Manual de utilização

Business

A área Business cobre o lado comercial: clientes, orçamentos, trabalhos, contratos com assinatura, faturas, subscrição e créditos, e os links de partilha com que entregas o trabalho ao cliente. Quase tudo aqui dentro está reservado a proprietários e administradores.

Clientes

De cada cliente registas nome, empresa, email, telefone, número de IVA, código fiscal, morada e notas. Nos países que o preveem — hoje a Itália — aparecem também o código de destinatário SDI e a PEC, necessários à fatura eletrónica.

Na ficha vês as missões associadas. Não existe um início de sessão para o cliente: o que o cliente vê passa pelos links de partilha.

Orçamentos

Um orçamento recebe um número sequencial por organização (QUO-0001) e leva assunto, cliente, missão associada, validade, taxa de IVA (que parte da taxa da organização) e as linhas: descrição, quantidade e preço unitário, com base tributável, IVA e total calculados a cada gravação. Os termos chegam pré-preenchidos a partir do perfil da organização.

O PDF sai com o teu logótipo; nos orçamentos o IBAN não é impresso. Podes anexar documentos — cada anexo guarda a sua impressão digital SHA-256 — e descarregar tudo num pacote ZIP. Se o orçamento estiver ligado a uma missão, a ação Anexar meteorologia (open-meteo) mete lá dentro o relatório open-meteo como prova da janela escolhida.

A única transição de estado disponível na interface é Aceitar e criar trabalho: o orçamento passa a aceite e nasce um trabalho com o mesmo cliente e o mesmo assunto, ao valor da base tributável. Não há uma conversão direta de orçamento para fatura: passa-se pelo trabalho.

Trabalhos

O trabalho (JOB-0001) mantém juntos o preço acordado, as missões associadas, as despesas por categoria (deslocação, pessoal, equipamento, serviço externo, autorizações, outro) e as faturas emitidas.

A ficha calcula a margem: receita menos custos, onde os custos são as despesas registadas mais as horas de voo das missões associadas multiplicadas pelo custo horário definido no perfil da organização. O badge é verde se a margem for positiva, vermelho se não. Se ainda não tiveres definido um custo da hora de voo, a ficha di-lo e propõe-te um valor obtido a partir dos teus dados.

Daqui a ação Criar fatura abre um rascunho já preenchido com uma linha igual ao preço acordado e vencimento a trinta dias.

Contratos com assinatura

Um contrato parte de um modelo: há três de partida — encargo de piloto externo, autorização de captação de imagem, operações de voo — mais aqueles que guardares tu. O texto é em markdown e aceita variáveis como os dados da organização, do cliente e da missão, que são resolvidas no momento do envio.

Enviar para assinatura faz três coisas ao mesmo tempo: resolve as variáveis, congela o texto guardando a sua impressão digital SHA-256 e gera o link de assinatura. Se o cliente tiver um email, recebe-o por correio. A partir desse momento o contrato deixa de ser alterável ou eliminável, nem sequer entrando pelo endereço direto.

O signatário abre uma página com a tua marca, lê o texto, insere nome e apelido, um email facultativo e assinala a aceitação. O sistema regista nome, email, data e hora, endereço IP e navegador, além da impressão digital do texto assinado; logo a seguir a página mostra o resultado com o hash e o PDF assinado para descarregar, e tu recebes a notificação.

Sobre o valor jurídico a plataforma é explícita, e convém repeti-lo: é uma assinatura eletrónica simples — nome, data e hora, IP e impressão digital do texto. Não é uma assinatura qualificada (QES). O link tem uma validade que defines tu e pode ser revogado: depois disso, já ninguém assina.

Faturas e fatura eletrónica

A fatura é numerada INV-2026-0001, sequencial por ano civil e por organização. Tem cliente, trabalho, data de emissão, vencimento (trinta dias por predefinição), taxa de IVA e as mesmas linhas dos orçamentos. No PDF, ao contrário do orçamento, o IBAN é impresso.

Os estados são rascunho, emitida e paga; Vencida não é um estado que definas mas uma condição calculada sobre uma fatura não paga para lá da data de vencimento — e o menu leva um badge vermelho com o número delas. O pagamento regista-se à mão com Marcar como paga: não há reconciliação automática.

Para os países que a preveem aparece a ação de exportação da fatura eletrónica. Em Itália produz o ficheiro FatturaPA em formato FPR12 para entregares ao teu intermediário ou ao SdI: recolhe número de IVA e regime fiscal da organização, o código de destinatário do cliente — ou 0000000 com a PEC quando o código falta —, as linhas com as taxas, o resumo de IVA e os dados de pagamento com o IBAN. Estão também mapeados os outros formatos europeus: Facturae para Espanha, Factur-X para a França, XRechnung para a Alemanha e Peppol para vários outros países.

Dois limites a conhecer antes de a usares a sério. A plataforma gera o ficheiro, não o transmite: o envio ao SdI continua a cargo do teu intermediário. E a morada é preenchida de forma parcial — código postal e localidade saem com valores de marcador — por isso têm de ser completados antes do envio.

Os dados fiscais que alimentam tudo isto — número de IVA, código fiscal, IBAN, regime fiscal, taxa, moeda, morada de faturação e os textos predefinidos — definem-se no perfil da organização.

Subscrição e créditos

A página Subscrição — entrada autónoma no menu da esquerda, fora da área Business porque diz respeito à tua relação com a plataforma e não aos teus clientes — mostra o plano ativo, os créditos disponíveis nos quatro eixos (minutos de direto, créditos de processamento, GB de armazenamento, GB de evento), os planos disponíveis e os pacotes que podes comprar. Os pacotes somam-se ao plano e não caducam no fim do mês.

Os pagamentos passam pela Creem como Merchant of Record: IVA e recibo segundo o teu país são aplicados no checkout, e com um número de IVA válido aplica-se o reverse charge. Daí decorre uma consequência prática: os recibos da subscrição não estão no painel, quem os emite é a Creem. Os preços mostrados são sem IVA. Passar ao plano gratuito é imediato; para os outros vai-se ao checkout, e no regresso o plano ativa-se ou os créditos são creditados.

Multimédia

A entrada Multimédia reúne os ficheiros de todas as missões numa lista só: filtros por missão, tipo e estado de publicação, publicação e retirada do portal também em bloco, alteração de nome e tipo, download e eliminação. O separador Ficheiros dentro da missão fica para o trabalho no seu contexto; aqui responde-se a «o que está o cliente a ver?» e «o que está a ocupar espaço?» sem abrir as missões uma a uma.

No perfil da organização pode ativar-se a conservação automática: os média das missões concluídas são eliminados N dias depois do último carregamento. Está desligada por predefinição; quando está ativa os gestores recebem um pré-aviso de 7 dias por email, os registos ficam (vê-se que o ficheiro existia, quanto pesava e quando desapareceu) e os gigabytes voltam ao plano. Os voos e o logbook nunca são tocados: aí vale a retenção EASA de 3 anos.

Links de partilha do portal do cliente

O portal do cliente é um link que abres a partir da missão, no separador Ficheiros e entrega. Não se cria a partir da lista: nasce do trabalho que tem de entregar. Se para essa missão já existir um link ativo, é reutilizado em vez de se gerar um segundo.

Na criação decides duas coisas: uma validade facultativa — deixando-a vazia o link não caduca — e se o proteges com um código de acesso, opção ativa por predefinição. O código tem seis caracteres e é-te mostrado juntamente com o link, para o passares ao cliente por outra via. Podes também descarregar o QR do portal.

O cliente abre uma página com o teu logótipo e a tua cor, que indica título e código da missão, a eventual data de validade, e apenas os ficheiros que publicaste: a publicação de cada ficheiro continua a ser um gesto teu, explícito. Cada ficheiro mostra nome, tamanho e impressão digital SHA-256, para que quem recebe possa verificar que tem exatamente aquele ficheiro. Pode haver também uma proposta para aceitar ou recusar, um mapa das fotografias construído a partir dos dados GPS das fotos e um viewer do projeto para modelos e tours incorporados. A página não é indexada pelos motores de busca.

Sobre um link ativo podes intervir de três maneiras. Prorrogar validade só desloca a data até à qual funciona: o endereço mantém-se o mesmo, e quem já o tem continua a usá-lo sem dar por nada. Regenerar link faz o oposto: cria um endereço novo e apaga o antigo no mesmo instante, por isso quem o tinha recebido — por email, numa conversa, numa pasta partilhada — fica de fora até lhe mandares o novo; código de acesso e histórico das visitas, esses, mantêm-se. Por fim há a revogação, imediata: depois de revogado, tal como depois de expirado, o link deixa de abrir seja o que for.

O registo de acessos é a parte que mais interessa quando é preciso demonstrar uma entrega. Em cada abertura são registados data e hora, uma impressão digital do endereço IP — um hash, nunca o IP em claro — e o navegador usado. A saber: escreve-se uma linha por sessão, não uma por cada recarregamento da página, e o mesmo vale para o contador de visitas; portanto esse número diz quantas vezes o portal foi aberto, não quantas páginas foram vistas. Na primeira abertura, se deixares a opção ativa, recebes uma notificação: o cliente viu.