Începe acum

Manual de utilizare

Afaceri

▶ Business: clients, quotes, jobs, contracts, invoices and integrations ▶ Subscription: your plan, payments and receipts Tutorial video în engleză, cu subtitrări în română.

Clusterul Afaceri acoperă latura comercială: clienți, fișiere media, portofoliu, linkurile de partajare cu care predai lucrarea clientului, conectările cu sistemele tale și, în meniul derulant Comercial, oferte, lucrări, contracte cu semnătură și facturi. Aproape tot ce este aici este rezervat titularilor și administratorilor; abonamentul la Dronetrake și creditele stau în schimb într-o intrare separată, Abonament.

Clienți

Pentru fiecare client înregistrezi nume, firmă, e-mail, telefon, cod de TVA, cod fiscal, adresă și note. În țările care le prevăd — azi Italia — apar și codul destinatar SDI și PEC, necesare pentru e-factură.

Din fișă vezi misiunile legate. Nu există un login pentru client: ceea ce vede clientul trece prin linkurile de partajare.

Oferte

O ofertă primește un număr progresiv per organizație (QUO-0001) și poartă titlu, client, misiune legată, valabilitate, cota de TVA (care pornește de la cea a organizației) și liniile: descriere, cantitate și preț unitar, cu valoarea netă, TVA-ul și totalul calculate la fiecare salvare. Termenii vin precompletați din profilul organizației.

PDF-ul iese cu logoul tău; pe oferte IBAN-ul nu se tipărește. Poți atașa documente — fiecare atașament își păstrează amprenta SHA-256 — și descărca totul într-un pachet ZIP. Dacă oferta este legată de o misiune, acțiunea atașează meteo pune înăuntru raportul open-meteo ca dovadă a ferestrei alese.

Singura trecere de stare disponibilă în interfață este Acceptă și creează lucrarea: oferta trece la acceptată și se naște o lucrare cu același client și același titlu, la valoarea netă. Nu există o conversie directă din ofertă în factură: se trece prin lucrare.

Lucrări

Lucrarea (JOB-0001) ține laolaltă prețul convenit, misiunile legate, cheltuielile pe categorii (deplasare, personal, echipament, serviciu extern, autorizații, altele) și facturile emise.

Fișa calculează marja: venit minus costuri, unde costurile sunt cheltuielile înregistrate plus orele de zbor ale misiunilor legate înmulțite cu costul orar setat în profilul organizației. Insigna este verde dacă marja este pozitivă, roșie dacă nu. Dacă nu ai setat încă un cost pe ora de zbor, fișa îți spune și îți propune o valoare dedusă din datele tale.

De aici acțiunea Creează factură deschide o ciornă deja completată cu o linie egală cu prețul convenit și scadență la treizeci de zile.

Unitățile lucrării

O lucrare cu multe adrese — clădirile unui cartier, loturile unui consorțiu — se împarte în unități: fiecare este o adresă cu propriul ciclu de livrare, propriul portal al clientului și propriul QR. Le încarci cu Importă CSV (coloane recunoscute din antet, în engleză sau italiană: address, lat, lng, reference, label, notes) sau cu Importă KML (repere din Google Earth sau un plan de zbor). Referința este codul clientului și servește drept cheie: reimportarea aceluiași fișier actualizează, nu dublează. Exportă KML le trimite înapoi în Google Earth, Unitățile pe hartă le arată pe toate, Tipărește QR (toate) și Tipărește QR (selectate) pregătesc fișele de afișat.

Fiecare unitate trece prin șase faze: Importată, În lucru, În revizuire, Raport gata, Livrată, Văzută de client. Schimbă faza o mută, și pe mai multe unități deodată. La trecerea în Livrată pleacă, o singură dată, e-mailul către clientul lucrării cu linkul portalului și codul de acces. Văzută de client nu se setează de mână: o scrie portalul când clientul deschide cu adevărat linkul.

Un zbor poate acoperi mai multe unități, chiar din lucrări și de la clienți diferiți: de exemplu o singură misiune peste mai multe loturi alăturate. În misiune, Unități acoperite de zbor spune care. Apoi, în Fișiere și livrare, fiecare fișier și fiecare vizualizator se atribuie unităților sale cu câmpul Unități, sau mai multe fișiere deodată cu Atribuie unităților. Portalul fiecărei unități arată:

Contracte cu semnătură

Un contract pornește de la un șablon: sunt trei de plecare — angajament pilot, consimțământ pentru filmări, operațiuni de zbor — plus cele pe care le salvezi tu. Textul este în markdown și acceptă variabile precum datele organizației, ale clientului și ale misiunii, care se rezolvă în momentul trimiterii.

Trimite spre semnare face trei lucruri deodată: rezolvă variabilele, îngheață textul salvându-i amprenta SHA-256 și generează linkul de semnare. Dacă clientul are un e-mail, îl primește prin poștă. Din acel moment contractul nu mai poate fi modificat și nici șters, nici măcar intrând de la adresa directă.

Semnatarul deschide o pagină cu brandul tău, citește textul, introduce numele și prenumele, un e-mail opțional și bifează acceptarea. Sistemul înregistrează numele, e-mailul, data și ora, adresa IP și browserul, pe lângă amprenta textului semnat; imediat după, pagina arată rezultatul cu hashul și PDF-ul semnat de descărcat, iar tu primești notificarea.

Despre valoarea juridică platforma este explicită și merită repetat: este o semnătură electronică simplă — nume, dată și oră, IP și amprenta textului. Nu este o semnătură calificată (QES). Linkul are o expirare pe care o setezi tu și se poate revoca: după aceea nu mai semnează nimeni.

Facturi și e-factură

Factura este numerotată INV-2026-0001, progresiv pe an calendaristic și per organizație. Are client, lucrare, dată de emitere, scadență (treizeci de zile implicit), cotă de TVA și aceleași linii ca ofertele. Pe PDF, spre deosebire de ofertă, IBAN-ul se tipărește.

Stările sunt ciornă, emisă și plătită; Restantă nu este o stare pe care o setezi, ci o condiție calculată pe o factură neplătită după data scadenței — iar meniul poartă o insignă roșie cu numărul lor. Plata se înregistrează manual cu Marchează ca plătită: nu există reconciliere automată.

Pentru țările care o prevăd apare acțiunea de export e-factură. În Italia produce fișierul FatturaPA în format FPR12, de predat intermediarului tău sau SdI-ului: ia codul de TVA și regimul fiscal din organizație, codul destinatar al clientului — sau 0000000 cu PEC-ul când codul lipsește —, liniile cu cotele, recapitulația TVA și datele de plată cu IBAN-ul. Sunt mapate și celelalte formate europene: Facturae pentru Spania, Factur-X pentru Franța, XRechnung pentru Germania și Peppol pentru mai multe alte țări. RO e-Factura (ANAF/SPV) nu este încă printre ele: pentru o organizație din România acțiunea de export nu apare, iar factura rămâne un PDF valabil.

Două limite de cunoscut înainte de a o folosi serios. Platforma generează fișierul, nu îl transmite: trimiterea către SdI rămâne la intermediarul tău. Iar adresa se completează parțial — codul poștal și localitatea ies cu valori substituente — deci trebuie completate înainte de trimitere.

Datele fiscale care alimentează toate acestea — cod de TVA, cod fiscal, IBAN, regim fiscal, cotă, monedă, adresă de facturare și textele implicite — se setează în profilul organizației.

Cu Plătitor de TVA pe „nu”, ofertele și facturile se emit fără TVA și fără cod de TVA, iar exportul facturii electronice nu apare. Pentru un plătitor, cota pornește de la cea standard a țării și se schimbă în profil, pe document și pe fiecare linie: serviciul la 21% și altul la 11% stau pe aceeași factură, cu sinteza TVA separată pe cote. Când TVA nu se aplică prin lege, se scrie 0 și motivul, care apare pe document; în Italia se alege și Natura cerută de FatturaPA, în Spania tipul operațiunii cerut de Facturae (scutită sau neimpozabilă). Fără motiv, sau fără Natura sau tip pe liniile cu zero, fișierul facturii electronice nu se descarcă și pagina spune ce lipsește.

Abonament și credite

Intrarea Abonament din meniul din stânga — în afara zonei Afaceri, pentru că privește relația ta cu platforma, nu clienții tăi — are două file. Planul tău arată planul activ, creditele disponibile pe cele patru axe (minute live, credite de procesare, GB de arhivă, GB de eveniment), planurile disponibile și pachetele care pot fi cumpărate; pachetele se adună la plan și nu expiră la sfârșitul lunii. Plăți și chitanțe adună plățile înregistrate și deschide portalul Creem, descris mai jos.

Plățile trec prin Creem ca Merchant of Record: TVA-ul și chitanța conform țării tale se aplică la checkout, iar cu un cod de TVA valid se aplică taxarea inversă. Cardul rămâne la Creem, nu la noi: reînnoirile se debitează fără un nou checkout. Prețurile afișate sunt fără TVA. Trecerea la planul gratuit este imediată; pentru celelalte se merge la checkout, iar la întoarcere planul se activează sau creditele sunt creditate.

Un plan cu plată se abonează lunar sau anual: cel anual înseamnă douăsprezece luni la prețul a zece. Acolo unde planul prevede perioada de probă gratuită, checkoutul înregistrează cardul fără debitări, iar prima debitare vine la sfârșitul probei: anulezi înainte și nu plătești nimic. Pagina arată perioada, starea și data reînnoirii. În timpul probei planul și perioada rămân cele alese; cu abonamentul activ, Treci la anual (sau Treci la acest plan pe un plan superior) este imediat și debitează doar diferența proporțională, în timp ce spre un plan inferior schimbarea se face la reînnoire. Anulează la sfârșitul perioadei oprește debitările și lasă planul activ până la expirarea plătită.

Chitanțele și facturile le emite Creem, și stau în portalul clientului al său: îl deschizi din Plăți și chitanțe cu un link personal, fără o altă parolă. Acolo găsești fiecare plată cu chitanța ei, poți genera factura pe numele organizației tale (nume, adresă, note) și o descărca în PDF, actualiza cardul, anula abonamentul — anularea ajunge și la noi — și vedea într-un singur loc toate abonamentele pe care le plătești prin Creem, inclusiv ale altor servicii.

Fișiere media

Intrarea Fișiere media adună fișierele tuturor misiunilor într-o singură listă: filtre pe misiune, tip și stare de publicare, publicare și retragere din portal inclusiv în bloc, modificarea numelui și a tipului, descărcare și ștergere. Fila Fișiere din misiune rămâne pentru lucrul în contextul ei; aici se răspunde la „ce vede clientul?” și „ce ocupă spațiu?” fără să deschizi misiunile una câte una.

Din fila Fișiere și livrare a misiunii încarci un fișier de până la 500 MB. Pentru cele mai grele — videoclipuri originale, ortofotografii, până la 50 GB fiecare — există Încarcă fișiere mari: fișierul pleacă pe bucăți direct în arhivă, iar dacă se întrerupe conexiunea reiei de unde rămăsese alegând din nou același fișier. Când a ajuns tot, calculăm amprenta SHA-256 citind fișierul, și abia atunci apare în misiune; dacă dimensiunea sosită nu este cea așteptată sau spațiul planului s-a terminat între timp, fișierul nu intră. Îl pot folosi titularul, administratorii și piloții.

Pentru fotografiile și videoclipurile celor care au zburat în afara organizației — un operator la distanță, un colaborator — există Cere material: scrie cui îi ceri, eventuale instrucțiuni și câte zile e valabil linkul (cel mult 30). Primești linkul, codul și un mesaj gata de trimis (WhatsApp, e-mail…). Cine îl primește deschide pagina, scrie codul și numele și trimite fișierele fără cont, cu aceeași încărcare pe bucăți și până la 50 GB fiecare; pentru fiecare fișier vede amprenta SHA-256 calculată de noi, drept dovadă. Fișierele intră în misiune nepublicate, fiecare cu numele expeditorului, iar cine a făcut cererea vede asta la clopoțel. Din Cereri de material revezi linkurile și codurile și le revoci pe toate odată: fișierele deja primite rămân. Le creează cine administrează organizația; spațiul folosit e cel al planului.

În profilul organizației se poate activa retenția automată: media misiunilor finalizate se șterg la N zile după ultima încărcare. Este oprită implicit; când este activă, managerii primesc un preaviz de 7 zile prin e-mail, înregistrările rămân (se vede că fișierul a existat, cât cântărea și când a dispărut), iar gigabyții se întorc în plan. Zborurile și jurnalul de zbor nu sunt atinse niciodată: acolo se aplică retenția EASA de 3 ani.

Linkurile de partajare ale portalului clientului

Portalul clientului este un link pe care îl deschizi din misiune, în fila Fișiere și livrare. Nu se creează din listă: se naște din lucrarea pe care trebuie să o predea. Fără destinatar și fără selecție este linkul general al misiunii, refolosit dacă există deja. Ca să dai unui client doar ce e al lui — mai mulți clienți în aceeași misiune —, indică Clientul destinatar sau un Destinatar și pornește Doar fișierele pe care le aleg: acel link arată exact fișierele și vizualizatoarele alese, publicate sau nu, și nu oferta misiunii. Fiecare destinatar are propriul link, cu propriul cod și propriul istoric al vizitelor. Revocă toate linkurile le oprește împreună; din Linkuri de partajare le gestionezi pe rând.

La creare decizi două lucruri: o expirare opțională — lăsând-o goală, linkul nu expiră — și dacă îl protejezi cu un cod de acces, opțiune activă implicit. Codul are șase caractere și ți se arată împreună cu linkul, de transmis clientului pe altă cale. Poți descărca și QR-ul portalului.

Clientul deschide o pagină cu logoul și culoarea ta, care arată titlul și codul misiunii, eventuala dată de valabilitate și doar fișierele pe care le-ai publicat: publicarea fiecărui fișier rămâne un gest al tău, explicit. Fiecare fișier arată numele, dimensiunea și amprenta SHA-256, ca cine primește să poată verifica exact acel fișier. Pot exista și o ofertă de acceptat sau refuzat, o hartă a cadrelor construită din datele GPS ale fotografiilor și un vizualizator de proiect pentru modele și tururi încorporate. Pagina nu este indexată de motoarele de căutare.

Pe un link activ poți interveni în trei feluri. Prelungește expirarea mută doar data până la care funcționează: adresa rămâne aceeași, iar cine o are deja continuă să o folosească fără să observe nimic. Regenerează linkul face opusul: creează o adresă nouă și o stinge pe cea veche pe loc, deci cine o primise — prin e-mail, în chat, într-un folder partajat — rămâne afară până îi trimiți pe cea nouă; codul de acces și istoricul vizitelor rămân, în schimb, aceleași. În fine, există revocarea, imediată: revocat, ca și expirat, linkul nu mai deschide nimic.

Jurnalul de accesări este partea care interesează cel mai mult când trebuie demonstrată o livrare. Pentru fiecare deschidere se înregistrează data și ora, o amprentă a adresei IP — un hash, niciodată IP-ul în clar — și browserul folosit. De știut: se scrie o linie per sesiune, nu una la fiecare reîncărcare a paginii, și la fel pentru contorul de vizite; deci acel număr spune de câte ori a fost deschis portalul, nu câte pagini au fost văzute. La prima deschidere, dacă lași opțiunea activă, primești o notificare: clientul s-a uitat.

Pentru cine trebuie să analizeze materialul — un expert, un inginer structurist, un consultant — există Link pentru un expert: alegi numele, fișierele pe care trebuie să le vadă și pentru câte zile (cel mult două săptămâni), iar linkul se naște personal, cu cod, cu înștiințare la prima deschidere și cu un termen care nu se prelungește: se reactivează. Pe pagina lui expertul citește „Link personal pentru…” și vede doar ce i-ai dat. Dacă în schimb trebuie să se uite înăuntru în panou, calea e accesul doar de vizualizare pe termen din Echipă.

Portofoliu

Intrarea Portofoliu îngrijește vitrina publică a organizației tale: alegi ce misiuni apar, cu ce titlu și ce descriere — titlul operațional poate conține numele clientului, și în public nu trebuie să ajungă din greșeală — și în ce ordine, trăgându-le. Din misiuni se modifică doar câmpurile vitrinei: de aici misiunile nu se creează și nu se șterg.

Pe fiecare link există Doar previzualizare. Pornit (așa e din start pe linkurile pentru experți), videoclipurile se văd în pagină, cu numele celui care se uită și ora plutind încet peste imagine, iar fișierul original nu se descarcă de acolo; fotografiile ies cu banda compusă pe loc — siglă, nume, dată, primele cifre ale amprentei — în timp ce originalul rămâne în arhivă, neatins. Oprit (din start pe linkurile de livrare), clientul ia fișierele adevărate, ca întotdeauna: cine a plătit lucrarea primește lucrarea. Imaginile pe care nu știm să le marcăm, cum sunt ortofotografiile TIFF, nu trec prin bandă. O marcă arsă în fișierul unui videoclip e altceva — costă muncă adevărată — și se cere separat.

Când e nevoie cu adevărat de fișier și nu ajunge să-l vezi, pe rândul videoclipului există Copie cu marcaj: banda — siglă, numele organizației, data, misiunea, amprenta și cine a cerut-o — se arde în videoclip. E muncă de procesare adevărată, așa că intră într-o coadă, se socotește în minute, iar copia trăiește 72 de ore; apoi dispare singură. Originalul nu se atinge niciodată și își păstrează amprenta: copia are alta, și așa se recunoaște un fișier care circulă. Dacă a fost făcută pentru un link, o descarcă cine deschide acel link; altfel rămâne în panou, pentru cine lucrează.

API, webhook-uri și conectări

Patru intrări din clusterul Afaceri leagă Dronetrake de sistemele tale, și le văd titularii și administratorii.

← Dovezi Aplicația de teren →