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Manual de utilização

Business

▶ Business: clients, quotes, jobs, contracts, invoices and integrations ▶ Subscription: your plan, payments and receipts Tutorial em vídeo em inglês, com legendas em português.

A área Business cobre o lado comercial: clientes, multimédia, portfólio, os links de partilha com que entregas o trabalho ao cliente, as ligações aos teus sistemas e, no menu pendente Comercial, orçamentos, trabalhos, contratos com assinatura e faturas. Quase tudo aqui dentro está reservado a proprietários e administradores; a subscrição do Dronetrake e os créditos ficam, pelo contrário, numa entrada à parte, Subscrição.

Clientes

De cada cliente registas nome, empresa, email, telefone, número de IVA, código fiscal, morada e notas. Nos países que o preveem — hoje a Itália — aparecem também o código de destinatário SDI e a PEC, necessários à fatura eletrónica.

Na ficha vês as missões associadas. Não existe um início de sessão para o cliente: o que o cliente vê passa pelos links de partilha.

Orçamentos

Um orçamento recebe um número sequencial por organização (QUO-0001) e leva assunto, cliente, missão associada, validade, taxa de IVA (que parte da taxa da organização) e as linhas: descrição, quantidade e preço unitário, com base tributável, IVA e total calculados a cada gravação. Os termos chegam pré-preenchidos a partir do perfil da organização.

O PDF sai com o teu logótipo; nos orçamentos o IBAN não é impresso. Podes anexar documentos — cada anexo guarda a sua impressão digital SHA-256 — e descarregar tudo num pacote ZIP. Se o orçamento estiver ligado a uma missão, a ação Anexar meteorologia (open-meteo) mete lá dentro o relatório open-meteo como prova da janela escolhida.

A única transição de estado disponível na interface é Aceitar e criar trabalho: o orçamento passa a aceite e nasce um trabalho com o mesmo cliente e o mesmo assunto, ao valor da base tributável. Não há uma conversão direta de orçamento para fatura: passa-se pelo trabalho.

Trabalhos

O trabalho (JOB-0001) mantém juntos o preço acordado, as missões associadas, as despesas por categoria (deslocação, pessoal, equipamento, serviço externo, autorizações, outro) e as faturas emitidas.

A ficha calcula a margem: receita menos custos, onde os custos são as despesas registadas mais as horas de voo das missões associadas multiplicadas pelo custo horário definido no perfil da organização. O badge é verde se a margem for positiva, vermelho se não. Se ainda não tiveres definido um custo da hora de voo, a ficha di-lo e propõe-te um valor obtido a partir dos teus dados.

Daqui a ação Criar fatura abre um rascunho já preenchido com uma linha igual ao preço acordado e vencimento a trinta dias.

Unidades do trabalho

Um trabalho com muitas moradas — os prédios de um bairro, os lotes de um consórcio — divide-se em unidades: cada uma é uma morada com o seu ciclo de entrega, o seu portal do cliente e o seu QR. Carregas-as com Importar CSV (colunas reconhecidas pelo cabeçalho, em inglês ou italiano: address, lat, lng, reference, label, notes) ou com Importar KML (marcadores do Google Earth ou um plano de voo). A Referência é o código do cliente e serve de chave: voltar a importar o mesmo ficheiro atualiza, não duplica. Exportar KML devolve-as ao Google Earth, Unidades no mapa mostra-as todas, Imprimir QR (todas) e Imprimir QR (selecionadas) preparam as fichas para afixar.

Cada unidade passa por seis fases: Importada, Em processamento, Em revisão, Relatório pronto, Entregue, Vista pelo cliente. Mudar de fase move-a, também várias unidades de uma vez. Ao passar a Entregue sai, uma só vez, o email para o cliente do trabalho com o link do portal e o código de acesso. Vista pelo cliente não se define à mão: o portal escreve-a quando o cliente abre mesmo o link.

Um voo pode cobrir várias unidades, mesmo de trabalhos e clientes diferentes: por exemplo uma só missão sobre vários lotes contíguos. Na missão, Unidades cobertas pelo voo diz quais. Depois, em Ficheiros e entrega, cada ficheiro e cada visualizador atribui-se às suas unidades com o campo Unidades, ou vários ficheiros de uma vez com Atribuir a unidades. O portal de cada unidade mostra:

Contratos com assinatura

Um contrato parte de um modelo: há três de partida — encargo de piloto externo, autorização de captação de imagem, operações de voo — mais aqueles que guardares tu. O texto é em markdown e aceita variáveis como os dados da organização, do cliente e da missão, que são resolvidas no momento do envio.

Enviar para assinatura faz três coisas ao mesmo tempo: resolve as variáveis, congela o texto guardando a sua impressão digital SHA-256 e gera o link de assinatura. Se o cliente tiver um email, recebe-o por correio. A partir desse momento o contrato deixa de ser alterável ou eliminável, nem sequer entrando pelo endereço direto.

O signatário abre uma página com a tua marca, lê o texto, insere nome e apelido, um email facultativo e assinala a aceitação. O sistema regista nome, email, data e hora, endereço IP e navegador, além da impressão digital do texto assinado; logo a seguir a página mostra o resultado com o hash e o PDF assinado para descarregar, e tu recebes a notificação.

Sobre o valor jurídico a plataforma é explícita, e convém repeti-lo: é uma assinatura eletrónica simples — nome, data e hora, IP e impressão digital do texto. Não é uma assinatura qualificada (QES). O link tem uma validade que defines tu e pode ser revogado: depois disso, já ninguém assina.

Faturas e fatura eletrónica

A fatura é numerada INV-2026-0001, sequencial por ano civil e por organização. Tem cliente, trabalho, data de emissão, vencimento (trinta dias por predefinição), taxa de IVA e as mesmas linhas dos orçamentos. No PDF, ao contrário do orçamento, o IBAN é impresso.

Os estados são rascunho, emitida e paga; Vencida não é um estado que definas mas uma condição calculada sobre uma fatura não paga para lá da data de vencimento — e o menu leva um badge vermelho com o número delas. O pagamento regista-se à mão com Marcar como paga: não há reconciliação automática.

Para os países que a preveem aparece a ação de exportação da fatura eletrónica. Em Itália produz o ficheiro FatturaPA em formato FPR12 para entregares ao teu intermediário ou ao SdI: recolhe número de IVA e regime fiscal da organização, o código de destinatário do cliente — ou 0000000 com a PEC quando o código falta —, as linhas com as taxas, o resumo de IVA e os dados de pagamento com o IBAN. Estão também mapeados os outros formatos europeus: Facturae para Espanha, Factur-X para a França, XRechnung para a Alemanha e Peppol para vários outros países.

Dois limites a conhecer antes de a usares a sério. A plataforma gera o ficheiro, não o transmite: o envio ao SdI continua a cargo do teu intermediário. E a morada é preenchida de forma parcial — código postal e localidade saem com valores de marcador — por isso têm de ser completados antes do envio.

Os dados fiscais que alimentam tudo isto — número de IVA, código fiscal, IBAN, regime fiscal, taxa, moeda, morada de faturação e os textos predefinidos — definem-se no perfil da organização.

Com Sujeito a IVA em «não», orçamentos e faturas saem sem IVA e sem número de IVA, e a exportação da fatura eletrónica não aparece. Quando sujeito, a taxa parte da normal do país e muda-se no perfil, no documento e linha a linha: o serviço a 23% e outro a 6% ficam na mesma fatura, com o resumo do IVA separado por taxa. Quando o IVA não se aplica por lei, escreve-se 0 e o motivo, que aparece no documento; em Itália escolhe-se também a Natura pedida pela FatturaPA, em Espanha o tipo de operação pedido pela Facturae (isenta ou não sujeita). Sem motivo, ou sem Natura ou tipo nas linhas a zero, o ficheiro da fatura eletrónica não se descarrega e a página diz o que falta.

Subscrição e créditos

A entrada Subscrição no menu da esquerda — fora da área Business, porque diz respeito à tua relação com a plataforma e não aos teus clientes — tem dois separadores. O seu plano mostra o plano ativo, os créditos disponíveis nos quatro eixos (minutos live, créditos de processamento, GB de arquivo, GB de evento), os planos disponíveis e os pacotes que podes comprar; os pacotes somam-se ao plano e não caducam no fim do mês. Pagamentos e recibos reúne os pagamentos registados e abre o portal da Creem, descrito abaixo.

Os pagamentos passam pela Creem como Merchant of Record: IVA e recibo segundo o teu país são aplicados no checkout, e com um NIF-IVA válido aplica-se a autoliquidação. O cartão fica na Creem, não connosco: as renovações são cobradas sem novo checkout. Os preços mostrados excluem IVA. Passar ao plano gratuito é imediato; para os outros vai-se ao checkout, e no regresso o plano ativa-se ou os créditos são creditados.

Um plano pago subscreve-se mensal ou anual: o anual são doze meses pelo preço de dez. Se o plano oferecer teste grátis, o checkout regista o cartão sem cobrança e a primeira cobrança chega no fim do teste: cancele antes e não paga nada. A página mostra período, estado e data de renovação. Durante o teste o plano e o período ficam como escolhidos; com a subscrição ativa, Passar para anual (ou Passar para este plano para um plano superior) é imediato e cobra apenas a diferença proporcional, enquanto para baixo muda-se na renovação. Cancelar no fim do período trava as cobranças e deixa o plano ativo até ao fim do período pago.

Os recibos e as faturas são emitidos pela Creem e ficam no seu portal de cliente: abre-lo a partir de Pagamentos e recibos com uma ligação pessoal, sem outra palavra-passe. Aí encontras cada pagamento com o seu recibo, podes gerar a fatura em nome da tua organização (nome, morada, notas) e descarregá-la em PDF, atualizar o cartão, cancelar a subscrição — o cancelamento chega também a nós — e ver num só lugar todas as subscrições que pagas através da Creem, também de outros serviços.

Multimédia

A entrada Multimédia reúne os ficheiros de todas as missões numa lista só: filtros por missão, tipo e estado de publicação, publicação e retirada do portal também em bloco, alteração de nome e tipo, download e eliminação. O separador Ficheiros dentro da missão fica para o trabalho no seu contexto; aqui responde-se a «o que está o cliente a ver?» e «o que está a ocupar espaço?» sem abrir as missões uma a uma.

No separador Ficheiros e entrega da missão carregas um ficheiro até 500 MB. Para os mais pesados — vídeos originais, ortofotos, até 50 GB cada — há Carregar ficheiros grandes: o ficheiro vai por partes diretamente para o arquivo, e se a ligação cair retomas de onde tinha ficado escolhendo de novo o mesmo ficheiro. Quando chegou tudo, calculamos a impressão digital SHA-256 lendo o ficheiro, e só então ele aparece na missão; se o tamanho que chegou não for o esperado, ou se o espaço do plano tiver acabado entretanto, o ficheiro não entra. Podem usá-lo o titular, os administradores e os pilotos.

Para as fotos e os vídeos de quem voou fora da organização — um operador remoto, um colaborador — há Pedir material: escreve a quem pedes, eventuais instruções e quantos dias vale o link (no máximo 30). Recebes o link, o código e uma mensagem pronta a enviar (WhatsApp, e-mail…). Quem a recebe abre a página, escreve o código e o nome e envia os ficheiros sem conta, com o mesmo carregamento por partes e até 50 GB cada; para cada ficheiro vê a impressão digital SHA-256 que calculámos, como recibo. Os ficheiros entram na missão não publicados, cada um com o nome de quem o enviou, e quem fez o pedido vê-o no sino. Em Pedidos de material voltas a ver links e códigos e revogas todos de uma vez: os ficheiros que já chegaram ficam. Cria-os quem gere a organização; o espaço usado é o do plano.

No perfil da organização pode ativar-se a conservação automática: os média das missões concluídas são eliminados N dias depois do último carregamento. Está desligada por predefinição; quando está ativa os gestores recebem um pré-aviso de 7 dias por email, os registos ficam (vê-se que o ficheiro existia, quanto pesava e quando desapareceu) e os gigabytes voltam ao plano. Os voos e o logbook nunca são tocados: aí vale a retenção EASA de 3 anos.

O portal do cliente é um link que abres a partir da missão, no separador Ficheiros e entrega. Não se cria a partir da lista: nasce do trabalho que tem de entregar. Sem destinatário nem seleção é o link geral da missão, reutilizado se já existir. Para dar a um cliente só o que é dele — vários clientes na mesma missão —, indica o Cliente destinatário ou um Destinatário e liga Só os ficheiros que escolho: esse link mostra exatamente os ficheiros e visualizadores escolhidos, publicados ou não, e não a proposta da missão. Cada destinatário tem o seu link, com o seu código e o seu histórico de visitas. Revogar todos os links desliga-os em conjunto; em Links de partilha geres cada um.

Na criação decides duas coisas: uma validade facultativa — deixando-a vazia o link não caduca — e se o proteges com um código de acesso, opção ativa por predefinição. O código tem seis caracteres e é-te mostrado juntamente com o link, para o passares ao cliente por outra via. Podes também descarregar o QR do portal.

O cliente abre uma página com o teu logótipo e a tua cor, que indica título e código da missão, a eventual data de validade, e apenas os ficheiros que publicaste: a publicação de cada ficheiro continua a ser um gesto teu, explícito. Cada ficheiro mostra nome, tamanho e impressão digital SHA-256, para que quem recebe possa verificar que tem exatamente aquele ficheiro. Pode haver também uma proposta para aceitar ou recusar, um mapa das fotografias construído a partir dos dados GPS das fotos e um viewer do projeto para modelos e tours incorporados. A página não é indexada pelos motores de busca.

Sobre um link ativo podes intervir de três maneiras. Prorrogar validade só desloca a data até à qual funciona: o endereço mantém-se o mesmo, e quem já o tem continua a usá-lo sem dar por nada. Regenerar link faz o oposto: cria um endereço novo e apaga o antigo no mesmo instante, por isso quem o tinha recebido — por email, numa conversa, numa pasta partilhada — fica de fora até lhe mandares o novo; código de acesso e histórico das visitas, esses, mantêm-se. Por fim há a revogação, imediata: depois de revogado, tal como depois de expirado, o link deixa de abrir seja o que for.

O registo de acessos é a parte que mais interessa quando é preciso demonstrar uma entrega. Em cada abertura são registados data e hora, uma impressão digital do endereço IP — um hash, nunca o IP em claro — e o navegador usado. A saber: escreve-se uma linha por sessão, não uma por cada recarregamento da página, e o mesmo vale para o contador de visitas; portanto esse número diz quantas vezes o portal foi aberto, não quantas páginas foram vistas. Na primeira abertura, se deixares a opção ativa, recebes uma notificação: o cliente viu.

Para quem tem de analisar o material — um perito, um engenheiro de estruturas, um consultor — há Link para um perito: escolhes o nome, os ficheiros que deve ver e por quantos dias (no máximo duas semanas), e o link nasce pessoal, com código, com aviso na primeira abertura e com um prazo que não se prolonga: reativa-se. Na sua página o perito lê «Link pessoal para…» e vê só o que lhe deste. Se em vez disso tiver de olhar dentro do painel, o caminho é a só leitura com prazo em Equipa.

Portfólio

A entrada Portfólio trata da montra pública da tua organização: escolhes que missões aparecem, com que título e descrição — o título operacional pode conter o nome do cliente, e em público não deve ir parar por engano — e por que ordem, arrastando-as. Das missões só se mexe nos campos da montra: daqui não se criam nem se eliminam.

Em cada link há Só pré-visualização. Ligado (está por omissão nos links para peritos), os vídeos veem-se dentro da página, com o nome de quem está a ver e a hora a deslizar devagar por cima, e o ficheiro original não se descarrega dali; as fotos saem com a faixa composta na hora — logótipo, nome, data, primeiros dígitos da impressão — enquanto o original fica no arquivo, intacto. Desligado (por omissão nos links de entrega), o cliente leva os ficheiros verdadeiros, como sempre: quem pagou o trabalho recebe o trabalho. As imagens que não sabemos marcar, como as ortofotos TIFF, não passam pela faixa. Uma marca gravada no ficheiro de um vídeo é outra coisa — custa trabalho a sério — e pede-se à parte.

Quando é mesmo preciso o ficheiro e ver não chega, há Cópia com marca na linha do vídeo: a faixa — logótipo, nome da organização, data, missão, impressão e quem a pediu — é gravada dentro do vídeo. É trabalho de processamento a sério, por isso vai para uma fila, conta-se em minutos e a cópia vive 72 horas; depois desaparece sozinha. O original nunca se toca e mantém a sua impressão: a cópia tem outra, e é assim que se reconhece um ficheiro que circula. Se a cópia foi feita para um link, quem abre esse link descarrega-a ali; caso contrário fica no painel, para quem trabalha.

API, webhooks e ligações

Quatro entradas de Business ligam o Dronetrake aos teus sistemas, e veem-nas proprietários e administradores.

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