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Manuale d'uso

Business

▶ Business: clients, quotes, jobs, contracts, invoices and integrations ▶ Subscription: your plan, payments and receipts Video tutorial in inglese, con i sottotitoli in italiano.

Il cluster Business copre il lato commerciale: clienti, media, portfolio, i link di condivisione con cui consegni il lavoro al cliente, i collegamenti con i tuoi sistemi e, nella tendina Commerciale, preventivi, commesse, contratti con firma e fatture. Quasi tutto qui dentro è riservato a titolari e amministratori; l'abbonamento a Dronetrake e i crediti stanno invece in una voce a parte, Abbonamento.

Clienti

Di ogni cliente registri nome, azienda, email, telefono, partita IVA, codice fiscale, indirizzo e note. Nei paesi che lo prevedono — oggi l'Italia — compaiono anche codice destinatario SDI e PEC, che servono all'e-fattura.

Dalla scheda vedi le missioni collegate. Non esiste un login per il cliente: quello che il cliente vede passa dai link di condivisione.

Preventivi

Un preventivo riceve un numero progressivo per organizzazione (QUO-0001) e porta titolo, cliente, missione collegata, validità, aliquota IVA (che parte da quella dell'organizzazione) e le righe: descrizione, quantità e prezzo unitario, con imponibile, IVA e totale calcolati a ogni salvataggio. I termini arrivano precompilati dal profilo dell'organizzazione.

Il PDF esce col tuo logo; sui preventivi l'IBAN non viene stampato. Puoi allegare documenti — ogni allegato conserva la sua impronta SHA-256 — e scaricare tutto in un pacchetto ZIP. Se il preventivo è legato a una missione, l'azione allega meteo ci mette dentro il report open-meteo come prova della finestra scelta.

L'unico passaggio di stato disponibile nell'interfaccia è Accetta e crea commessa: il preventivo passa ad accettato e nasce una commessa con lo stesso cliente e lo stesso titolo, al valore imponibile. Non c'è una conversione diretta da preventivo a fattura: si passa dalla commessa.

Commesse

La commessa (JOB-0001) tiene insieme il prezzo pattuito, le missioni collegate, le spese per categoria (trasferta, personale, attrezzatura, servizio esterno, autorizzazioni, altro) e le fatture emesse.

La scheda calcola il margine: ricavo meno costi, dove i costi sono le spese registrate più le ore di volo delle missioni collegate moltiplicate per il costo orario impostato nel profilo dell'organizzazione. Il badge è verde se il margine è positivo, rosso se no. Se non hai ancora impostato un costo ora-volo la scheda te lo dice e ti propone un valore ricavato dai tuoi dati.

Da qui l'azione Crea fattura apre una bozza già compilata con una riga pari al prezzo pattuito e scadenza a trenta giorni.

Unità della commessa

Una commessa con molti indirizzi — i condomini di un quartiere, i lotti di un consorzio — si divide in unità: ognuna è un indirizzo col suo ciclo di consegna, il suo portale cliente e il suo QR. Le carichi con Importa CSV (colonne riconosciute dall'intestazione, in italiano o inglese: indirizzo, lat, lng, riferimento, etichetta, note) o con Importa KML (segnaposto di Google Earth o un piano di volo). Il Riferimento è il codice del cliente e fa da chiave: reimportare lo stesso file aggiorna, non duplica. Esporta KML le riporta in Google Earth, Unità sulla mappa le mostra tutte, Stampa QR (tutte) e Stampa QR (selezionate) preparano le schede da affiggere.

Ogni unità passa per sei fasi: Importata, In lavorazione, In revisione, Report pronto, Consegnata, Vista dal cliente. Cambia fase la sposta, anche su più unità insieme. Passando a Consegnata parte, una volta sola, l'email al cliente della commessa col link del portale e il codice d'accesso. Vista dal cliente non si imposta a mano: la scrive il portale quando il cliente apre davvero il link.

Un volo può coprire più unità, anche di commesse e clienti diversi: per esempio una missione sola su più lotti contigui. Nella missione, Unità coperte dal volo dice quali. Poi, in File e consegna, ogni file e ogni viewer si assegna alle sue unità col campo Unità, o più file insieme con Assegna alle unità. Il portale di ogni unità mostra:

Contratti con firma

Un contratto parte da un modello: ce ne sono tre di partenza — incarico pilota, liberatoria riprese, operazioni di volo — più quelli che salvi tu. Il testo è in markdown e accetta variabili come i dati dell'organizzazione, del cliente e della missione, che vengono risolte al momento dell'invio.

Invia per firma fa tre cose insieme: risolve le variabili, congela il testo salvandone l'impronta SHA-256 e genera il link di firma. Se il cliente ha un'email lo riceve via posta. Da quel momento il contratto non è più modificabile né eliminabile, nemmeno entrando dall'indirizzo diretto.

Il firmatario apre una pagina brandizzata, legge il testo, inserisce nome e cognome, un'email facoltativa e spunta l'accettazione. Il sistema registra nome, email, data e ora, indirizzo IP e browser, oltre all'impronta del testo firmato; subito dopo la pagina mostra l'esito con l'hash e il PDF firmato da scaricare, e tu ricevi la notifica.

Sul valore giuridico la piattaforma è esplicita, e conviene ripeterlo: è una firma elettronica semplice — nome, data e ora, IP e impronta del testo. Non è una firma qualificata (QES). Il link ha una scadenza che imposti tu e si può revocare: dopo, non firma più nessuno.

Fatture ed e-fattura

La fattura è numerata INV-2026-0001, progressiva per anno solare e per organizzazione. Ha cliente, commessa, data di emissione, scadenza (trenta giorni di default), aliquota IVA e le stesse righe dei preventivi. Sul PDF, a differenza del preventivo, l'IBAN viene stampato.

Gli stati sono bozza, emessa e pagata; Scaduta non è uno stato che imposti ma una condizione calcolata su una fattura non pagata oltre la data di scadenza — e il menu porta un badge rosso col loro numero. Il pagamento si registra a mano con Segna pagata: non c'è riconciliazione automatica.

Per i paesi che la prevedono compare l'azione di export e-fattura. In Italia produce il file FatturaPA in formato FPR12 da consegnare al tuo intermediario o allo SdI: prende partita IVA e regime fiscale dall'organizzazione, il codice destinatario del cliente — o 0000000 con la PEC quando il codice manca —, le righe con le aliquote, il riepilogo IVA e i dati di pagamento con l'IBAN. Sono mappati anche gli altri formati europei: Facturae per la Spagna, Factur-X per la Francia, XRechnung per la Germania e Peppol per diversi altri paesi.

Due limiti da conoscere prima di usarla sul serio. La piattaforma genera il file, non lo trasmette: l'invio allo SdI resta al tuo intermediario. E l'indirizzo viene compilato in modo parziale — CAP e comune escono con valori segnaposto — quindi vanno completati prima dell'invio.

I dati fiscali che alimentano tutto questo — partita IVA, codice fiscale, IBAN, regime fiscale, aliquota, valuta, indirizzo di fatturazione e i testi di default — si impostano nel profilo dell'organizzazione.

Con In regime IVA su «no» preventivi e fatture nascono senza IVA e senza partita IVA, e l'export e-fattura non compare. In regime IVA l'aliquota parte da quella ordinaria del paese e si cambia nel profilo, sul documento e riga per riga: una prestazione al 22% e un'altra al 10% stanno nella stessa fattura, con il riepilogo IVA diviso per aliquota. Quando l'IVA non si applica per legge si scrive 0 e il motivo, che esce sul documento; in Italia si sceglie anche la Natura chiesta dalla FatturaPA, in Spagna il tipo di operazione chiesto dalla Facturae (esente o non soggetta). Senza motivo, o senza Natura o tipo sulle righe a zero, il file e-fattura non si scarica e la pagina dice cosa manca.

Abbonamento e crediti

La voce Abbonamento nel menu di sinistra — fuori dall'area Business, perché riguarda il tuo rapporto con la piattaforma e non i tuoi clienti — ha due schede. Il tuo piano mostra il piano attivo, i crediti disponibili sui quattro assi (minuti live, crediti di elaborazione, GB di archivio, GB evento), i piani disponibili e i pacchetti acquistabili; i pacchetti si sommano al piano e non scadono a fine mese. Pagamenti e ricevute raccoglie i pagamenti registrati e apre il portale di Creem, descritto sotto.

I pagamenti passano da Creem come Merchant of Record: IVA e ricevuta secondo il tuo paese vengono applicate al checkout, e con partita IVA valida si applica il reverse charge. La carta resta su Creem, non da noi: i rinnovi si addebitano senza un nuovo checkout. I prezzi mostrati sono IVA esclusa. Passare al piano gratuito è immediato; per gli altri si va al checkout, e al ritorno il piano si attiva o i crediti vengono accreditati.

Un piano a pagamento si sottoscrive mensile o annuale: l'annuale sono dodici mesi al prezzo di dieci. Dove il piano prevede la prova gratuita, il checkout registra la carta senza addebiti e il primo addebito arriva a fine prova: disdici prima e non paghi nulla. La pagina mostra periodo, stato e data del rinnovo. Durante la prova piano e periodo restano quelli scelti; ad abbonamento attivo Passa all'annuale (o Passa a questo piano su un piano superiore) è immediato e addebita solo la differenza proporzionale, mentre verso il basso si cambia al rinnovo. Disdici a fine periodo ferma gli addebiti e lascia il piano attivo fino alla scadenza pagata.

Chi arriva dalla scheda di un evento della nostra directory trova il codice dell'evento (per esempio AFRIDEX26): con Pilot, Crew o Ops il primo mese dopo la prova è gratis. Il codice vale da 15 giorni prima a 7 giorni dopo l'evento, resta legato all'organizzazione che si registra dal riquadro e si applica da solo al checkout del primo abbonamento mensile; Abbonamento lo ricorda finché vale. Si può anche scrivere a mano nel checkout di Creem.

Le ricevute e le fatture le emette Creem, e stanno nel suo portale cliente: lo apri da Pagamenti e ricevute con un link personale, senza un'altra password. Lì trovi ogni pagamento con la sua ricevuta, puoi generare la fattura intestata alla tua organizzazione (nome, indirizzo, note) e scaricarla in PDF, aggiornare la carta, disdire l'abbonamento — la disdetta arriva anche a noi — e vedere in un posto solo tutti gli abbonamenti che paghi tramite Creem, anche di altri servizi.

Media

La voce Media raccoglie i file di tutte le missioni in un elenco solo: filtri per missione, tipo e stato di pubblicazione, pubblicazione e ritiro dal portale anche in blocco, modifica di nome e tipo, download e cancellazione. La scheda File dentro la missione resta per il lavoro nel suo contesto; qui si risponde a «cosa sta vedendo il cliente?» e «cosa occupa spazio?» senza aprire le missioni una a una.

Dalla scheda File e consegna della missione un file si carica fino a 500 MB. Per i file più pesanti — i video originali, le ortofoto, fino a 50 GB l'uno — c'è Carica file grandi: il file va a pezzi direttamente nell'archivio, e se la connessione cade si riprende da dove era arrivato scegliendo di nuovo lo stesso file. Quando è arrivato tutto calcoliamo noi l'impronta SHA-256 leggendo il file, e solo allora il file compare nella missione; se il peso arrivato non è quello atteso, o lo spazio del piano è finito nel frattempo, il file non entra. Lo usano titolare, amministratori e piloti.

Per le foto e i video di chi ha volato fuori dall'organizzazione — un operatore remoto, un collaboratore — c'è Chiedi materiale: scrivi a chi lo chiedi, eventuali istruzioni e per quanti giorni vale il link (al massimo 30). Ricevi il link, il codice e un messaggio pronto da mandare (WhatsApp, email…). Chi lo riceve apre la pagina, scrive il codice e il suo nome e manda i file senza account, con lo stesso caricamento a pezzi e fino a 50 GB l'uno; per ogni file vede l'impronta SHA-256 che abbiamo calcolato, come ricevuta. I file entrano nella missione non pubblicati, ognuno col nome di chi l'ha mandato, e chi ha fatto la richiesta lo vede nella campanella. Da Richieste di materiale rivedi link e codici e le revochi tutte insieme: i file già arrivati restano. Le crea chi gestisce l'organizzazione; lo spazio usato è quello del piano.

Nel profilo dell'organizzazione si può attivare la conservazione automatica: i media delle missioni completate si cancellano N giorni dopo l'ultimo caricamento. È spenta di default; quando è attiva i manager ricevono un preavviso di 7 giorni via email, i record restano (si vede che il file c'era, quanto pesava e quando è sparito) e i gigabyte tornano al piano. I voli e il logbook non vengono mai toccati: lì vale la retention EASA di 3 anni.

Il portale cliente è un link che apri dalla missione, nel tab File e consegna. Non si crea dall'elenco: nasce dal lavoro che deve consegnare. Senza destinatario e senza selezione è il link generale della missione, riusato se esiste già. Per dare a un cliente solo il suo — più clienti nella stessa missione — indica il Cliente destinatario o un Destinatario e accendi Solo i file che scelgo: quel link mostra esattamente i file e i viewer scelti, pubblicati o no, e non l'offerta della missione. Ogni destinatario ha il suo link, col suo codice e il suo storico delle visite. Revoca tutti i link li spegne insieme; dalla voce Link di condivisione li gestisci uno per uno.

Alla creazione decidi due cose: una scadenza facoltativa — lasciandola vuota il link non scade — e se proteggerlo con un codice d'accesso, opzione attiva di default. Il codice è di sei caratteri e ti viene mostrato insieme al link, da passare al cliente per una via diversa. Puoi anche scaricare il QR del portale.

Il cliente apre una pagina col tuo logo e il tuo colore, che riporta titolo e codice della missione, l'eventuale data di validità, e solo i file che hai pubblicato: la pubblicazione dei singoli file resta un gesto tuo, esplicito. Ogni file mostra nome, dimensione e impronta SHA-256, così chi riceve può verificare di avere esattamente quel file. Ci possono essere anche un'offerta da accettare o declinare, una mappa degli scatti costruita dai dati GPS delle foto e un viewer del progetto per modelli e tour incorporati. La pagina non è indicizzata dai motori di ricerca.

Su un link attivo puoi intervenire in tre modi. Proroga scadenza sposta soltanto la data fino a cui funziona: l'indirizzo resta lo stesso, e chi ce l'ha già continua a usarlo senza accorgersi di nulla. Rigenera link fa l'opposto: crea un indirizzo nuovo e spegne il vecchio all'istante, quindi chi lo aveva ricevuto — per email, in chat, in una cartella condivisa — resta fuori finché non gli mandi quello nuovo; codice d'accesso e storico delle visite, invece, restano quelli. Infine c'è la revoca, immediata: da revocato, come da scaduto, il link non apre più nulla.

Il log accessi è la parte che interessa di più quando serve dimostrare una consegna. Per ogni apertura vengono registrati data e ora, un'impronta dell'indirizzo IP — un hash, mai l'IP in chiaro — e il browser usato. Da sapere: si scrive una riga per sessione, non una per ogni ricarica della pagina, e lo stesso vale per il contatore delle visite; quindi quel numero dice quante volte il portale è stato aperto, non quante pagine sono state viste. Alla prima apertura, se lasci attiva l'opzione, ricevi una notifica: il cliente ha guardato.

Per chi deve analizzare il materiale — un perito, uno strutturista, un consulente — c'è Link per un esperto: scegli il suo nome, i file che deve vedere e per quanti giorni (al massimo due settimane), e il link nasce personale, con codice, con l'avviso alla prima apertura e con una scadenza che non si allunga: si riattiva. Sulla sua pagina l'esperto legge «Link personale per…» e vede solo quello che gli hai dato. Se invece deve guardare dentro il pannello, la strada è la sola visione a tempo in Squadra.

Portfolio

La voce Portfolio cura la vetrina pubblica della tua organizzazione: scegli quali missioni compaiono, con quale titolo e descrizione — il titolo operativo può contenere il nome del cliente, e in pubblico non deve finirci per sbaglio — e in che ordine, trascinandole. Delle missioni si toccano solo i campi della vetrina: da qui non se ne creano e non se ne cancellano.

Su ogni link c'è Solo anteprima. Acceso (di suo sui link per gli esperti), i video si guardano dentro la pagina, con il nome di chi guarda e l'ora in sovrimpressione che si sposta piano, e il file originale da lì non si scarica; le foto escono con la fascia composta al momento — logo, nome, data, prime cifre dell'impronta — e l'originale resta in archivio, intatto. Spento (di suo sui link di consegna), il cliente si porta via i file veri, come sempre: chi ha pagato il lavoro riceve il lavoro. Le immagini che non sappiamo filigranare, come le ortofoto TIFF, non passano dalla fascia. La filigrana impressa nel file di un video è un'altra cosa — costa lavoro vero — e si chiede a parte.

Quando serve davvero il file, e non basta guardarlo, c'è Copia filigranata sulla riga del video: la fascia — logo, nome dell'ente, data, missione, impronta e chi l'ha chiesta — viene impressa dentro il video. È lavoro vero di elaborazione, quindi si fa in coda, si conta a minuti e la copia vive 72 ore; poi sparisce da sola. L'originale non si tocca mai e mantiene la sua impronta: la copia ne ha un'altra, ed è così che si riconosce un file che gira. Se la copia è stata fatta per un link, chi apre quel link la scarica da lì; altrimenti resta nel pannello, per chi opera.

API, webhook e collegamenti

Quattro voci di Business collegano Dronetrake ai tuoi sistemi, e le vedono titolari e amministratori.

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