Benutzerhandbuch

Business

Der Bereich Business deckt die kaufmännische Seite ab: Kunden, Angebote, Aufträge, Verträge mit Unterschrift, Rechnungen, Abonnement und Guthaben sowie die Freigabe-Links, mit denen du die Arbeit an den Kunden übergibst. Fast alles hier drin ist Inhabern und Administratoren vorbehalten.

Kunden

Zu jedem Kunden erfasst du Namen, Firma, E-Mail, Telefon, USt-IdNr., Steuernummer, Adresse und Notizen. In den Ländern, die es vorsehen — heute Italien —, kommen auch SDI-Empfängercode und PEC hinzu, die für die E-Rechnung gebraucht werden.

Auf der Kundenseite siehst du die verknüpften Missionen. Ein Login für den Kunden gibt es nicht: Was der Kunde sieht, läuft über die Freigabe-Links.

Angebote

Ein Angebot bekommt eine je Organisation fortlaufende Nummer (QUO-0001) und trägt Betreff, Kunde, verknüpfte Mission, Gültigkeit, MwSt.-Satz (ausgehend von dem der Organisation) und die Positionen: Beschreibung, Menge und Einzelpreis, mit Nettobetrag, MwSt. und Gesamtbetrag, die bei jedem Speichern neu berechnet werden. Die Bedingungen kommen vorausgefüllt aus dem Organisationsprofil.

Das PDF erscheint mit deinem Logo; auf Angeboten wird die IBAN nicht gedruckt. Du kannst Dokumente anhängen — jeder Anhang bewahrt seinen SHA-256-Fingerabdruck — und alles als ZIP-Paket herunterladen. Ist das Angebot mit einer Mission verknüpft, legt die Aktion Wetter anhängen (open-meteo) den open-meteo-Bericht als Beleg für das gewählte Fenster hinein.

Der einzige Statuswechsel, den die Oberfläche anbietet, ist Annehmen und Auftrag anlegen: Das Angebot geht auf angenommen, und es entsteht ein Auftrag mit demselben Kunden und demselben Betreff, zum Nettobetrag. Eine direkte Umwandlung von Angebot zu Rechnung gibt es nicht: Der Weg führt über den Auftrag.

Aufträge

Der Auftrag (JOB-0001) hält den vereinbarten Preis, die verknüpften Missionen, die Ausgaben nach Kategorie (Reisekosten, Personal, Ausrüstung, Externe Dienstleistung, Genehmigungen, Sonstiges) und die gestellten Rechnungen zusammen.

Die Seite berechnet die Marge: Umsatz minus Kosten, wobei die Kosten aus den erfassten Ausgaben plus den Flugstunden der verknüpften Missionen multipliziert mit den Kosten pro Flugstunde aus dem Organisationsprofil bestehen. Das Badge ist grün, wenn die Marge positiv ist, sonst rot. Hast du die Kosten pro Flugstunde noch nicht hinterlegt, sagt die Seite es dir und schlägt einen aus deinen Daten abgeleiteten Wert vor.

Von hier aus öffnet die Aktion Rechnung erstellen einen Entwurf, der bereits eine Position in Höhe des vereinbarten Preises und ein Zahlungsziel von dreißig Tagen enthält.

Verträge mit Unterschrift

Ein Vertrag beginnt mit einer Vorlage: Es gibt drei zum Start — Pilotenauftrag, Einverständniserklärung für Aufnahmen, Flugbetrieb — plus die, die du selbst speicherst. Der Text ist in Markdown und akzeptiert Variablen wie die Daten der Organisation, des Kunden und der Mission, die beim Versand aufgelöst werden.

Zur Unterschrift senden erledigt drei Dinge auf einmal: Es löst die Variablen auf, friert den Text ein und speichert dessen SHA-256-Fingerabdruck, und es erzeugt den Unterschriftslink. Hat der Kunde eine E-Mail-Adresse, bekommt er ihn per Post. Ab diesem Moment ist der Vertrag weder änderbar noch löschbar, auch nicht über den direkten Aufruf der Adresse.

Der Unterzeichner öffnet eine gebrandete Seite, liest den Text, gibt Vor- und Nachnamen und optional eine E-Mail-Adresse ein und setzt den Haken für die Annahme. Das System hält Namen, E-Mail, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse und Browser fest, dazu den Fingerabdruck des unterzeichneten Textes; direkt danach zeigt die Seite das Ergebnis mit dem Hash und dem unterzeichneten PDF zum Download, und du bekommst die Benachrichtigung.

Zur Rechtswirkung ist die Plattform ausdrücklich, und das gehört wiederholt: Es ist eine einfache elektronische Signatur — Name, Datum und Uhrzeit, IP und Fingerabdruck des Textes. Es ist keine qualifizierte Signatur (QES). Der Link hat einen Ablauf, den du selbst setzt, und lässt sich widerrufen: Danach unterschreibt niemand mehr.

Rechnungen und E-Rechnung

Die Rechnung ist mit INV-2026-0001 nummeriert, fortlaufend je Kalenderjahr und je Organisation. Sie hat Kunde, Auftrag, Rechnungsdatum, Zahlungsziel (voreingestellt dreißig Tage), MwSt.-Satz und dieselben Positionen wie die Angebote. Auf dem PDF wird, anders als beim Angebot, die IBAN gedruckt.

Die Status sind Entwurf, Ausgestellt und Bezahlt; Überfällig ist kein Status, den du setzt, sondern eine berechnete Bedingung für eine unbezahlte Rechnung jenseits des Zahlungsziels — und das Menü trägt ein rotes Badge mit ihrer Anzahl. Die Zahlung erfasst du von Hand über Als bezahlt markieren: Einen automatischen Abgleich gibt es nicht.

Für die Länder, die sie vorsehen, erscheint die Aktion E-Rechnung exportieren. In Italien erzeugt sie die FatturaPA-Datei im Format FPR12, die du deinem Vermittler oder dem SdI übergibst: Sie nimmt USt-IdNr. und Steuerregime aus der Organisation, den Empfängercode des Kunden — oder 0000000 mit der PEC, wenn der Code fehlt —, die Positionen mit ihren Sätzen, die MwSt.-Zusammenfassung und die Zahlungsdaten mit der IBAN. Auch die übrigen europäischen Formate sind abgebildet: Facturae für Spanien, Factur-X für Frankreich, XRechnung für Deutschland und Peppol für mehrere weitere Länder.

Zwei Grenzen solltest du kennen, bevor du das ernsthaft einsetzt. Die Plattform erzeugt die Datei, sie übermittelt sie nicht: Der Versand an den SdI bleibt bei deinem Vermittler. Und die Adresse wird nur teilweise befüllt — Postleitzahl und Ort kommen mit Platzhalterwerten heraus —, sie muss also vor dem Versand vervollständigt werden.

Die Steuerdaten, die das alles speisen — USt-IdNr., Steuernummer, IBAN, Steuerregime, MwSt.-Satz, Währung, Rechnungsadresse und die Standardtexte —, hinterlegst du im Organisationsprofil.

Abonnement und Guthaben

Die Seite Abrechnung & Tarif zeigt den aktiven Tarif, das verfügbare Guthaben auf den vier Achsen (Live-Minuten, Verarbeitungs-Credits, GB Speicher, GB Event), die verfügbaren Tarife und die kaufbaren Pakete. Die Pakete kommen zum Tarif hinzu und verfallen nicht zum Monatsende.

Die Zahlungen laufen über Creem als Merchant of Record: Mehrwertsteuer und Beleg nach den Regeln deines Landes werden beim Checkout angewendet, und mit gültiger USt-IdNr. gilt das Reverse-Charge-Verfahren. Daraus folgt praktisch: Die Belege des Abonnements liegen nicht im Panel, sie werden von Creem ausgestellt. Die gezeigten Preise verstehen sich zzgl. MwSt. Der Wechsel in den kostenlosen Tarif erfolgt sofort; für die anderen geht es zum Checkout, und bei der Rückkehr ist der Tarif aktiv oder das Guthaben gutgeschrieben.

Freigabe-Links des Kundenportals

Das Kundenportal ist ein Link, den du aus der Mission heraus im Reiter Dateien und Übergabe anlegst. Er entsteht nicht aus der Liste, sondern aus der Arbeit, die er übergeben soll. Existiert für diese Mission bereits ein aktiver Link, wird er wiederverwendet, statt einen zweiten zu erzeugen.

Beim Anlegen entscheidest du zwei Dinge: einen optionalen Ablauf — lässt du ihn leer, läuft der Link nie ab — und ob du ihn mit einem Zugangscode schützen willst, was standardmäßig aktiv ist. Der Code hat sechs Zeichen und wird dir zusammen mit dem Link angezeigt, damit du ihn dem Kunden auf einem anderen Weg übergibst. Du kannst auch den QR-Code des Portals herunterladen.

Der Kunde öffnet eine Seite mit deinem Logo und deiner Farbe, die Titel und Code der Mission zeigt, gegebenenfalls das Gültigkeitsdatum und nur die Dateien, die du veröffentlicht hast: Die Veröffentlichung jeder einzelnen Datei bleibt deine ausdrückliche Entscheidung. Jede Datei zeigt Namen, Größe und SHA-256-Fingerabdruck, damit der Empfänger prüfen kann, dass er genau diese Datei hat. Dazu können ein Angebot zum Annehmen oder Ablehnen kommen, eine Aufnahmekarte, die aus den GPS-Daten der Fotos gebaut wird, und ein Projekt-Viewer für eingebettete Modelle und Touren. Die Seite wird von Suchmaschinen nicht indexiert.

An einem aktiven Link kannst du auf drei Arten ansetzen. Ablauf verlängern verschiebt nur das Datum, bis zu dem er funktioniert: Die Adresse bleibt dieselbe, und wer sie schon hat, nutzt sie weiter, ohne etwas davon zu merken. Link neu erzeugen macht das Gegenteil: Es entsteht eine neue Adresse, und die alte ist augenblicklich tot — wer sie bekommen hatte, per E-Mail, im Chat, in einem geteilten Ordner, bleibt draußen, bis du ihm die neue schickst; Zugangscode und Zugriffsverlauf bleiben dagegen erhalten. Und schließlich gibt es Link widerrufen, sofort wirksam: Ist der Link widerrufen — genau wie abgelaufen —, öffnet er nichts mehr.

Das Zugriffsprotokoll ist der Teil, der am meisten interessiert, wenn eine Übergabe zu belegen ist. Zu jedem Öffnen werden Datum und Uhrzeit, ein Fingerabdruck der IP-Adresse — ein Hash, nie die IP im Klartext — und der verwendete Browser festgehalten. Gut zu wissen: Geschrieben wird eine Zeile je Sitzung, nicht eine je Seitenaufruf, und dasselbe gilt für den Zähler der Aufrufe; diese Zahl sagt also, wie oft das Portal geöffnet wurde, nicht wie viele Seiten angesehen wurden. Beim ersten Öffnen bekommst du, wenn du die Option aktiv lässt, eine Benachrichtigung: Der Kunde hat hineingeschaut.