einen optionalen Ablauf — lässt du ihn leer, läuft der Link nie ab — und ob du ihn mit einem Zugangscode schützen willst, was standardmäßig aktiv ist. Der Code hat sechs Zeichen und wird dir zusammen mit dem Link angezeigt, damit du ihn dem Kunden auf einem anderen Weg übergibst. Du kannst auch den QR-Code des Portals herunterladen.

Der Kunde öffnet eine Seite mit deinem Logo und deiner Farbe, die Titel und Code der Mission zeigt, gegebenenfalls das Gültigkeitsdatum und nur die Dateien, die du veröffentlicht hast: Die Veröffentlichung jeder einzelnen Datei bleibt deine ausdrückliche Entscheidung. Jede Datei zeigt Namen, Größe und SHA-256-Fingerabdruck, damit der Empfänger prüfen kann, dass er genau diese Datei hat. Dazu können ein Angebot zum Annehmen oder Ablehnen kommen, eine Aufnahmekarte, die aus den GPS-Daten der Fotos gebaut wird, und ein Projekt-Viewer für eingebettete Modelle und Touren. Die Seite wird von Suchmaschinen nicht indexiert.

An einem aktiven Link kannst du auf drei Arten ansetzen. Ablauf verlängern verschiebt nur das Datum, bis zu dem er funktioniert: Die Adresse bleibt dieselbe, und wer sie schon hat, nutzt sie weiter, ohne etwas davon zu merken. Link neu erzeugen macht das Gegenteil: Es entsteht eine neue Adresse, und die alte ist augenblicklich tot — wer sie bekommen hatte, per E-Mail, im Chat, in einem geteilten Ordner, bleibt draußen, bis du ihm die neue schickst; Zugangscode und Zugriffsverlauf bleiben dagegen erhalten. Und schließlich gibt es Link widerrufen, sofort wirksam: Ist der Link widerrufen — genau wie abgelaufen —, öffnet er nichts mehr.

Das Zugriffsprotokoll ist der Teil, der am meisten interessiert, wenn eine Übergabe zu belegen ist. Zu jedem Öffnen werden Datum und Uhrzeit, ein Fingerabdruck der IP-Adresse — ein Hash, nie die IP im Klartext — und der verwendete Browser festgehalten. Gut zu wissen: Geschrieben wird eine Zeile je Sitzung, nicht eine je Seitenaufruf, und dasselbe gilt für den Zähler der Aufrufe; diese Zahl sagt also, wie oft das Portal geöffnet wurde, nicht wie viele Seiten angesehen wurden. Beim ersten Öffnen bekommst du, wenn du die Option aktiv lässt, eine Benachrichtigung: Der Kunde hat hineingeschaut.

Für alle, die das Material auswerten sollen — Gutachterin, Statiker, Beraterin —, gibt es Link für eine Fachperson: Du wählst den Namen, die Dateien, die sie sehen soll, und für wie viele Tage (höchstens zwei Wochen); der Link ist persönlich, mit Code, mit Hinweis beim ersten Öffnen und mit einem Ablauf, der nicht verlängert, sondern neu aktiviert wird. Auf ihrer Seite liest die Fachperson „Persönlicher Link für …“ und sieht nur das, was du gegeben hast. Muss sie stattdessen im Panel nachsehen, führt der Weg über den befristeten Nur-Lesen-Zugang unter Team.

Portfolio

Der Eintrag Portfolio pflegt das öffentliche Schaufenster deiner Organisation: Du wählst, welche Missionen erscheinen, mit welchem Titel und welcher Beschreibung — der operative Titel kann den Namen des Kunden enthalten, und der darf nicht versehentlich öffentlich werden — und in welcher Reihenfolge, per Ziehen. An den Missionen änderst du hier nur die Felder des Schaufensters: Von hier aus wird keine angelegt und keine gelöscht.

Auf jedem Link gibt es Nur Vorschau. Eingeschaltet (so voreingestellt bei Links für Fachleute) laufen Videos auf der Seite, mit dem Namen der zuschauenden Person und der Uhrzeit, die langsam darüber wandern, und die Originaldatei lässt sich von dort nicht herunterladen; Fotos kommen mit dem im Moment zusammengesetzten Streifen heraus — Logo, Name, Datum, die ersten Stellen des Fingerabdrucks —, während das Original unberührt im Archiv bleibt. Ausgeschaltet (so voreingestellt bei Lieferlinks) nimmt die Kundschaft die echten Dateien mit, wie immer: Wer die Arbeit bezahlt hat, bekommt die Arbeit. Bilder, die wir nicht mit einem Wasserzeichen versehen können, etwa TIFF-Orthofotos, laufen nicht über den Streifen. Ein in die Videodatei gebranntes Wasserzeichen ist etwas anderes — es kostet echte Arbeit — und wird gesondert angefordert.

Wenn die Datei wirklich gebraucht wird und Ansehen nicht reicht, gibt es in der Zeile des Videos Kopie mit Wasserzeichen: Der Streifen — Logo, Name der Organisation, Datum, Einsatz, Fingerabdruck und wer sie angefordert hat — wird ins Video gebrannt. Das ist echte Rechenarbeit, läuft also in einer Warteschlange, wird in Minuten gezählt, und die Kopie lebt 72 Stunden; dann verschwindet sie von selbst. Das Original wird nie angetastet und behält seinen Fingerabdruck: Die Kopie hat einen anderen, und daran erkennt man eine Datei, die herumgeht. Wurde die Kopie für einen Link gemacht, lädt sie herunter, wer diesen Link öffnet; sonst bleibt sie im Panel, für die Arbeitenden.

API, Webhooks und Verbindungen

Vier Einträge in Business verbinden Dronetrake mit deinen eigenen Systemen; sehen können sie Inhaber und Administratoren.

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