Manuel d'utilisation

Business

Le cluster Business couvre le versant commercial : clients, devis, affaires, contrats avec signature, factures, abonnement et crédits, et les liens de partage avec lesquels vous livrez le travail au client. Presque tout ce qui s’y trouve est réservé aux propriétaires et aux administrateurs.

Clients

De chaque client, vous enregistrez le nom, l’entreprise, l’e-mail, le téléphone, le numéro de TVA, le code fiscal, l’adresse et des notes. Dans les pays qui le prévoient — aujourd’hui l’Italie — apparaissent aussi le Code destinataire SDI et la PEC, nécessaires à la facture électronique.

Depuis la fiche, vous voyez les missions liées. Il n’existe pas de connexion pour le client : ce que le client voit passe par les liens de partage.

Devis

Un devis reçoit un numéro séquentiel par organisation (QUO-0001) et porte un objet, un client, une mission liée, une validité, un taux de TVA (qui part de celui de l’organisation) et les lignes : description, quantité et prix unitaire, avec le total HT, la TVA et le total recalculés à chaque enregistrement. Les conditions arrivent préremplies depuis le profil de l’organisation.

Le PDF sort avec votre logo ; sur les devis, l’IBAN n’est pas imprimé. Vous pouvez joindre des documents — chaque pièce jointe conserve son empreinte SHA-256 — et tout télécharger dans un paquet ZIP. Si le devis est lié à une mission, l’action Joindre la météo (open-meteo) y place le rapport open-meteo comme preuve de la fenêtre choisie.

Le seul changement d’état disponible dans l’interface est Accepter et créer l’affaire : le devis passe à accepté et une affaire naît avec le même client et le même objet, à la valeur hors taxes. Il n’y a pas de conversion directe du devis à la facture : on passe par l’affaire.

Affaires

L’affaire (JOB-0001) tient ensemble le Prix convenu, les missions liées, les dépenses par catégorie (déplacement, personnel, équipement, service externe, autorisations, autre) et les factures émises.

La fiche calcule la marge : revenu moins coûts, les coûts étant les dépenses enregistrées plus les heures de vol des missions liées multipliées par le coût de l’heure de vol défini dans le profil de l’organisation. Le badge est vert si la marge est positive, rouge sinon. Si vous n’avez pas encore défini de coût de l’heure de vol, la fiche vous le dit et vous propose une valeur déduite de vos propres données.

De là, l’action Créer une facture ouvre un brouillon déjà rempli avec une ligne égale au prix convenu et une échéance à trente jours.

Contrats avec signature

Un contrat part d’un modèle : il y en a trois au départ — lettre de mission d’un télépilote externe, autorisation de prise de vue aérienne, contrat d’opérations de vol — plus ceux que vous enregistrez vous-même. Le texte est en markdown et accepte des variables comme les données de l’organisation, du client et de la mission, qui sont résolues au moment de l’envoi.

Envoyer pour signature fait trois choses à la fois : il résout les variables, fige le texte en enregistrant son empreinte SHA-256 et génère le lien de signature. Si le client a une adresse e-mail, il le reçoit par courriel. À partir de ce moment, le contrat n’est plus ni modifiable ni supprimable, même en passant par l’adresse directe.

Le signataire ouvre une page à votre marque, lit le texte, saisit ses nom et prénom, un e-mail facultatif, et coche l’acceptation. Le système enregistre le nom, l’e-mail, la date et l’heure, l’adresse IP et le navigateur, en plus de l’empreinte du texte signé ; juste après, la page affiche le résultat avec le hachage et le PDF signé à télécharger, et vous recevez la notification.

Sur la valeur juridique, la plateforme est explicite, et il vaut la peine de le répéter : c’est une signature électronique simple — nom, date et heure, IP et empreinte du texte. Ce n’est pas une signature qualifiée (QES). Le lien a une expiration que vous définissez et il peut être révoqué : après cela, plus personne ne signe.

Factures et facture électronique

La facture est numérotée INV-2026-0001, séquentielle par année civile et par organisation. Elle a un client, une affaire, une date d’émission, une échéance (trente jours par défaut), un taux de TVA et les mêmes lignes que les devis. Sur le PDF, à la différence du devis, l’IBAN est imprimé.

Les statuts sont brouillon, émise et payée ; En retard n’est pas un statut que vous définissez, mais une condition calculée sur une facture non payée au-delà de la date d’échéance — et le menu porte un badge rouge avec leur nombre. Le paiement s’enregistre à la main avec Marquer payée : il n’y a pas de rapprochement automatique.

Pour les pays qui la prévoient apparaît l’action d’export de la facture électronique. En Italie, elle produit le fichier FatturaPA au format FPR12 à remettre à votre intermédiaire ou au SdI : elle reprend le numéro de TVA et le régime fiscal de l’organisation, le code destinataire du client — ou 0000000 avec la PEC quand le code manque —, les lignes avec leurs taux, le récapitulatif de TVA et les données de paiement avec l’IBAN. Les autres formats européens sont également pris en charge : Facturae pour l’Espagne, Factur-X pour la France, XRechnung pour l’Allemagne et Peppol pour plusieurs autres pays.

Deux limites à connaître avant de l’utiliser pour de bon. La plateforme génère le fichier, elle ne le transmet pas : l’envoi au SdI reste l’affaire de votre intermédiaire. Et l’adresse est remplie de manière partielle — le code postal et la commune sortent avec des valeurs de remplacement — il faut donc les compléter avant l’envoi.

Les données fiscales qui alimentent tout cela — numéro de TVA, code fiscal, IBAN, régime fiscal, taux, devise, adresse de facturation et textes par défaut — se définissent dans le profil de l’organisation.

Abonnement et crédits

La page Facturation et forfait affiche le forfait actif, les crédits disponibles sur les quatre axes (minutes live, crédits de traitement, Go de stockage, Go événement), les forfaits disponibles et les packs achetables. Les packs s’additionnent au forfait et n’expirent pas en fin de mois.

Les paiements passent par Creem comme Merchant of Record : la TVA et le reçu selon votre pays sont appliqués au moment du paiement, et avec un numéro de TVA valide, l’autoliquidation s’applique. Il en découle une conséquence pratique : les reçus de l’abonnement ne se trouvent pas dans le panneau, c’est Creem qui les émet. Les prix affichés sont hors taxes. Passer au forfait gratuit est immédiat ; pour les autres, on passe par le paiement, et au retour le forfait s’active ou les crédits sont crédités.

Liens de partage du portail client

Le portail client est un lien que vous ouvrez depuis la mission, dans l’onglet Fichiers et livraison. Il ne se crée pas depuis la liste : il naît du travail qu’il doit livrer. Si un lien actif existe déjà pour cette mission, il est réutilisé au lieu d’en générer un second.

À la création, vous décidez deux choses : une expiration facultative — en la laissant vide, le lien n’expire pas — et s’il faut le Protéger par un code d’accès, option active par défaut. Le code fait six caractères et vous est montré en même temps que le lien, à transmettre au client par un autre canal. Vous pouvez aussi télécharger le QR du portail.

Le client ouvre une page avec votre logo et votre couleur, qui reporte l’objet et le code de la mission, l’éventuelle date de validité, et uniquement les fichiers que vous avez publiés : la publication de chaque fichier reste un geste de votre part, explicite. Chaque fichier affiche son nom, sa taille et son empreinte SHA-256, pour que le destinataire puisse vérifier qu’il a exactement ce fichier-là. Il peut y avoir également un devis à accepter ou à décliner, une carte des prises de vue construite à partir des données GPS des photos, et des visionneuses du projet pour les modèles et les visites incorporées. La page n’est pas indexée par les moteurs de recherche.

Sur un lien actif, vous pouvez intervenir de trois façons. Prolonger l’échéance ne déplace que la date jusqu’à laquelle il fonctionne : l’adresse reste la même, et celui qui l’a déjà continue de s’en servir sans rien remarquer. Régénérer le lien fait l’inverse : il crée une nouvelle adresse et éteint l’ancienne à l’instant, si bien que celui qui l’avait reçue — par e-mail, en messagerie, dans un dossier partagé — reste dehors tant que vous ne lui envoyez pas la nouvelle ; le code d’accès et l’historique des visites, en revanche, ne changent pas. Il y a enfin la révocation, immédiate : une fois révoqué, comme une fois expiré, le lien n’ouvre plus rien.

Le journal des accès est la partie qui intéresse le plus quand il faut prouver une livraison. Pour chaque ouverture sont enregistrés la date et l’heure, une empreinte de l’adresse IP — un hachage, jamais l’IP en clair — et le navigateur utilisé. À savoir : il s’écrit une ligne par session, pas une par rechargement de page, et il en va de même pour le compteur de visites ; ce nombre dit donc combien de fois le portail a été ouvert, pas combien de pages ont été vues. À la première ouverture, si vous laissez l’option active, vous recevez une notification : le client a regardé.