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Manuel d'utilisation

Business

▶ Business: clients, quotes, jobs, contracts, invoices and integrations ▶ Subscription: your plan, payments and receipts Tutoriel vidéo en anglais, avec sous-titres en français.

Le cluster Business couvre le versant commercial : clients, médias, portfolio, les liens de partage avec lesquels vous livrez le travail au client, les liaisons avec vos propres systèmes et, dans le menu déroulant Commercial, devis, affaires, contrats avec signature et factures. Presque tout ce qui s’y trouve est réservé aux propriétaires et aux administrateurs ; l’abonnement à Dronetrake et les crédits se trouvent en revanche dans une entrée à part, Abonnement.

Clients

De chaque client, vous enregistrez le nom, l’entreprise, l’e-mail, le téléphone, le numéro de TVA, le code fiscal, l’adresse et des notes. Dans les pays qui le prévoient — aujourd’hui l’Italie — apparaissent aussi le Code destinataire SDI et la PEC, nécessaires à la facture électronique.

Depuis la fiche, vous voyez les missions liées. Il n’existe pas de connexion pour le client : ce que le client voit passe par les liens de partage.

Devis

Un devis reçoit un numéro séquentiel par organisation (QUO-0001) et porte un objet, un client, une mission liée, une validité, un taux de TVA (qui part de celui de l’organisation) et les lignes : description, quantité et prix unitaire, avec le total HT, la TVA et le total recalculés à chaque enregistrement. Les conditions arrivent préremplies depuis le profil de l’organisation.

Le PDF sort avec votre logo ; sur les devis, l’IBAN n’est pas imprimé. Vous pouvez joindre des documents — chaque pièce jointe conserve son empreinte SHA-256 — et tout télécharger dans un paquet ZIP. Si le devis est lié à une mission, l’action Joindre la météo (open-meteo) y place le rapport open-meteo comme preuve de la fenêtre choisie.

Le seul changement d’état disponible dans l’interface est Accepter et créer l’affaire : le devis passe à accepté et une affaire naît avec le même client et le même objet, à la valeur hors taxes. Il n’y a pas de conversion directe du devis à la facture : on passe par l’affaire.

Affaires

L’affaire (JOB-0001) tient ensemble le Prix convenu, les missions liées, les dépenses par catégorie (déplacement, personnel, équipement, service externe, autorisations, autre) et les factures émises.

La fiche calcule la marge : revenu moins coûts, les coûts étant les dépenses enregistrées plus les heures de vol des missions liées multipliées par le coût de l’heure de vol défini dans le profil de l’organisation. Le badge est vert si la marge est positive, rouge sinon. Si vous n’avez pas encore défini de coût de l’heure de vol, la fiche vous le dit et vous propose une valeur déduite de vos propres données.

De là, l’action Créer une facture ouvre un brouillon déjà rempli avec une ligne égale au prix convenu et une échéance à trente jours.

Unités de l'affaire

Une affaire avec de nombreuses adresses — les immeubles d'un quartier, les lots d'un consortium — se divise en unités : chacune est une adresse avec son propre cycle de livraison, son portail client et son QR. Vous les chargez avec Importer un CSV (colonnes reconnues depuis l'en-tête, en anglais ou en italien : address, lat, lng, reference, label, notes) ou avec Importer un KML (repères de Google Earth ou plan de vol). La Référence est le code du client et sert de clé : réimporter le même fichier met à jour, sans doublon. Exporter en KML les renvoie vers Google Earth, Unités sur la carte les montre toutes, Imprimer les QR (toutes) et Imprimer les QR (sélection) préparent les fiches à afficher.

Chaque unité passe par six phases : Importée, En traitement, En relecture, Rapport prêt, Livrée, Vue par le client. Changer de phase la déplace, y compris plusieurs unités à la fois. Le passage à Livrée envoie, une seule fois, l'e-mail au client de l'affaire avec le lien du portail et le code d'accès. Vue par le client ne se règle pas à la main : le portail l'écrit quand le client ouvre vraiment le lien.

Un vol peut couvrir plusieurs unités, y compris d'affaires et de clients différents : par exemple une seule mission sur plusieurs lots contigus. Dans la mission, Unités couvertes par le vol indique lesquelles. Ensuite, dans Fichiers et livraison, chaque fichier et chaque viewer s'attribue à ses unités avec le champ Unités, ou plusieurs fichiers à la fois avec Attribuer aux unités. Le portail de chaque unité montre :

Contrats avec signature

Un contrat part d’un modèle : il y en a trois au départ — lettre de mission d’un télépilote externe, autorisation de prise de vue aérienne, contrat d’opérations de vol — plus ceux que vous enregistrez vous-même. Le texte est en markdown et accepte des variables comme les données de l’organisation, du client et de la mission, qui sont résolues au moment de l’envoi.

Envoyer pour signature fait trois choses à la fois : il résout les variables, fige le texte en enregistrant son empreinte SHA-256 et génère le lien de signature. Si le client a une adresse e-mail, il le reçoit par courriel. À partir de ce moment, le contrat n’est plus ni modifiable ni supprimable, même en passant par l’adresse directe.

Le signataire ouvre une page à votre marque, lit le texte, saisit ses nom et prénom, un e-mail facultatif, et coche l’acceptation. Le système enregistre le nom, l’e-mail, la date et l’heure, l’adresse IP et le navigateur, en plus de l’empreinte du texte signé ; juste après, la page affiche le résultat avec le hachage et le PDF signé à télécharger, et vous recevez la notification.

Sur la valeur juridique, la plateforme est explicite, et il vaut la peine de le répéter : c’est une signature électronique simple — nom, date et heure, IP et empreinte du texte. Ce n’est pas une signature qualifiée (QES). Le lien a une expiration que vous définissez et il peut être révoqué : après cela, plus personne ne signe.

Factures et facture électronique

La facture est numérotée INV-2026-0001, séquentielle par année civile et par organisation. Elle a un client, une affaire, une date d’émission, une échéance (trente jours par défaut), un taux de TVA et les mêmes lignes que les devis. Sur le PDF, à la différence du devis, l’IBAN est imprimé.

Les statuts sont brouillon, émise et payée ; En retard n’est pas un statut que vous définissez, mais une condition calculée sur une facture non payée au-delà de la date d’échéance — et le menu porte un badge rouge avec leur nombre. Le paiement s’enregistre à la main avec Marquer payée : il n’y a pas de rapprochement automatique.

Pour les pays qui la prévoient apparaît l’action d’export de la facture électronique. En Italie, elle produit le fichier FatturaPA au format FPR12 à remettre à votre intermédiaire ou au SdI : elle reprend le numéro de TVA et le régime fiscal de l’organisation, le code destinataire du client — ou 0000000 avec la PEC quand le code manque —, les lignes avec leurs taux, le récapitulatif de TVA et les données de paiement avec l’IBAN. Les autres formats européens sont également pris en charge : Facturae pour l’Espagne, Factur-X pour la France, XRechnung pour l’Allemagne et Peppol pour plusieurs autres pays.

Deux limites à connaître avant de l’utiliser pour de bon. La plateforme génère le fichier, elle ne le transmet pas : l’envoi au SdI reste l’affaire de votre intermédiaire. Et l’adresse est remplie de manière partielle — le code postal et la commune sortent avec des valeurs de remplacement — il faut donc les compléter avant l’envoi.

Les données fiscales qui alimentent tout cela — numéro de TVA, code fiscal, IBAN, régime fiscal, taux, devise, adresse de facturation et textes par défaut — se définissent dans le profil de l’organisation.

Avec Assujetti à la TVA sur « non », devis et factures sont émis sans TVA et sans numéro de TVA, et l’export de facture électronique n’apparaît pas. Pour un assujetti, le taux part du taux normal du pays et se modifie dans le profil, sur le document et ligne par ligne : la prestation à 20 % et un service à 10 % figurent sur la même facture, avec le récapitulatif de TVA séparé par taux. Quand la TVA ne s’applique pas en vertu de la loi, on saisit 0 et le motif, qui figure sur le document ; en Italie on choisit aussi la Natura exigée par la FatturaPA, en Espagne le type d’opération exigé par la Facturae (exonérée ou non soumise). Sans motif, ou sans Natura ou type sur les lignes à zéro, le fichier de facture électronique ne se télécharge pas et la page indique ce qui manque.

Abonnement et crédits

L'entrée Abonnement du menu de gauche — hors de l'espace Business, parce qu'elle concerne votre relation avec la plateforme et non vos clients — a deux onglets. Votre forfait affiche le forfait actif, les crédits disponibles sur les quatre axes (minutes live, crédits de traitement, Go d'archive, Go d'événement), les forfaits proposés et les packs que vous pouvez acheter ; les packs s'ajoutent au forfait et n'expirent pas en fin de mois. Paiements et reçus rassemble les paiements enregistrés et ouvre le portail Creem, décrit ci-dessous.

Les paiements passent par Creem comme Merchant of Record : la TVA et le reçu selon votre pays sont appliqués au checkout, et avec un numéro de TVA valide l'autoliquidation s'applique. La carte reste chez Creem, pas chez nous : les renouvellements sont prélevés sans nouveau checkout. Les prix affichés sont hors TVA. Passer au forfait gratuit est immédiat ; pour les autres on va au checkout, et au retour le forfait s'active ou les crédits sont ajoutés.

Un forfait payant se souscrit au mois ou à l'année : l'annuel, c'est douze mois au prix de dix. Si le forfait propose un essai gratuit, le paiement enregistre la carte sans prélèvement et le premier prélèvement arrive à la fin de l'essai : résiliez avant et vous ne payez rien. La page affiche la période, le statut et la date de renouvellement. Pendant l'essai, le forfait et la période restent ceux choisis ; une fois l'abonnement actif, Passer à l'annuel (ou Passer à ce forfait vers un forfait supérieur) est immédiat et ne facture que la différence au prorata, tandis que vers le bas le changement se fait au renouvellement. Résilier à la fin de la période arrête les prélèvements et laisse le forfait actif jusqu'à l'échéance payée.

Si vous arrivez depuis la fiche d'un événement de notre annuaire, vous recevez le code de l'événement (par exemple AFRIDEX26) : avec Pilot, Crew ou Ops, le premier mois après l'essai est offert. Le code est valable de 15 jours avant à 7 jours après l'événement, reste lié à l'organisation qui s'inscrit depuis l'encadré et s'applique automatiquement au paiement du premier abonnement mensuel ; Abonnement le rappelle tant qu'il est valable. On peut aussi le saisir à la main dans le paiement Creem.

Les reçus et les factures sont émis par Creem et se trouvent dans son portail client : vous l'ouvrez depuis Paiements et reçus avec un lien personnel, sans autre mot de passe. Vous y trouvez chaque paiement avec son reçu, vous pouvez générer la facture au nom de votre organisation (nom, adresse, notes) et la télécharger en PDF, mettre à jour la carte, résilier l'abonnement — la résiliation nous parvient aussi — et voir en un seul endroit tous les abonnements que vous payez via Creem, y compris d'autres services.

Médias

L’entrée Médias rassemble les fichiers de toutes les missions dans une liste unique : filtres par mission, type et état de publication, publication sur le portail et retrait, y compris en lot, modification du nom et du type, téléchargement et suppression. L’onglet Fichiers et livraison de la mission reste là pour le travail dans son contexte ; ici, on répond à « qu’est-ce que le client voit ? » et « qu’est-ce qui occupe de l’espace ? » sans ouvrir les missions une à une.

Depuis l'onglet Fichiers et livraison de la mission, un fichier se téléverse jusqu'à 500 Mo. Pour les fichiers plus lourds — vidéos originales, orthophotos, jusqu'à 50 Go chacun — il y a Téléverser de gros fichiers : le fichier part en morceaux directement dans l'archive, et si la connexion tombe, vous reprenez là où il s'était arrêté en choisissant à nouveau le même fichier. Quand tout est arrivé, nous calculons l'empreinte SHA-256 en lisant le fichier, et c'est seulement alors qu'il apparaît dans la mission ; si la taille arrivée n'est pas celle attendue, ou si l'espace du forfait s'est épuisé entre-temps, le fichier n'entre pas. Titulaire, administrateurs et pilotes peuvent l'utiliser.

Pour les photos et vidéos de ceux qui ont volé en dehors de l'organisation — un opérateur à distance, un collaborateur — il y a Demander du matériel : indiquez à qui vous le demandez, d'éventuelles consignes et combien de jours le lien est valable (30 au maximum). Vous obtenez le lien, le code et un message prêt à envoyer (WhatsApp, e-mail…). La personne qui le reçoit ouvre la page, saisit le code et son nom et envoie les fichiers sans compte, avec le même téléversement par morceaux et jusqu'à 50 Go chacun ; pour chaque fichier, elle voit l'empreinte SHA-256 que nous avons calculée, comme reçu. Les fichiers entrent dans la mission non publiés, chacun avec le nom de l'expéditeur, et l'auteur de la demande le voit dans la cloche. Depuis Demandes de matériel, vous retrouvez liens et codes et les révoquez toutes à la fois : les fichiers déjà reçus restent. Elles sont créées par ceux qui gèrent l'organisation ; l'espace utilisé est celui de l'abonnement.

Dans le profil de l’organisation, vous pouvez activer la conservation automatique : les médias des missions terminées sont supprimés N jours après le dernier envoi. Elle est désactivée par défaut ; quand elle est active, les managers reçoivent un préavis de 7 jours par e-mail, les enregistrements restent (on voit que le fichier existait, combien il pesait et quand il a disparu) et les gigaoctets reviennent au forfait. Les vols et le carnet de vol ne sont jamais touchés : c’est la conservation EASA de 3 ans qui s’applique.

Liens de partage du portail client

Le portail client est un lien que vous ouvrez depuis la mission, dans l’onglet Fichiers et livraison. Il ne se crée pas depuis la liste : il naît du travail qu’il doit livrer. Sans destinataire ni sélection, c’est le lien général de la mission, réutilisé s’il existe déjà. Pour ne donner à un client que ce qui le concerne — plusieurs clients dans la même mission —, indiquez le Client destinataire ou un Destinataire et activez Seulement les fichiers que je choisis : ce lien montre exactement les fichiers et viewers choisis, publiés ou non, et pas l’offre de la mission. Chaque destinataire a son propre lien, avec son code et son historique de visites. Révoquer tous les liens les désactive ensemble ; depuis Liens de partage, vous les gérez un par un.

À la création, vous décidez deux choses : une expiration facultative — en la laissant vide, le lien n’expire pas — et s’il faut le Protéger par un code d’accès, option active par défaut. Le code fait six caractères et vous est montré en même temps que le lien, à transmettre au client par un autre canal. Vous pouvez aussi télécharger le QR du portail.

Le client ouvre une page avec votre logo et votre couleur, qui reporte l’objet et le code de la mission, l’éventuelle date de validité, et uniquement les fichiers que vous avez publiés : la publication de chaque fichier reste un geste de votre part, explicite. Chaque fichier affiche son nom, sa taille et son empreinte SHA-256, pour que le destinataire puisse vérifier qu’il a exactement ce fichier-là. Il peut y avoir également un devis à accepter ou à décliner, une carte des prises de vue construite à partir des données GPS des photos, et des visionneuses du projet pour les modèles et les visites incorporées. La page n’est pas indexée par les moteurs de recherche.

Sur un lien actif, vous pouvez intervenir de trois façons. Prolonger l’échéance ne déplace que la date jusqu’à laquelle il fonctionne : l’adresse reste la même, et celui qui l’a déjà continue de s’en servir sans rien remarquer. Régénérer le lien fait l’inverse : il crée une nouvelle adresse et éteint l’ancienne à l’instant, si bien que celui qui l’avait reçue — par e-mail, en messagerie, dans un dossier partagé — reste dehors tant que vous ne lui envoyez pas la nouvelle ; le code d’accès et l’historique des visites, en revanche, ne changent pas. Il y a enfin la révocation, immédiate : une fois révoqué, comme une fois expiré, le lien n’ouvre plus rien.

Le journal des accès est la partie qui intéresse le plus quand il faut prouver une livraison. Pour chaque ouverture sont enregistrés la date et l’heure, une empreinte de l’adresse IP — un hachage, jamais l’IP en clair — et le navigateur utilisé. À savoir : il s’écrit une ligne par session, pas une par rechargement de page, et il en va de même pour le compteur de visites ; ce nombre dit donc combien de fois le portail a été ouvert, pas combien de pages ont été vues. À la première ouverture, si vous laissez l’option active, vous recevez une notification : le client a regardé.

Pour ceux qui doivent analyser le matériel — un expert, un ingénieur structure, un consultant — il y a Lien pour un expert : vous choisissez son nom, les fichiers qu'il doit voir et pour combien de jours (deux semaines au maximum), et le lien naît personnel, avec un code, avec l'avertissement à la première ouverture et avec une échéance qui ne se prolonge pas : elle se réactive. Sur sa page, l'expert lit « Lien personnel pour… » et ne voit que ce que vous lui avez donné. S'il doit au contraire regarder à l'intérieur du panneau, la voie est la consultation seule à durée limitée dans Équipe.

Portfolio

L’entrée Portfolio soigne la vitrine publique de votre organisation : vous choisissez quelles missions apparaissent, avec quel titre et quelle description — le titre opérationnel peut contenir le nom du client, et il ne doit pas se retrouver en public par erreur — et dans quel ordre, en les faisant glisser. Des missions, on ne touche que les champs de la vitrine : d’ici, on n’en crée pas et on n’en supprime pas.

Sur chaque lien il y a Aperçu seulement. Activé (c'est le cas par défaut sur les liens pour les experts), les vidéos se regardent dans la page, avec le nom de qui regarde et l'heure qui dérivent lentement par-dessus, et le fichier original ne se télécharge pas depuis là ; les photos sortent avec le bandeau composé sur le moment — logo, nom, date, premiers chiffres de l'empreinte — tandis que l'original reste en archive, intact. Désactivé (par défaut sur les liens de livraison), le client emporte les vrais fichiers, comme toujours : qui a payé le travail reçoit le travail. Les images que nous ne savons pas filigraner, comme les orthophotos TIFF, ne passent pas par le bandeau. Un filigrane incrusté dans le fichier d'une vidéo est autre chose — cela coûte du vrai travail — et se demande à part.

Quand il faut vraiment le fichier et que regarder ne suffit pas, il y a Copie filigranée sur la ligne de la vidéo : le bandeau — logo, nom de l'organisation, date, mission, empreinte et qui l'a demandée — est incrusté dans la vidéo. C'est du vrai travail de calcul : cela passe par une file d'attente, se compte en minutes, et la copie vit 72 heures ; ensuite elle disparaît toute seule. L'original n'est jamais touché et garde son empreinte : la copie en a une autre, et c'est ainsi qu'on reconnaît un fichier qui circule. Si la copie a été faite pour un lien, celui qui ouvre ce lien la télécharge là ; sinon elle reste dans le panneau, pour ceux qui travaillent.

API, webhooks et liaisons

Quatre entrées de Business relient Dronetrake à vos propres systèmes, et ce sont les propriétaires et les administrateurs qui les voient.

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