Manual de uso
Negocio
El área Negocio cubre el lado comercial: clientes, presupuestos, encargos, contratos con firma, facturas, suscripción y créditos, y los enlaces de compartición con los que entregas el trabajo al cliente. Casi todo lo de aquí dentro está reservado a titulares y administradores.
Clientes
De cada cliente registras nombre, empresa, email, teléfono, NIF/CIF, código fiscal, dirección y notas. En los países que lo contemplan — hoy Italia — aparecen además el código de destinatario SDI y el correo certificado (PEC), que hacen falta para la factura electrónica.
Desde la ficha ves las misiones vinculadas. No existe un acceso para el cliente: lo que el cliente ve pasa por los enlaces de compartición.
Presupuestos
Un presupuesto recibe un número correlativo por organización (QUO-0001) y lleva asunto, cliente, misión vinculada, validez, tipo de IVA (que parte del de la organización) y las líneas: descripción, cantidad y precio unitario, con base imponible, IVA y total calculados en cada guardado. Las condiciones llegan precargadas desde el perfil de la organización.
El PDF sale con tu logotipo; en los presupuestos el IBAN no se imprime. Puedes adjuntar documentos — cada adjunto conserva su huella SHA-256 — y descargarlo todo en un paquete ZIP. Si el presupuesto está vinculado a una misión, la acción Adjuntar meteo (open-meteo) le mete dentro el informe de open-meteo como prueba de la ventana elegida.
El único cambio de estado disponible en la interfaz es Aceptar y crear encargo: el presupuesto pasa a aceptado y nace un encargo con el mismo cliente y el mismo asunto, por el valor de la base imponible. No hay una conversión directa de presupuesto a factura: se pasa por el encargo.
Encargos
El encargo (JOB-0001) mantiene unidos el precio acordado, las misiones vinculadas, los gastos por categoría (desplazamiento, personal, equipamiento, servicio externo, autorizaciones, otro) y las facturas emitidas.
La ficha calcula el margen: ingreso menos costes, donde los costes son los gastos registrados más las horas de vuelo de las misiones vinculadas multiplicadas por el coste por hora definido en el perfil de la organización. El distintivo es verde si el margen es positivo, rojo si no. Si aún no has definido un coste por hora de vuelo, la ficha te lo dice y te propone un valor deducido de tus propios datos.
Desde aquí, la acción Crear factura abre un borrador ya rellenado con una línea igual al precio acordado y vencimiento a treinta días.
Contratos con firma
Un contrato parte de una plantilla: hay tres de partida — encargo de piloto, autorización de imagen, operaciones de vuelo — más las que guardes tú. El texto está en markdown y admite variables como los datos de la organización, del cliente y de la misión, que se resuelven en el momento del envío.
Enviar para firma hace tres cosas a la vez: resuelve las variables, congela el texto guardando su huella SHA-256 y genera el enlace de firma. Si el cliente tiene un email, lo recibe por correo. A partir de ese momento el contrato ya no se puede modificar ni eliminar, ni siquiera entrando por la dirección directa.
El firmante abre una página con tu marca, lee el texto, introduce nombre y apellidos, un email opcional y marca la aceptación. El sistema registra nombre, email, fecha y hora, dirección IP y navegador, además de la huella del texto firmado; justo después la página muestra el resultado con el hash y el PDF firmado para descargar, y tú recibes la notificación.
Sobre el valor jurídico la plataforma es explícita, y conviene repetirlo: es una firma electrónica simple — nombre, fecha y hora, IP y huella del texto. No es una firma cualificada (QES). El enlace tiene una caducidad que fijas tú y se puede revocar: después, ya no firma nadie.
Facturas y factura electrónica
La factura va numerada INV-2026-0001, correlativa por año natural y por organización. Tiene cliente, encargo, fecha de emisión, vencimiento (treinta días por defecto), tipo de IVA y las mismas líneas que los presupuestos. En el PDF, a diferencia del presupuesto, el IBAN sí se imprime.
Los estados son borrador, emitida y pagada; Vencida no es un estado que fijes tú, sino una condición calculada sobre una factura no pagada más allá de la fecha de vencimiento — y el menú lleva un distintivo rojo con su número. El pago se registra a mano con Marcar como pagada: no hay conciliación automática.
Para los países que la contemplan aparece la acción de exportar factura electrónica. En Italia produce el archivo FatturaPA en formato FPR12 para entregar a tu intermediario o al SdI: toma el NIF/CIF y el régimen fiscal de la organización, el código de destinatario del cliente — o 0000000 con el correo certificado cuando el código falta —, las líneas con sus tipos, el resumen de IVA y los datos de pago con el IBAN. Están mapeados también los demás formatos europeos: Facturae para España, Factur-X para Francia, XRechnung para Alemania y Peppol para varios países más.
Dos límites que conviene conocer antes de usarla en serio. La plataforma genera el archivo, no lo transmite: el envío al SdI sigue siendo cosa de tu intermediario. Y la dirección se rellena de forma parcial — código postal y municipio salen con valores de marcador —, así que hay que completarlos antes del envío.
Los datos fiscales que alimentan todo esto — NIF/CIF, código fiscal, IBAN, régimen fiscal, tipo de IVA, moneda, dirección de facturación y los textos predeterminados — se configuran en el perfil de la organización.
Suscripción y créditos
La página Facturación y plan muestra el plan activo, los créditos disponibles en los cuatro ejes (minutos live, créditos de procesamiento, GB de almacenamiento, GB de evento), los planes disponibles y los paquetes que puedes comprar. Los paquetes se suman al plan y no caducan a fin de mes.
Los pagos pasan por Creem como Merchant of Record: el IVA y el recibo según tu país se aplican en el checkout, y con un NIF-IVA válido se aplica la inversión del sujeto pasivo. De ahí se sigue una consecuencia práctica: los recibos de la suscripción no están en el panel, los emite Creem. Los precios mostrados son sin IVA. Pasar al plan gratuito es inmediato; para los demás se va al checkout, y al volver el plan se activa o los créditos se abonan.
Enlaces de compartición del portal del cliente
El portal del cliente es un enlace que abres desde la misión, en la pestaña Archivos y entrega. No se crea desde el listado: nace del trabajo que tiene que entregar. Si para esa misión ya existe un enlace activo, se reutiliza en lugar de generar un segundo.
Al crearlo decides dos cosas: una caducidad opcional — si la dejas vacía el enlace no caduca — y si protegerlo con un código de acceso, opción activa por defecto. El código es de seis caracteres y se te muestra junto al enlace, para pasárselo al cliente por otra vía. Puedes descargar también el QR del portal.
El cliente abre una página con tu logotipo y tu color, que recoge el título y el código de la misión, la fecha de validez si la hay, y solo los archivos que hayas publicado: la publicación de cada archivo sigue siendo un gesto tuyo, explícito. Cada archivo muestra nombre, tamaño y huella SHA-256, para que quien lo recibe pueda verificar que tiene exactamente ese archivo. Puede haber además un presupuesto que aceptar o rechazar, un mapa de las tomas construido con los datos GPS de las fotos y unos visores del proyecto para modelos y tours incrustados. La página no la indexan los motores de búsqueda.
Sobre un enlace activo puedes intervenir de tres maneras. Prorrogar caducidad mueve solo la fecha hasta la que funciona: la dirección sigue siendo la misma, y quien ya lo tiene lo sigue usando sin enterarse de nada. Regenerar enlace hace lo contrario: crea una dirección nueva y apaga la anterior al instante, así que quien lo había recibido — por email, en un chat, en una carpeta compartida — se queda fuera hasta que le mandes el nuevo; el código de acceso y el historial de visitas, en cambio, no cambian. Y por último está Revocar enlace, inmediato: una vez revocado, igual que una vez caducado, el enlace ya no abre nada.
El registro de accesos es la parte que más interesa cuando hay que demostrar una entrega. De cada apertura se registran fecha y hora, una huella de la dirección IP — un hash, nunca la IP en claro — y el navegador usado. Que lo sepas: se escribe una línea por sesión, no una por cada recarga de la página, y lo mismo vale para el contador de visitas; así que ese número dice cuántas veces se ha abierto el portal, no cuántas páginas se han visto. En la primera apertura, si dejas la opción activa, recibes una notificación: el cliente ha mirado.