Manuale d'uso
Business
Il cluster Business copre il lato commerciale: clienti, preventivi, commesse, contratti con firma, fatture, abbonamento e crediti, e i link di condivisione con cui consegni il lavoro al cliente. Quasi tutto qui dentro è riservato a titolari e amministratori.
Clienti
Di ogni cliente registri nome, azienda, email, telefono, partita IVA, codice fiscale, indirizzo e note. Nei paesi che lo prevedono — oggi l'Italia — compaiono anche codice destinatario SDI e PEC, che servono all'e-fattura.
Dalla scheda vedi le missioni collegate. Non esiste un login per il cliente: quello che il cliente vede passa dai link di condivisione.
Preventivi
Un preventivo riceve un numero progressivo per organizzazione (QUO-0001) e porta titolo, cliente, missione collegata, validità, aliquota IVA (che parte da quella dell'organizzazione) e le righe: descrizione, quantità e prezzo unitario, con imponibile, IVA e totale calcolati a ogni salvataggio. I termini arrivano precompilati dal profilo dell'organizzazione.
Il PDF esce col tuo logo; sui preventivi l'IBAN non viene stampato. Puoi allegare documenti — ogni allegato conserva la sua impronta SHA-256 — e scaricare tutto in un pacchetto ZIP. Se il preventivo è legato a una missione, l'azione allega meteo ci mette dentro il report open-meteo come prova della finestra scelta.
L'unico passaggio di stato disponibile nell'interfaccia è Accetta e crea commessa: il preventivo passa ad accettato e nasce una commessa con lo stesso cliente e lo stesso titolo, al valore imponibile. Non c'è una conversione diretta da preventivo a fattura: si passa dalla commessa.
Commesse
La commessa (JOB-0001) tiene insieme il prezzo pattuito, le missioni collegate, le spese per categoria (trasferta, personale, attrezzatura, servizio esterno, autorizzazioni, altro) e le fatture emesse.
La scheda calcola il margine: ricavo meno costi, dove i costi sono le spese registrate più le ore di volo delle missioni collegate moltiplicate per il costo orario impostato nel profilo dell'organizzazione. Il badge è verde se il margine è positivo, rosso se no. Se non hai ancora impostato un costo ora-volo la scheda te lo dice e ti propone un valore ricavato dai tuoi dati.
Da qui l'azione Crea fattura apre una bozza già compilata con una riga pari al prezzo pattuito e scadenza a trenta giorni.
Contratti con firma
Un contratto parte da un modello: ce ne sono tre di partenza — incarico pilota, liberatoria riprese, operazioni di volo — più quelli che salvi tu. Il testo è in markdown e accetta variabili come i dati dell'organizzazione, del cliente e della missione, che vengono risolte al momento dell'invio.
Invia per firma fa tre cose insieme: risolve le variabili, congela il testo salvandone l'impronta SHA-256 e genera il link di firma. Se il cliente ha un'email lo riceve via posta. Da quel momento il contratto non è più modificabile né eliminabile, nemmeno entrando dall'indirizzo diretto.
Il firmatario apre una pagina brandizzata, legge il testo, inserisce nome e cognome, un'email facoltativa e spunta l'accettazione. Il sistema registra nome, email, data e ora, indirizzo IP e browser, oltre all'impronta del testo firmato; subito dopo la pagina mostra l'esito con l'hash e il PDF firmato da scaricare, e tu ricevi la notifica.
Sul valore giuridico la piattaforma è esplicita, e conviene ripeterlo: è una firma elettronica semplice — nome, data e ora, IP e impronta del testo. Non è una firma qualificata (QES). Il link ha una scadenza che imposti tu e si può revocare: dopo, non firma più nessuno.
Fatture ed e-fattura
La fattura è numerata INV-2026-0001, progressiva per anno solare e per organizzazione. Ha cliente, commessa, data di emissione, scadenza (trenta giorni di default), aliquota IVA e le stesse righe dei preventivi. Sul PDF, a differenza del preventivo, l'IBAN viene stampato.
Gli stati sono bozza, emessa e pagata; Scaduta non è uno stato che imposti ma una condizione calcolata su una fattura non pagata oltre la data di scadenza — e il menu porta un badge rosso col loro numero. Il pagamento si registra a mano con Segna pagata: non c'è riconciliazione automatica.
Per i paesi che la prevedono compare l'azione di export e-fattura. In Italia produce il file FatturaPA in formato FPR12 da consegnare al tuo intermediario o allo SdI: prende partita IVA e regime fiscale dall'organizzazione, il codice destinatario del cliente — o 0000000 con la PEC quando il codice manca —, le righe con le aliquote, il riepilogo IVA e i dati di pagamento con l'IBAN. Sono mappati anche gli altri formati europei: Facturae per la Spagna, Factur-X per la Francia, XRechnung per la Germania e Peppol per diversi altri paesi.
Due limiti da conoscere prima di usarla sul serio. La piattaforma genera il file, non lo trasmette: l'invio allo SdI resta al tuo intermediario. E l'indirizzo viene compilato in modo parziale — CAP e comune escono con valori segnaposto — quindi vanno completati prima dell'invio.
I dati fiscali che alimentano tutto questo — partita IVA, codice fiscale, IBAN, regime fiscale, aliquota, valuta, indirizzo di fatturazione e i testi di default — si impostano nel profilo dell'organizzazione.
Abbonamento e crediti
La pagina Fatturazione e piano mostra il piano attivo, i crediti disponibili sui quattro assi (minuti live, crediti di elaborazione, GB di archivio, GB evento), i piani disponibili e i pacchetti acquistabili. I pacchetti si sommano al piano e non scadono a fine mese.
I pagamenti passano da Creem come Merchant of Record: IVA e ricevuta secondo il tuo paese vengono applicate al checkout, e con partita IVA valida si applica il reverse charge. Ne segue una conseguenza pratica: le ricevute dell'abbonamento non stanno nel pannello, le emette Creem. I prezzi mostrati sono IVA esclusa. Passare al piano gratuito è immediato; per gli altri si va al checkout, e al ritorno il piano si attiva o i crediti vengono accreditati.
Link di condivisione del portale cliente
Il portale cliente è un link che apri dalla missione, nel tab File e consegna. Non si crea dall'elenco: nasce dal lavoro che deve consegnare. Se per quella missione esiste già un link attivo, viene riusato invece di generarne un secondo.
Alla creazione decidi due cose: una scadenza facoltativa — lasciandola vuota il link non scade — e se proteggerlo con un codice d'accesso, opzione attiva di default. Il codice è di sei caratteri e ti viene mostrato insieme al link, da passare al cliente per una via diversa. Puoi anche scaricare il QR del portale.
Il cliente apre una pagina col tuo logo e il tuo colore, che riporta titolo e codice della missione, l'eventuale data di validità, e solo i file che hai pubblicato: la pubblicazione dei singoli file resta un gesto tuo, esplicito. Ogni file mostra nome, dimensione e impronta SHA-256, così chi riceve può verificare di avere esattamente quel file. Ci possono essere anche un'offerta da accettare o declinare, una mappa degli scatti costruita dai dati GPS delle foto e un viewer del progetto per modelli e tour incorporati. La pagina non è indicizzata dai motori di ricerca.
Su un link attivo puoi intervenire in tre modi. Proroga scadenza sposta soltanto la data fino a cui funziona: l'indirizzo resta lo stesso, e chi ce l'ha già continua a usarlo senza accorgersi di nulla. Rigenera link fa l'opposto: crea un indirizzo nuovo e spegne il vecchio all'istante, quindi chi lo aveva ricevuto — per email, in chat, in una cartella condivisa — resta fuori finché non gli mandi quello nuovo; codice d'accesso e storico delle visite, invece, restano quelli. Infine c'è la revoca, immediata: da revocato, come da scaduto, il link non apre più nulla.
Il log accessi è la parte che interessa di più quando serve dimostrare una consegna. Per ogni apertura vengono registrati data e ora, un'impronta dell'indirizzo IP — un hash, mai l'IP in chiaro — e il browser usato. Da sapere: si scrive una riga per sessione, non una per ogni ricarica della pagina, e lo stesso vale per il contatore delle visite; quindi quel numero dice quante volte il portale è stato aperto, non quante pagine sono state viste. Alla prima apertura, se lasci attiva l'opzione, ricevi una notifica: il cliente ha guardato.