Manual de uso

Negocio

El área Negocio cubre el lado comercial: clientes, medios, portfolio, los enlaces de compartición con los que entregas el trabajo al cliente, las conexiones con tus sistemas y, en el desplegable Comercial, presupuestos, encargos, contratos con firma y facturas. Casi todo lo de aquí dentro está reservado a titulares y administradores; la suscripción a Dronetrake y los créditos están, en cambio, en una entrada aparte, Suscripción.

Clientes

De cada cliente registras nombre, empresa, email, teléfono, NIF/CIF, código fiscal, dirección y notas. En los países que lo contemplan — hoy Italia — aparecen además el código de destinatario SDI y el correo certificado (PEC), que hacen falta para la factura electrónica.

Desde la ficha ves las misiones vinculadas. No existe un acceso para el cliente: lo que el cliente ve pasa por los enlaces de compartición.

Presupuestos

Un presupuesto recibe un número correlativo por organización (QUO-0001) y lleva asunto, cliente, misión vinculada, validez, tipo de IVA (que parte del de la organización) y las líneas: descripción, cantidad y precio unitario, con base imponible, IVA y total calculados en cada guardado. Las condiciones llegan precargadas desde el perfil de la organización.

El PDF sale con tu logotipo; en los presupuestos el IBAN no se imprime. Puedes adjuntar documentos — cada adjunto conserva su huella SHA-256 — y descargarlo todo en un paquete ZIP. Si el presupuesto está vinculado a una misión, la acción Adjuntar meteo (open-meteo) le mete dentro el informe de open-meteo como prueba de la ventana elegida.

El único cambio de estado disponible en la interfaz es Aceptar y crear encargo: el presupuesto pasa a aceptado y nace un encargo con el mismo cliente y el mismo asunto, por el valor de la base imponible. No hay una conversión directa de presupuesto a factura: se pasa por el encargo.

Encargos

El encargo (JOB-0001) mantiene unidos el precio acordado, las misiones vinculadas, los gastos por categoría (desplazamiento, personal, equipamiento, servicio externo, autorizaciones, otro) y las facturas emitidas.

La ficha calcula el margen: ingreso menos costes, donde los costes son los gastos registrados más las horas de vuelo de las misiones vinculadas multiplicadas por el coste por hora definido en el perfil de la organización. El distintivo es verde si el margen es positivo, rojo si no. Si aún no has definido un coste por hora de vuelo, la ficha te lo dice y te propone un valor deducido de tus propios datos.

Desde aquí, la acción Crear factura abre un borrador ya rellenado con una línea igual al precio acordado y vencimiento a treinta días.

Unidades del encargo

Un encargo con muchas direcciones — los edificios de un barrio, los lotes de un consorcio — se divide en unidades: cada una es una dirección con su propio ciclo de entrega, su portal del cliente y su QR. Las cargas con Importar CSV (columnas reconocidas por el encabezado, en inglés o italiano: address, lat, lng, reference, label, notes) o con Importar KML (marcas de Google Earth o un plan de vuelo). La Referencia es el código del cliente y hace de clave: volver a importar el mismo archivo actualiza, no duplica. Exportar KML las devuelve a Google Earth, Unidades en el mapa las muestra todas, Imprimir QR (todas) e Imprimir QR (seleccionadas) preparan las fichas para colgar.

Cada unidad pasa por seis fases: Importada, En proceso, En revisión, Informe listo, Entregada, Vista por el cliente. Cambiar fase la mueve, también varias unidades a la vez. Al pasar a Entregada sale, una sola vez, el correo al cliente del encargo con el enlace del portal y el código de acceso. Vista por el cliente no se pone a mano: la escribe el portal cuando el cliente abre de verdad el enlace.

Un vuelo puede cubrir varias unidades, incluso de encargos y clientes distintos: por ejemplo una sola misión sobre varios lotes contiguos. En la misión, Unidades cubiertas por el vuelo dice cuáles. Después, en Archivos y entrega, cada archivo y cada visor se asigna a sus unidades con el campo Unidades, o varios archivos a la vez con Asignar a unidades. El portal de cada unidad muestra:

• las entregas asignadas a ella;
• los documentos y autorizaciones de la misión no asignados, que prueban que el vuelo estaba permitido y sirven a todos (si un documento nombra a otro cliente, asígnalo);
• nada más: ningún cliente ve una entrega no asignada, salvo que el vuelo cubra una sola unidad, y entonces es suya.

Contratos con firma

Un contrato parte de una plantilla: hay tres de partida — encargo de piloto, autorización de imagen, operaciones de vuelo — más las que guardes tú. El texto está en markdown y admite variables como los datos de la organización, del cliente y de la misión, que se resuelven en el momento del envío.

Enviar para firma hace tres cosas a la vez: resuelve las variables, congela el texto guardando su huella SHA-256 y genera el enlace de firma. Si el cliente tiene un email, lo recibe por correo. A partir de ese momento el contrato ya no se puede modificar ni eliminar, ni siquiera entrando por la dirección directa.

El firmante abre una página con tu marca, lee el texto, introduce nombre y apellidos, un email opcional y marca la aceptación. El sistema registra nombre, email, fecha y hora, dirección IP y navegador, además de la huella del texto firmado; justo después la página muestra el resultado con el hash y el PDF firmado para descargar, y tú recibes la notificación.

Sobre el valor jurídico la plataforma es explícita, y conviene repetirlo: es una firma electrónica simple — nombre, fecha y hora, IP y huella del texto. No es una firma cualificada (QES). El enlace tiene una caducidad que fijas tú y se puede revocar: después, ya no firma nadie.

Facturas y factura electrónica

La factura va numerada INV-2026-0001, correlativa por año natural y por organización. Tiene cliente, encargo, fecha de emisión, vencimiento (treinta días por defecto), tipo de IVA y las mismas líneas que los presupuestos. En el PDF, a diferencia del presupuesto, el IBAN sí se imprime.

Los estados son borrador, emitida y pagada; Vencida no es un estado que fijes tú, sino una condición calculada sobre una factura no pagada más allá de la fecha de vencimiento — y el menú lleva un distintivo rojo con su número. El pago se registra a mano con Marcar como pagada: no hay conciliación automática.

Para los países que la contemplan aparece la acción de exportar factura electrónica. En Italia produce el archivo FatturaPA en formato FPR12 para entregar a tu intermediario o al SdI: toma el NIF/CIF y el régimen fiscal de la organización, el código de destinatario del cliente — o 0000000 con el correo certificado cuando el código falta —, las líneas con sus tipos, el resumen de IVA y los datos de pago con el IBAN. Están mapeados también los demás formatos europeos: Facturae para España, Factur-X para Francia, XRechnung para Alemania y Peppol para varios países más.

Dos límites que conviene conocer antes de usarla en serio. La plataforma genera el archivo, no lo transmite: el envío al SdI sigue siendo cosa de tu intermediario. Y la dirección se rellena de forma parcial — código postal y municipio salen con valores de marcador —, así que hay que completarlos antes del envío.

Los datos fiscales que alimentan todo esto — NIF/CIF, código fiscal, IBAN, régimen fiscal, tipo de IVA, moneda, dirección de facturación y los textos predeterminados — se configuran en el perfil de la organización.

Con Sujeto a IVA en «no», presupuestos y facturas se emiten sin IVA y sin NIF de IVA, y la exportación de factura electrónica no aparece. Si se está sujeto, el tipo parte del general del país y se cambia en el perfil, en el documento y línea por línea: el servicio al 21 % y otro al 10 % van en la misma factura, con el resumen de IVA separado por tipo. Cuando el IVA no se aplica por ley se escribe 0 y el motivo, que aparece en el documento; en Italia se elige además la Natura que pide la FatturaPA; en España, el tipo de operación que pide la Facturae (sujeta y exenta o no sujeta). Sin motivo, o sin Natura o tipo en las líneas a cero, el archivo de factura electrónica no se descarga y la página dice qué falta.

Suscripción y créditos

La entrada Suscripción del menú de la izquierda — fuera del área Negocio, porque trata de tu relación con la plataforma y no de tus clientes — tiene dos pestañas. Tu plan muestra el plan activo, los créditos disponibles en los cuatro ejes (minutos en directo, créditos de procesamiento, GB de archivo, GB de evento), los planes disponibles y los paquetes que puedes comprar; los paquetes se suman al plan y no caducan a fin de mes. Pagos y recibos recoge los pagos registrados y abre el portal de Creem, descrito más abajo.

Los pagos pasan por Creem como Merchant of Record: el IVA y el recibo según tu país se aplican en el checkout, y con un NIF-IVA válido se aplica la inversión del sujeto pasivo. La tarjeta se queda en Creem, no con nosotros: las renovaciones se cobran sin un nuevo checkout. Los precios mostrados no incluyen IVA. Pasar al plan gratuito es inmediato; para los demás se va al checkout, y al volver el plan se activa o se abonan los créditos.

Un plan de pago se contrata mensual o anual: el anual son doce meses al precio de diez. Si el plan ofrece prueba gratis, el checkout registra la tarjeta sin cargo y el primer cargo llega al final de la prueba: cancela antes y no pagas nada. La página muestra periodo, estado y fecha de renovación. Durante la prueba el plan y el periodo se quedan como los elegiste; con la suscripción activa, Pasar a anual (o Pasar a este plan en un plan superior) es inmediato y cobra solo la diferencia proporcional, mientras que hacia abajo se cambia en la renovación. Cancelar a fin de periodo detiene los cargos y deja el plan activo hasta el vencimiento pagado.

Quien llega desde la ficha de un evento de nuestro directorio recibe el código del evento (por ejemplo AFRIDEX26): con Pilot, Crew u Ops el primer mes tras la prueba es gratis. El código vale desde 15 días antes hasta 7 días después del evento, queda ligado a la organización que se registra desde el recuadro y se aplica solo en el pago de la primera suscripción mensual; Suscripción lo recuerda mientras es válido. También se puede escribir a mano en el pago de Creem.

Los recibos y las facturas los emite Creem y están en su portal de cliente: lo abres desde Pagos y recibos con un enlace personal, sin otra contraseña. Allí encuentras cada pago con su recibo, puedes generar la factura a nombre de tu organización (nombre, dirección, notas) y descargarla en PDF, actualizar la tarjeta, cancelar la suscripción — la cancelación también nos llega — y ver en un solo sitio todas las suscripciones que pagas a través de Creem, también de otros servicios.

Medios

La entrada Medios reúne los archivos de todas las misiones en un único listado: filtros por misión, tipo y estado de publicación, publicación en el portal y retirada, también en bloque, cambio de nombre y tipo, descarga y borrado. La pestaña Archivos y entrega dentro de la misión sigue siendo para el trabajo en su contexto; aquí se responde a «¿qué está viendo el cliente?» y «¿qué ocupa espacio?» sin abrir las misiones una a una.

Desde la pestaña Archivos y entrega de la misión se sube un archivo de hasta 500 MB. Para los más pesados — vídeos originales, ortofotos, hasta 50 GB cada uno — está Subir archivos grandes: el archivo va por partes directamente al almacenamiento, y si se cae la conexión lo retomas donde se había quedado eligiendo de nuevo el mismo archivo. Cuando ha llegado todo calculamos la huella SHA-256 leyendo el archivo, y solo entonces aparece en la misión; si el tamaño que ha llegado no es el esperado, o el espacio del plan se ha agotado mientras tanto, el archivo no entra. Lo usan el titular, los administradores y los pilotos.

Para las fotos y los vídeos de quien ha volado fuera de la organización — un operador remoto, un colaborador — está Pedir material: escribe a quién se lo pides, las instrucciones si las hay y cuántos días vale el enlace (30 como máximo). Recibes el enlace, el código y un mensaje listo para enviar (WhatsApp, correo…). Quien lo recibe abre la página, escribe el código y su nombre y envía los archivos sin cuenta, con la misma subida por partes y hasta 50 GB cada uno; de cada archivo ve la huella SHA-256 que hemos calculado, como recibo. Los archivos entran en la misión sin publicar, cada uno con el nombre de quien lo envió, y quien hizo la petición lo ve en la campana. Desde Peticiones de material vuelves a ver enlaces y códigos y las revocas todas a la vez: los archivos ya recibidos se quedan. Las crea quien gestiona la organización; el espacio usado es el del plan.

En el perfil de la organización se puede activar la conservación automática: los medios de las misiones completadas se borran N días después de la última subida. Está desactivada por defecto; cuando está activa, los managers reciben un aviso con 7 días de antelación por email, los registros se quedan (se ve que el archivo existía, cuánto pesaba y cuándo desapareció) y los gigabytes vuelven al plan. Los vuelos y el libro de vuelo no se tocan nunca: ahí rige la conservación EASA de 3 años.

Enlaces de compartición del portal del cliente

El portal del cliente es un enlace que abres desde la misión, en la pestaña Archivos y entrega. No se crea desde el listado: nace del trabajo que tiene que entregar. Sin destinatario ni selección es el enlace general de la misión, que se reutiliza si ya existe. Para dar a un cliente solo lo suyo — varios clientes en la misma misión —, indica el Cliente destinatario o un Destinatario y activa Solo los archivos que elijo: ese enlace muestra exactamente los archivos y visores elegidos, publicados o no, y no la oferta de la misión. Cada destinatario tiene su propio enlace, con su código y su historial de visitas. Revocar todos los enlaces los apaga juntos; desde Enlaces de compartición los gestionas uno a uno.

Al crearlo decides dos cosas: una caducidad opcional — si la dejas vacía el enlace no caduca — y si protegerlo con un código de acceso, opción activa por defecto. El código es de seis caracteres y se te muestra junto al enlace, para pasárselo al cliente por otra vía. Puedes descargar también el QR del portal.

El cliente abre una página con tu logotipo y tu color, que recoge el título y el código de la misión, la fecha de validez si la hay, y solo los archivos que hayas publicado: la publicación de cada archivo sigue siendo un gesto tuyo, explícito. Cada archivo muestra nombre, tamaño y huella SHA-256, para que quien lo recibe pueda verificar que tiene exactamente ese archivo. Puede haber además un presupuesto que aceptar o rechazar, un mapa de las tomas construido con los datos GPS de las fotos y unos visores del proyecto para modelos y tours incrustados. La página no la indexan los motores de búsqueda.

Sobre un enlace activo puedes intervenir de tres maneras. Prorrogar caducidad mueve solo la fecha hasta la que funciona: la dirección sigue siendo la misma, y quien ya lo tiene lo sigue usando sin enterarse de nada. Regenerar enlace hace lo contrario: crea una dirección nueva y apaga la anterior al instante, así que quien lo había recibido — por email, en un chat, en una carpeta compartida — se queda fuera hasta que le mandes el nuevo; el código de acceso y el historial de visitas, en cambio, no cambian. Y por último está Revocar enlace, inmediato: una vez revocado, igual que una vez caducado, el enlace ya no abre nada.

El registro de accesos es la parte que más interesa cuando hay que demostrar una entrega. De cada apertura se registran fecha y hora, una huella de la dirección IP — un hash, nunca la IP en claro — y el navegador usado. Que lo sepas: se escribe una línea por sesión, no una por cada recarga de la página, y lo mismo vale para el contador de visitas; así que ese número dice cuántas veces se ha abierto el portal, no cuántas páginas se han visto. En la primera apertura, si dejas la opción activa, recibes una notificación: el cliente ha mirado.

Para quien tiene que analizar el material — un perito, un estructurista, un consultor — está Enlace para un experto: eliges su nombre, los archivos que debe ver y cuántos días (dos semanas como máximo), y el enlace nace personal, con código, con aviso en la primera apertura y con una caducidad que no se alarga: se reactiva. En su página el experto lee «Enlace personal para…» y ve solo lo que le has dado. Si en cambio tiene que mirar dentro del panel, el camino es la solo lectura con plazo en Equipo.

Portfolio

La entrada Portfolio cuida el escaparate público de tu organización: eliges qué misiones aparecen, con qué título y descripción — el título operativo puede contener el nombre del cliente, y en público no debe acabar por error — y en qué orden, arrastrándolas. De las misiones se tocan solo los campos del escaparate: desde aquí no se crean ni se eliminan.

En cada enlace está Solo vista previa. Activado (lo está de serie en los enlaces para expertos), los vídeos se ven dentro de la página, con el nombre de quien mira y la hora desplazándose despacio por encima, y el archivo original no se descarga desde ahí; las fotos salen con la franja compuesta al momento — logo, nombre, fecha, primeras cifras de la huella — mientras el original se queda en el archivo, intacto. Desactivado (de serie en los enlaces de entrega), el cliente se lleva los archivos de verdad, como siempre: quien ha pagado el trabajo recibe el trabajo. Las imágenes que no sabemos marcar, como las ortofotos TIFF, no pasan por la franja. Una marca grabada en el archivo de un vídeo es otra cosa — cuesta trabajo de verdad — y se pide aparte.

Cuando hace falta de verdad el archivo y no basta con mirarlo, está Copia con marca en la fila del vídeo: la franja — logo, nombre de la organización, fecha, misión, huella y quién la ha pedido — se graba dentro del vídeo. Es trabajo de procesamiento de verdad, así que va en cola, se cuenta en minutos y la copia vive 72 horas; luego desaparece sola. El original no se toca nunca y mantiene su huella: la copia tiene otra, y así se reconoce un archivo que circula. Si la copia se ha hecho para un enlace, quien abre ese enlace se la descarga allí; si no, se queda en el panel, para quien trabaja.

API, webhooks y conexiones

Cuatro entradas de Negocio conectan Dronetrake con tus sistemas, y las ven titulares y administradores.

• API e integraciones: tus sistemas leen los datos de la organización con un token, que se muestra una sola vez; cada solicitud queda en el registro.
• Webhooks: avisan a tus sistemas cuando pasa algo, con una solicitud POST firmada a una dirección https — la firma va en la cabecera X-Dronetrake-Signature — y nuevos intentos si no responde. El secreto se muestra una sola vez.
• Conexión con Comitix: si la organización es también una asociación en Comitix, pegas la clave API de la asociación y el área Equipo muestra quién es socio, en qué estado y con qué cualificaciones activas. Se actualiza cada noche o cuando quieras; las personas se reconocen por el Bluix ID.
• Conexión FlightHub 2: si usas DJI FlightHub 2 con FlightHub Sync (planes Business y Enterprise), los eventos de FlightHub 2 — archivos multimedia subidos, archivos sincronizados, rutas, alertas de IA — llegan a Dronetrake firmados con la clave de tu organización, cada uno una sola vez.